Tiền phép năm có được tính chi phí hợp lý, hạch toán thế nào?

1. Chi phí hợp lý là gì ?

Chi phí hợp lý hay chi phí được trừ được sử dụng rất phổ biến trong các doanh nghiệp, nhất là bộ phận kế toán nhưng pháp luật nói chung và pháp luật về thuế nói riêng không có định nghĩa thế nào là chi phí hợp lý.

Việc không định nghĩa là điều hợp lý, bởi lẽ chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế, tính thuế thu nhập doanh nghiệp rất đa dạng và phức tạp nên không thể quy định một khái niệm chung để nhận diện mọi chi phí.

Mặc dù pháp luật không định nghĩa nhưng có quy định về điều kiện được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế; theo đó một khoản chi chỉ cần đáp ứng điều kiện theo quy định sẽ trở thành chi phí hợp lý và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Căn cứ điều kiện chi phí được trừ quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có thể hiểu chi phí hợp lý như sau:

Chi phí hợp lý là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế và tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

2. Những khoản chi phí không được coi là chi phí hợp lý.

Trên thực tế không dễ dàng gì có thể xác định một cách chính xác nhất về các khoản chi phí có sự liên quan trực tiếp tới các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó pháp luật hiện hành quy định về các loại chi phí không được tính vào chi phí hợp lý, cụ thể trong Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC và được sửa đổi theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Điều 3 Thông tư số 25/2018/TT-BTC, cụ thể như sau:

2.1 Chi phí liên quan tới các tài sản cố định.

Đối với tài sản cố định cần lưu ý:

- Chỉ những chi phí khấu hao mới được tính vào báo cáo tài chính. Vì thế khi thực hiện việc điều chỉnh các chi phí được trừ thì sẽ chỉ được tính với phần chi phí khấu hao mà thôi, không được phép sửa đổi nguyên giá của các tài sản cố định.

- Thời gian khấu hao được xem là điểm khác biệt giữa nghiệp vụ kế toán và nghiệp vụ thuế. Do vậy điều này ảnh hưởng đến sự chênh lệch trong việc tính chi phí khấu hao của kỳ giữa kế toán và thuế.

2.2 Các chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công.

Người lao động, nhân viên là bộ phận bắt buộc cần phải có trong mỗi công ty, doanh nghiệp hiện nay. Vì thế chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công sẽ là các khoản chi phí phát sinh của tất cả các công ty và doanh nghiệp. Với các loại chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công không được coi là chi phí hợp lý hay sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, cụ thể gồm 3 loại như sau:

- Các loại chi phí về lương, thưởng, phụ cấp,....không được quy định hay thể hiện một cách cụ thể, rõ ràng tại hợp đồng lao động hay bất kỳ một quy chế tài chính nào.

- Các khoản chi phí phát sinh nhưng lại chưa thực sự chi trả vào thời điểm thực hiện việc quyết toán thuế của kế toán.

- Các chi phí bị vượt quá mức khoán được quy định như các loại tiền mua văn phòng phẩm; chi phí công tác; trợ cấp,....

2.3 Chi phí liên quan đến các chi phí lãi vay.

Chi phí này không được tính là chi phí hợp lý trong trường hợp liên quan đến các khoản chi phí lãi vay sẽ thường rơi vào những trường hợp như sau: Công ty, doanh nghiệp chưa thực hiện việc góp đủ số vốn điều lệ theo tiến độ của thời gian. Vì thế chi phí lãi vay trong trường hợp này sẽ không được coi là phần chi phí hợp lý và sẽ không được thực hiện việc khấu trừ trong khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

2.4 Chi phí liên quan đến sự chênh lệch của tỷ giá.

Đối với việc chênh lệch về ty giá sẽ được chia thành hai trường hợp cụ thể như sau:

- Sự chênh lệch tỷ giá đã được thực hiện ở trong kỳ: Trường hợp này sẽ không có sự chênh lệch trong quy định về cách ghi nhận giữa nghiệp vụ kế toán và thuế. Vì thế việc phát sinh để thực hiện điều chỉnh là không có. Vì thế lợi nhuận kế toán sẽ được tính bằng lợi nhuận thuế.

- Sự chênh lệch tỷ giá chưa được thực hiện trong kỳ: Với trường hợp này có thể phân thành hai loại:

+ Chi phí phát sinh từ các khoản phải trả có gốc là ngoại tệ. Với loại này cũng không có các quy định về cách ghi nhận giữa kế toán và thuế. Vì thế việc phát sinh điều chỉnh cũng không có, lợi nhuận thuế và lợi nhuận kế toán có giá trị như nhau.

+ Chi phí từ các mục tiền tệ và các khoản thu có gốc ngoại tệ: Dựa trên các quy định về thuế của lãi/lỗ thì sẽ không cần phải chịu thuế vì thế sẽ có sự chênh lệch cũng như khác biệt trong kế toán và thuế. Do vậy việc điều chỉnh là rất cần thiết.

