Thưởng doanh số có được tính vào chi phí hợp lý được trừ không?

Luật sư tư vấn:

1. Quy định về chi phí được trừ:

Theo quy định tại điểm khoản 1 Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC có quy định về các chi phí được trừ như sau:

"1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.”

Bên cạnh đó, điểm 2.5 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC cũng quy định về chi phí không được trừ như sau:

“2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.5. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.”

Vậy, căn cứ vào quy định nêu trên thì nếu muốn đưa khoản chi tiền thưởng đó vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thì phải đáp ứng được các điều kiện sau:

- Chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh (Chi tiền thưởng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh)

- Khoản chi tiền thưởng doanh số đó phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các văn bản sau: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty,….

- Có hợp đồng lao động

- Có chứng từ thanh toán (Phiếu chi, ủy nhiệm chi,...)

- Có thang bảng lương, biên bản đối chiếu, tra soát doanh số.

2. Quy định về cách hạch toán:

Điều 53, Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về hạch toán phải trả người lao động như sau:

"Điều 53. Tài khoản 334 - Phải trả người lao động

1. Nguyên tắc kế toán

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.

2. Kết cấu và nội dung phản ảnh của tài khoản 334 – Phải trả người lao động

Bên Nợ:

- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động;

- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.

Bên Có:Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động;”

Việc chi tiền thưởng cho nhân viên vượt doanh số bán hàng nên phải đưa vào chi phí bán hàng. Điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định về tài khoản 641 – chi phí bán hàng như sau:

"Điều 91. Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

1. Nguyên tắc kế toán

a) Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,...

b) Các khoản chi phí bán hàng không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

c) Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".

Trong trường hợp này sẽ sử dụng bút toán Nợ 641/Có 334 theo quy định tai điểm a khoản 3 Điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

“a) Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện...) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Có các TK 334, 338,...”

3. Khái niệm chi phí hợp lý

Chi phí hợp lý là một khái niệm, mà nếu giải thích thì đây có thể hiểu là một loại chi phí được trừ khi kế toán thực hiện việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty mình. Một cách đơn giản thì trong quá trình hoạt động và phát triển của mình, các doanh nghiệp sẽ mất các chi phí như chi phí thuê địa điểm văn phòng, chi phí cho việc mua các vật dụng văn phòng phẩm, máy tính, máy in, thuê nhân viên,...Đây sẽ là các chi phí được xem là chi phí hợp lý khi thỏa mãn các điều kiện dựa theo quy định của pháp luật về chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo pháp luật và thực tế hiện nay "Chi phí hợp lý" được hiểu là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp hoạt động, doanh nghiệp sẽ thường phát sinh các chi phí sau: chi phí thuê văn phòng, chi phí mua máy tính, máy in, chi phí thuê nhân viên, chi phí xăng xe, chi phí văn phòng phẩm,.... Những chi phí này sẽ được coi là chi phí hợp lý khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:

Những chi phí trong doanh nghiệp được tính là chi phí hợp lý khi đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, cụ thể như sau:

- Các khoản chi thực tế có sự phát sinh liên quan trực tiếp đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

- Các khoản chi có các hóa đơn mua hàng, sử dụng dịch vụ có giá trị trên 20 triệu đồng (đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng). Thêm vào đó là các chứng từ dùng để chứng minh cho việc thanh toán không sử dụng tiền mặt;

- Các khoản chi đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Đây là 3 điều kiện cơ bản để có thể xác định xem chi phí đó có phải là chi phí hợp lý hay không. Việc xác định đúng có phải là các khoản chi phí hợp lý hay không sẽ giúp cho kế toán có thể thực hiện được các nghiệp vụ cơ bản của mình.

* Những lưu ý mà kế toán cần nắm bắt với việc tính chi phí hợp lý như sau:

- Khi chi phí hợp lý hay chi phí được trừ nhỏ hơn chi phí kế toán thì chúng ta sẽ cần phải giảm chi phí kế toán để có thể tính chi phí hợp lý. Điều này sẽ đồng nghĩa với việc kế toán phải điều chỉnh việc tăng về lợi nhuận kế toán trước khi tính thuế.

- Trường hợp chi phí hợp lý (chi phí được khấu trừ) lớn hơn so với chi phí kế toán thì kế toán cần phải tăng chi phí kế toán để có thể tính chi phí hợp lý. Điều này có nghĩa là kế toán sẽ cần phải giảm đi chi phí của lợi nhuận kế toán trước thuế.

Căn cứ theo quy định nêu trên, để được xác định là chi phí hợp lý thì các khoản chi cần đáp ứng các điều kiện cơ bản đó là: khoản chi đó có thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; các khoản chi cần phải có đầy đủ hoá đơn và chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật; các khoản chi đối với hoá đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên yêu cầu cần phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt theo quy định của pháp luật.

