Thủ tục trích lục hồ sơ đất đai thực hiện như thế nào?

>> Luật sư tư vấn pháp luật đất đai trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162

Trả lời:

Thứ nhất, về thẩm quyền cấp trích lục bản đồ địa chính

Tại điểm d khoản 1 Điều 3 của Thông tư số 30/2014/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường : Quy định về hồ sơ giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, thu hồi đất quy định:

“Trích lục bản đồ địa chính thửa đất hoặc trích đo địa chính thửa đất. Cơ quan tài nguyên và môi trường có trách nhiệm cung cấp trích lục bản đồ địa chính thửa đất đối với những nơi đã có bản đồ địa chính hoặc thực hiện trích đo địa chính thửa đất theo yêu cầu của người xin giao đất, thuê đất”

Căn cứ Khoản 2 Điều 15 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT thì Văn phòng đăng ký đất đai quận/huyện nơi có đất sẽ tiếp nhận hồ sơ. Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, Văn phòng đăng ký đất đai, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm cung cấp dữ liệu đất đai từ hồ sơ địa chính theo phân cấp quản lý hồ sơ địa chính.

Như vậy, để trích sao hồ sơ địa chính, trích đo địa chính, trích lục bản đồ địa chính bạn cần nộp hồ sơ cho văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Uỷ ban nhân dân cấp quận, huyện.

Thứ hai, về hồ sơ yêu cầu cấp trích lục bản đồ địa chính

Theo quy định tại Điều 11 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT, để yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục bản đồ địa chính, người yêu cầu cần chuẩn bị phiếu yêu cầu hoặc văn bản yêu cầu theo mẫu số 01/PYC được ban hành kèm theo Thông tư này.

Cần lưu ý, phiếu yêu cầu hoặc văn bản yêu cầu phải đảm bảo yêu cầu sau:

• Trong trường hợp người có yêu cầu là tổ chức: Trên phiếu hoặc văn bản yêu cầu cần phải có xác nhận của người có thẩm quyền thể hiện qua chữ ký và đóng dấu.
• Đối với người yêu cầu là cá nhân: Trên phiếu hoặc văn bản yêu cầu cần phải ghi rõ tên, địa chỉ cụ thể và có chữ ký.

Thứ ba, về trình tự, thủ tục yêu cầu cấp trích lục bản đồ địa chính

Theo quy định tại Điều 11, 12 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT, để được cấp trích lục bản đồ địa chính thì cá nhân hoặc tổ chức khi yêu cầu cấp trích lục bản đồ địa chính phải thực hiện thủ tục theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Gửi phiếu yêu cầu hoặc văn bản yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền

Người yêu cầu có thể đến trực tiếp cơ quan có thẩm quyền để nộp phiếu yêu cầu hoặc văn bản yêu cầu. Trong trường hợp người yêu cầu không đến trực tiếp có thể nộp phiếu qua một trong các hình thức sau:

• Nộp qua bưu điện, fax, công văn
• Cổng thông tin đất đai của cơ quan có thẩm quyền hoặc gửi thư điện tử

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận phiếu, văn bản yêu cầu và thực hiện các công việc sau:

• Kiểm tra tính hợp lệ của phiếu, văn bản yêu cầu. Nếu có căn cứ xác định yêu cầu cấp trích lục bản đồ địa chính của người yêu cầu thuộc trường hợp không được cấp thì phải trả lời cho người yêu cầu bằng văn bản có nêu rõ lý do từ chối.
• Thông báo cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện nộp phí theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện cấp trích lục bản đồ địa chính cho người yêu cầu nếu thấy đủ điều kiện

Trên đây là thư tư vấn của chúng tôi gửi đến bạn. Chúng tôi hy vọng rằng, ý kiến tư vấn của chúng tôi sẽ giúp làm sáng tỏ các vấn đề mà bạn đang quan tâm. Trên từng vấn đề cụ thể, nếu bạn cần tham khảo thêm ý kiến chuyên môn của chúng tôi, xin hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo địa chỉ Tư vấn pháp luật miễn phí qua Email hoặc qua Tổng đài tư vấn: 1900.6162

Luật sư tư vấn:

2.1 Tính hợp pháp của hồ sơ đất đai

Điều 188, Luật đất đai năm 2013 quy định như sau:

“Điều 188. Điều kiện thực hiện các quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất; góp vốn bằng quyền sử dụng đất

1. Người sử dụng đất được thực hiện các quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất; góp vốn bằng quyền sử dụng đất khi có các điều kiện sau đây:

a) Có Giấy chứng nhận, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 186 và trường hợp nhận thừa kế quy định tại khoản 1 Điều 168 của Luật này;

b) Đất không có tranh chấp;

c) Quyền sử dụng đất không bị kê biên để bảo đảm thi hành án;

d) Trong thời hạn sử dụng đất.”