2.5 Các loại chi phí khác.

Những chí này có thể là các loại chi phí sau:

- Các loại chi phí dịch vụ như thuê văn phòng,....nhưng không có hóa đơn cụ thể;

- Các chi phí mua đồ dùng văn phòng nhưng không có hóa đơn hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế;

- Các khoản chi phí về dự phòng tổn thất tài sản, các khoản nợ khó đòi và không được trích lập theo quy định;

- Các chi phí dùng cho việc tài trợ nhưng không đúng theo quy định của pháp luật.

3. Các khoản chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Các khoản chi phí hợp lý về tiền lương, tiền công, tiền thưởng được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

– Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động tại công ty cổ phần đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và phải có chứng từ thanh toán.

– Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động phải được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của công ty cổ phần, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của công ty đó.

+ Trường hợp công ty cổ phần ký hợp đồng lao động với người nước ngoài trong đó có ghi khoản chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông được công ty cổ phần trả có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

+ Trường hợp công ty cổ phần ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do công ty cổ phần trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

+ Trường hợp công ty cổ phần Việt Nam ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài trong đó nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu các chi phí về chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác ở Việt Nam thì tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam do công ty cổ phần Việt Nam chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

– Chi tiền lương, tiền công cho người lao động, các khoản chi này đã hạch toán là chi phí trong kỳ tính thuế năm đó, nhưng chưa chi cho đến khi hết hạn nộp hồ sơ quyết toán mà sau khi hết thời hạn này mới được thực chi thì:

Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi và công ty cổ phần có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do công ty cổ phần quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

– Tiền lương, tiền công thù lao trả cho các thành viên của hội đồng quản trị mà những người này trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

4. Tiền phép năm có được tính chi phí hợp lý để trừ thuế thu nhập doanh nghiệp không?

Theo quy định, tiền phép năm mà doanh nghiệp chi trả cho người lao động là khoản thu được quy định trong Bộ luật lao động. Đồng thời, khoản chi tiền lương phép năm người sử dụng lao động chi trả cũng phù hợp với các văn bản hướng dẫn thi hành luật doanh nghiệp và khoản chi này thuộc các khoản chi phí hợp lý về tiền lương được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Như vậy, nếu đáp ứng các quy định nêu trên thì tiền phép năm có được tính chi phí hợp lý để trừ thuế thu nhập doanh nghiệp.

5. Tính tiền lương nghỉ phép năm như thế nào?

Căn cứ Điều 67 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định tiền tàu xe, tiền lương trong thời gian đi đường, tiền lương ngày nghỉ hằng năm và các ngày nghỉ có hưởng lương khác như sau:

“1. Tiền tàu xe, tiền lương những ngày đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm theo khoản 6 Điều 113 của Bộ luật Lao động do hai bên thỏa thuận.

2. Tiền lương làm căn cứ trả cho người lao động những ngày nghỉ lễ, tết, nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng có hưởng lương theo Điều 112, khoản 1 và khoản 2 Điều 113, Điều 114, khoản 1 Điều 115 của Bộ luật Lao động là tiền lương theo hợp đồng lao động tại thời điểm người lao động nghỉ lễ, tết, nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng có hưởng lương.

3. Tiền lương làm căn cứ trả cho người lao động những ngày chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm theo khoản 3 Điều 113 của Bộ luật Lao động là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng người lao động thôi việc, bị mất việc làm.”

Theo đó, tiền lương làm căn cứ trả cho người lao động những ngày chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm theo khoản 3 Điều 113 của Bộ luật Lao động 2019 là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng người lao động thôi việc, bị mất việc làm.

Như vậy, tiền nghỉ phép năm còn thừa khi nghỉ việc của người lao động được tính bằng công thức sau:

6. Thời hạn thanh toán tiền lương những ngày chưa nghỉ phép năm

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 về nghỉ hằng năm, cụ thể:

– Người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:

+ 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;

+ 14 ngày làm việc đối với người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;

+ 16 ngày làm việc đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

– Người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc.

– Trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.

– Người sử dụng lao động có trách nhiệm quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến của người lao động và phải thông báo trước cho người lao động biết. Người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần.

– Khi nghỉ hằng năm mà chưa đến kỳ trả lương, người lao động được tạm ứng tiền lương theo quy định tại khoản 3 Điều 101 của Bộ luật này.

– Khi nghỉ hằng năm, nếu người lao động đi bằng các phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường cả đi và về trên 02 ngày thì từ ngày thứ 03 trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm và chỉ được tính cho 01 lần nghỉ trong năm.

Như vậy, theo quy định trên thì đối với trường hợp người lao động do thôi việc, bị mất việc làm hoặc vì các lý do khác mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì công ty bạn sẽ phải thanh toán bằng tiền những ngày chưa nghỉ cho người lao động.

Tham khảo thêm: Chi phí hợp lý là gì ? Điều kiện để hoạch toán chi phí như thế nào ?

Trên đây là bài viết của Công Ty Luật Minh Khuê chúng tôi về vấn đề "Tiền phép năm có được tính chi phí hợp lý, hoạch toán thế nào?". Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tới tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến của công ty chúng tôi qua số: 1900.6162 để được giải đáp thắc mắc một cách nhanh chóng và kịp thời nhất. Trận trọng cảm ơn!