Tìm hiểu về mô hình quy phạm của H. Room và G.

1. Khái quát về lý luận về công việc lãnh đạo của H. Room

Lý luận về công việc lãnh đạo mà H. Room trình bày trong cuốn sách của mình chủ yếu là nghiên cứu một khía cạnh của hành vi lãnh đạo.

Khía cạnh đó là mức độ chia sẻ quyền ra quyết định quản lý giữa người lãnh đạo với cấp dưới, nghiên cứu việc lựa chọn phương thức lãnh đạo hoặc phương thức ra quyết định quản lý thích hợp trong những điều kiện chủ quan và khách quan nhất định.

Ông nhấn mạnh, tất cả những nhà quản lý đều là những người ra quyết định quản lý. Trình độ của nhà quản lý cao hay thấp chủ yếu thể hiện ở chỗ những quyết định quản lý mà họ đưa ra có bao nhiêú cái là đúng. Đồng thời, việc nhà quản lý có thể dưa ra những quyết định đúng đắn hay không lại phụ thuộc vào phương thức quản lý mà họ sử dụng, phụ thuộc vào việc sử dụng những trợ lý thích hợp để giải quyết vấn đề.

Cuốn sách cũng vạch rõ, ra quyết định quản lý là một quá trình xã hội. H. Room cho rằng, nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản lý là xác định việc giải quyết vấn đề như thế nào, chứ không phải là xác định phương án cụ thể để giải quyết vấn đề. Trong toàn bộ cuốn sách đó, H. Room muốn giải đáp hai vấn đề quan trọng. Nhà quản lý phải áp dụng trình tự ra quyết định như thế nào để xử lý một cách hữu hiệu những vấn đề gặp phải trong công việc? Nhà quản lý đang áp dụng trình tự ra quyết định như thế nào trong thực tế trước mắt để xử lý những vấn đề gặp phải trong công việc và những nhân tố ảnh hưởng đến việc nhà quản lý quyết định để cho cấp dưới tham gia quyết sách ớ mức nào đó là gì? H. Room gọi vấn đề thứ nhất là vấn đề mang tính quy phạm hoặc tính xác định. Sự lý giải và phân tích vấn đề này có thể cấu thành mô hình quy phạm nhằm lựa chọn phương thức ra quyết định hoặc phong cách lãnh đạo, với tư cách là một quá trình xã hội. Còn vấn đề thứ hai là vấn đề mang tính miêu tả, bới vì vấn đề này đề cập đến việc nhà quản lý đã làm như thế nào trong hoàn cảnh thực tế, chứ không đề cập đến việc nhà quản lý phải làm gì và phải làm như thế nào.

2. Lịch sử hình thành mô hình quy phạm

Mô hình quy phạm là một thuyết quyền biến tương đối mới về công việc lãnh đạo mà H. Room và G. bắt đầu nghiên cứu từ thập kỷ 60 và đề ra vào năm 1973. So với các lý luận khác về cõng việc lãnh đạo thì lý luận này sát với thực tế hơn, có giá trị thực dụng hơn.

3. Lý luận quy phạm của H. Room

Lý luận quy phạm của H. Room cho rằng, người lãnh đạo có thể thông qua việc thay đổi mức độ tham gia quyết sách của cấp dưới để thể hiện phong cách lãnh đạo của mình.

Đặc điểm cơ bản của nó là gắn kết phương thức lãnh đạo, tức là phương thức ra quyết định với việc công nhân viên tham gia quyết sách. Căn cứ vào mức độ tham gia của công nhân viên vào quá trình quyết sách, H. Room đã chia phương thức lãnh đạo (phương thức ra quyết định) thành 3 kiểu, 5 loại.

Đó là kiểu người lãnh đạo tự quyết định (được biểu thị bằng chữ A), kiểu hiệp thương (được biểu thị bằng chữ C), kiểu quyết sách quần thể (được biểu thị bằng chữ G).

Người lãnh đạo thành công phải căn cứ vào những hoàn cảnh khác nhau để lựa chọn phương thức lãnh đạo thích hợp nhất, kể từ việc sử dụng phương thức lãnh đạo kiểu chuyên chế đến việc sử dụng kiểu quyết sách có sự tham gia của công nhân viên ở mức độ cao.

Về 5 loại phương thức lãnh đạo (phương thức quyết sách), đó là:

- Người lành đạo sử dụng tư liệu mà mình có được, tự mình giải quyết vấn dề. ra quyết định quàn lý.

- Người lãnh đạo yêu cầu cấp dưới cung cấp tư liệu cần thiết, sau đó lự quyết định phương pháp giải quyết vấn đề. Khi yêu cầu cấp dưới cung cấp tư liệu, có thể giải thích tình hình hoặc không giải thích. Trong quá trình ra quyết dịnh. cấp dưới chĩ cung cấp cho người lãnh đạo những tư liệu cần thiết, không đề ra phương án giải quyết vấn đề hoặc bình luận về phương án giải quyết vấn đề.