Theo đó, điều kiện để thực hiện việc cho thuê đất phải đáp ứng bốn điều kiện. Sau đây tôi sẽ phân tích từng điều kiện:

Thứ nhất, có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: Trường hợp này diện tích đất của quý khách đang muốn thuê đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Theo hợp đồng thuê mặt bằng, bên cho thuê là là ông Nguyễn Quang Tr, bà Nguyễn Thị Minh Th cho công ty cổ phần Tùng CSG thuê đất và tài sản gắn liền với đất. Vậy, ông Nguyễn Quang Tr, bà Nguyễn Thị MT có phải là chủ sở hữu diện tích đất và tài sản trên đất?

- Diện tích đất thuê: Theo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do UBND quận 12 cấp cho bà Đỗ Thị MT ngày 02/01/2004. Có kèm theo trang bổ sung giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi nhận: Ngày 10.01.2008: Đăng ký thay đổi chủ sử dụng: ông Nguyễn Quang Trường, bà Nguyễn Thị Minh Thanh Căn cứ hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất (có tài sản gắn liền với đất) số 16364/HĐ-TCQSĐ.

Nội dung này phù hợp với Khoản 9 Điều 3 Quyết định 08/2006/QĐ-BTNMT về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất về việc thay đổi chủ sở hữu. Qua thông tin này, có thể thấy rằng ông Nguyễn Quang Trường, bà Nguyễn Thị MT là người sở hữu hợp pháp đối với thửa đấy số: 1011, diện tích: 6122 tại phường Tân Thới Nhất, quận 12, thành phố HCM Do đó, ông Nguyễn QT và Nguyễn Thị MT hoàn toàn có quyền cho công ty cổ phần TCSG thuê đất.

- Tài sản trên đất: Theo khoản 4 Điều 3 Quyết định 08/2006/QĐ-BTNMT quy định về việc ghi nhận tài sản gắn liền với đất như sau:

“4. Tài sản gắn liền với đất được ghi theo quy định sau:

a) Tài sản gắn liền với đất gồm nhà ở, các loại nhà khác, công trình hạ tầng kỹ thuật, công trình kiến trúc khác, rừng cây, cây lâu năm được ghi vào giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khi người sử dụng đất có yêu cầu.

b) Ghi tài sản gắn liền với đất vào Mục III của giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khi cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu như sau:

- Đối với công trình hạ tầng kỹ thuật, công trình kiến trúc khác thì ghi "Công trình ... (ghi loại công trình như hạ tầng khu công nghiệp, giao thông, thủy lợi, khu vui chơi, công trình xây dựng khác), bao gồm các hạng mục: ..., diện tích ... m2; ..., diện tích ... m2; ... (ghi tên các hạng mục công trình cụ thể và diện tích chiếm đất của hạng mục công trình đó)";

- Đối với rừng cây hoặc cây lâu năm thì ghi "Rừng cây (hoặc Cây lâu năm), diện tích … m2 (ghi diện tích rừng hoặc vườn cây lâu năm)".

c) Trường hợp chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đã được xác định theo quy định của pháp luật thì sau những nội dung theo quy định tại điểm b khoản này ghi tiếp "thuộc sở hữu của … (ghi tên chủ sở hữu)".

Theo quy định này, phần tài sản gắn liền với đất khi được ghi nhận trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất sẽ ghi loại công trình, bao gồm các hạng mục: ..., diện tích ... m2; ..., diện tích ... m2; ... (ghi tên các hạng mục công trình cụ thể và diện tích chiếm đất của hạng mục công trình đó);

Trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của quý khách cung cấp lại ghi nhận tài sản gắn liền với đất theo hồ sơ, cụ thể là :Theo giấy phép xây dựng số: 55/GPXD ngày 6/4/2004 của Sở xây dựng; biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình xây dựng số 01/BBNT/2007 do công ty TNHH Thương mại xây dựng xx; công tỷ Cổ phần thiết kế xây dựng xxx và chủ sử dụng ký lập ngày 24.01.2007. Trước bạ ngày 31.01.2007.” Đồng thời, theo giấy phép xây dựng số 55/GPXD ngày 6/4/2004 của Sở xây dựng mà quý khách cung cấp, cũng đã thể hiện rõ các nội dung như: loại công trình là xưởng may công nghiệp; gồm các hạng mục là nhà xưởng, văn phòng, khối phục vụ; Tổng diện tích sàn xây dựng là 4.537,65 m2. Xây dựng trên thửa đất số 1011 - Tờ bản đồ số 4 Diện tích 6122 m2. Kèm theo bản vẽ hoàn công.