4. Những khoản chi phí không được coi là chi phí hợp lý.

Trên thực tế không dễ dàng gì có thể xác định một cách chính xác nhất về các khoản chi phí có sự liên quan trực tiếp tới các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó pháp luật hiện hành quy định về các loại chi phí không được tính vào chi phí hợp lý, cụ thể trong Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTCvà được sửa đổi theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và Điều 3 Thông tư số 25/2018/TT-BTC, cụ thể như sau:

4.1 Chi phí liên quan tới các tài sản cố định

Đối với tài sản cố định cần lưu ý:

- Chỉ những chi phí khấu hao mới được tính vào báo cáo tài chính. Vì thế khi thực hiện việc điều chỉnh các chi phí được trừ thì sẽ chỉ được tính với phần chi phí khấu hao mà thôi, không được phép sửa đổi nguyên giá của các tài sản cố định.

- Thời gian khấu hao được xem là điểm khác biệt giữa nghiệp vụ kế toán và nghiệp vụ thuế. Do vậy điều này ảnh hưởng đến sự chênh lệch trong việc tính chi phí khấu hao của kỳ giữa kế toán và thuế.

4.2 Các chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công

Người lao động, nhân viên là bộ phận bắt buộc cần phải có trong mỗi công ty, doanh nghiệp hiện nay. Vì thế chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công sẽ là các khoản chi phí phát sinh của tất cả các công ty và doanh nghiệp. Với các loại chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công không được coi là chi phí hợp lý hay sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, cụ thể gồm 3 loại như sau:

- Các loại chi phí về lương, thưởng, phụ cấp,....không được quy định hay thể hiện một cách cụ thể, rõ ràng tại hợp đồng lao động hay bất kỳ một quy chế tài chính nào.

- Các khoản chi phí phát sinh nhưng lại chưa thực sự chi trả vào thời điểm thực hiện việc quyết toán thuế của kế toán.

- Các chi phí bị vượt quá mức khoán được quy định như các loại tiền mua văn phòng phẩm; chi phí công tác; trợ cấp,....

4.3 Chi phí liên quan đến các chi phí lãi vay

Chi phí này không được tính là chi phí hợp lý trong trường hợp liên quan đến các khoản chi phí lãi vay sẽ thường rơi vào những trường hợp như sau: Công ty, doanh nghiệp chưa thực hiện việc góp đủ số vốn điều lệ theo tiến độ của thời gian. Vì thế chi phí lãi vay trong trường hợp này sẽ không được coi là phần chi phí hợp lý và sẽ không được thực hiện việc khấu trừ trong khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

4.4 Chi phí liên quan đến sự chênh lệch của tỷ giá

Đối với việc chênh lệch về ty giá sẽ được chia thành hai trường hợp cụ thể như sau:

- Sự chênh lệch tỷ giá đã được thực hiện ở trong kỳ: Trường hợp này sẽ không có sự chênh lệch trong quy định về cách ghi nhận giữa nghiệp vụ kế toán và thuế. Vì thế việc phát sinh để thực hiện điều chỉnh là không có. Vì thế lợi nhuận kế toán sẽ được tính bằng lợi nhuận thuế.

- Sự chênh lệch tỷ giá chưa được thực hiện trong kỳ: Với trường hợp này có thể phân thành hai loại:

+ Chi phí phát sinh từ các khoản phải trả có gốc là ngoại tệ. Với loại này cũng không có các quy định về cách ghi nhận giữa kế toán và thuế. Vì thế việc phát sinh điều chỉnh cũng không có, lợi nhuận thuế và lợi nhuận kế toán có giá trị như nhau.

+ Chi phí từ các mục tiền tệ và các khoản thu có gốc ngoại tệ: Dựa trên các quy định về thuế của lãi/lỗ thì sẽ không cần phải chịu thuế vì thế sẽ có sự chênh lệch cũng như khác biệt trong kế toán và thuế. Do vậy việc điều chỉnh là rất cần thiết.

4.5 Các loại chi phí khác

Những chí này có thể là các loại chi phí sau:

- Các loại chi phí dịch vụ như thuê văn phòng,....nhưng không có hóa đơn cụ thể;

- Các chi phí mua đồ dùng văn phòng nhưng không có hóa đơn hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế;

- Các khoản chi phí về dự phòng tổn thất tài sản, các khoản nợ khó đòi và không được trích lập theo quy định;

- Các chi phí dùng cho việc tài trợ nhưng không đúng theo quy định của pháp luật.

Bạn đang theo dõi bài viết được biên tập trên trang web của Luật Minh Khuê. Nếu có thắc mắc hay cần hỗ trợ tư vấn pháp luật từ các Luật sư, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ hiệu quả và tối ưu nhất. Trân trọng cảm ơn!