Vì vậy, có thể thấy tài sản này được cập nhật vào giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ngày 04/04/2007 là hoàn toàn hợp pháp và thuộc sở hữu của ông Nguyễn QT, bà Nguyễn Thị MT.

- Công ty cổ phần Tùng Chi SG. là một công ty có đầy đủ tư cách pháp nhận. Vì vậy, công ty TC có thể đứng ra tham gia giao dịch thuê mặt bằng này.

Do vậy, diện tích đất và tài sản gắn liền với này đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và thuộc sở hữu của ông Nguyễn QT, bà Nguyễn Thị MT.

Thứ hai, Đất không có tranh chấp: Nội dung này quý khách cần kiểm tra xem, hiện tại đối với diện tích đất và tài sản này có bất cứ đơn từ nào gửi lên cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để yêu cầu giải quyết tranh chấp với ông Nguyễn Quang Trường, bà Nguyễn Thị MT.

Thứ ba, Quyền sử dụng đất không bị kê biên để bảo đảm thi hành án: Nội dung này, quý khách cần kiểm tra xem, diện tích đất này hiện này có bị Tòa án kê biên thi hành án không? Có bất kỳ hạn chế nào không?

Đối với điều kiện thứ hai và thứ ba, quý khách nên kiểm tra thực tế đến địa bàn tìm hiểu để rõ nội dung trên.

Thứ tư, Trong thời hạn sử dụng đất: Theo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quý khách cung cấp, phần thời hạn sử dụng đất ghi là: sử dụng ổn định, lâu dài. Như vậy có nghĩa rằng, phần diện tích đất này không có giới hạn sử dụng đất. Do đó, điều kiện này hoàn toàn đáp ứng.

Kết luận: Theo quy định tại Điều 188 Luật đất đai 2013 điều kiện cho thuê đất phải đáp ứng bốn điều kiện. Theo sự phân tích trên, hồ sơ đã đáp ứng điều kiện một và điều kiện bốn. Còn điều kiện hai và ba: đất này có đang tranh chấp và có đang bị kê biên thi hành án. Qúy khách có thể qua các kênh thông tin khác nhau để tìm hiểu nội dung này. Nếu đất này không có tranh chấp cũng như không bị kê biên để bảo đảm thi hành án thì hoàn toàn đủ điều kiện để cho thuê.

2.2 Hợp đồng cho thuê đất có cần công chứng hay không?

Điều 167 Luật Đất đai năm 2013 quy định như sau:

“Điều 167. Quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn quyền sử dụng đất

1. Người sử dụng đất được thực hiện các quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn quyền sử dụng đất theo quy định của Luật này.

2. Nhóm người sử dụng đất mà có chung quyền sử dụng đất thì có các quyền và nghĩa vụ như sau:

a) Nhóm người sử dụng đất gồm hộ gia đình, cá nhân thì có quyền và nghĩa vụ như quyền và nghĩa vụ của hộ gia đình, cá nhân theo quy định của Luật này.

Trường hợp trong nhóm người sử dụng đất có thành viên là tổ chức kinh tế thì có quyền và nghĩa vụ như quyền và nghĩa vụ của tổ chức kinh tế theo quy định của Luật này;

b) Trường hợp nhóm người sử dụng đất mà quyền sử dụng đất phân chia được theo phần cho từng thành viên trong nhóm, nếu từng thành viên của nhóm muốn thực hiện quyền đối với phần quyền sử dụng đất của mình thì phải thực hiện thủ tục tách thửa theo quy định, làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và được thực hiện quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất theo quy định của Luật này.

Trường hợp quyền sử dụng đất của nhóm người sử dụng đất không phân chia được theo phần thì ủy quyền cho người đại diện để thực hiện quyền và nghĩa vụ của nhóm người sử dụng đất.

3. Việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện các quyền của người sử dụng đất được thực hiện như sau:

a) Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản này;

b) Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên;

c) Văn bản về thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về dân sự;

d) Việc công chứng thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng, việc chứng thực thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã."

Theo quy định này, hợp đồng thuê quyền sử dụng đất không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Tuy nhiên, theo quan điểm cá nhân tôi để đảm bảo tính pháp lý vững chắc của hợp đồng, quý khách nên tiến hành công chứng hợp đồng này.

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về “Xem xét tính pháp lý hồ sơ thuê kho”. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và hồ sơ do quý khách cung cấp. Mục đích đưa ra bản tư vấn này là để quý khách tham khảo. Trường hợp trong bản tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong bản tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề, rất mong nhận được phản ánh của quý khách. Chúng tôi sẵn sàng giải đáp. Trân trọng cảm ơn!