- Dùng phương thức tiếp xúc cá biệt để nhân viên cấp dưới có liên quan hiểu rõ vấn đề, lắng nghe ý kiến và đề nghị của họ. Sau đó. người lãnh đạo ra quyết định. Nội dung quyết định có thề' bao hùm hoặc không bao hàm ý kiến của cấp dưới.

- Làm cho tập thể cấp dưới hiểu rõ vấn đề, lắng nghe ý kiến và đề nghị của lập thể..Sau đó người lành đạo ra quyết định. Nội dung quyết định có thể bao hàm hoặc không bao hàm ý kiến của cấp dưới.

- Làm cho lặp thể cấp dưới hiểu rò vấn đề và cùng với người lãnh đạo đề ra phương án, bàn bạc và lựa chọn, cố gắng đạt được sự nhất trí trong việc lựa chọn quyết sách. Trong quá trình thảo luận, người lãnh đạo chỉ giữ vai trò cùa nhà tổ chức, không dùng lư tưởng của mình để lác động đến quần thể và vui lòng liếp nhận, thực hiện bâì kỳ phương án nào dược lập the ủng hộ.

Nếu muốn xác định được phựơng thức lãnh đạo thích hợp nhất thì phải dựa vào những kinh nghiệm đúng đắn của người lãnh đạo. Kinh nghiệm càng hoàn chỉnh thì việc lựa chọn phong cách lãnh đạo hoặc phương thức ra quyết định càng vững vàng, hiệu quả của sự lựa chọn càng cao.

Để tìm hiểu rõ hơn những khái niệm cơ bản của mô hình quy phạm, cân nhắc một cách hữu hiệu hiệu quả của quyết sách, H. Room đã đưa ra 3 tiêu chí để đảm bảo hiệu quả cuối cùng của quyết sách.

Đó là: chất lượng của quyết sách, mức độ tiếp nhận của cấp dưới đối với quyết sách, thời gian cần thiết để đưa ra quyết định.

Sau khi nghiên cứu, H. Room đã đi đến kết luận rằng, việc chia sẻ nhiệm vụ quyết sách và giải quyết vấn đề cho toàn bộ quần thể cần khá nhiều thời gian (tính theo thời gian mà toàn thể quần thể bỏ ra), nhưng nó có thể làm cho quyết sách được chấp nhận ở mức tương đối cao, khả năng thực hiện tương đối lớn. Trong vấn để chất lượng quyết sách và thời gian cần thiết để đưa ra quyết sách, .sự khác biệt giữa hai phương pháp này là khó nói và có thể có nhiều thay đổi. Nếu cho rằng phương thức quyết sách quần thể là hữu hiệu hơn so với phương thức người lãnh đạo tự quyết định thì đó là một ý nghĩ quá ấu trĩ. Bởi vì tính hữu hiệu tương đối của hai phương pháp quyết sách trái ngược đó phụ thuộc vào chất lượng của quyết sách và mức độ chú ý đối với quá trình lượng biến của thời gian, phụ thuộc vào sự khác nhau của những kết quả mà quyết sách sản sinh ra.

Tùy theo sự biến đổi của tình hình, hai cái đó đều không phải là cố định, bất biến. Sự phê bình và ủng hộ đối với mô hình quản lý có sự tham gia của công nhân viên đều tập trung vào vấn đề giải thích tình hình. Trong những tình hình khác nhau, phương pháp quyết sách khác nhau sẽ dẫn đến hiệu quả khác nhau, không thể phú định hoặc khẳng định hoàn toàn một phương pháp nào đó.

4. Bình luận về thuộc tính của vấn đề trong mô thức quy phạm

Để phân biệt rõ hơn nhân tố hoàn cảnh cấu thành mô hình quy phạm và đặc trưng của những vấn đề khiến cho người lãnh đạo có thể căn cứ vào điều kiện của mình đế nhận thức một cách đúng đắn đặc tính của hoàn cảnh mà mình đang gặp, sử dụng một cách hữu hiệu mô hình quy phạm để lựa chọn phương thức ra quyết định.

H. Room đã miêu tả hoàn cảnh ra quyết định thành 2 loại và 7 vấn đề.

Trong đó có một loại vấn đề liên quan đến chất lượng của quyết sách, một loại vấn đề liên quan đến những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định mà người lãnh đạo nắm được. Người ra quyết định thông qua việc trả lời “có” hoặc “không” theo trình tự lô gích đè’ chọn ra phương thức khả thi (xem sơ đồ).

Trên thực tế, điều đó có nghĩa là căn cứ vào đặc tính của hoàn cảnh đê lụa chọn phong cách lãnh đạo hoặc phương pháp ra quyết định. Trong nghiên cứu ở mục 3, H. Room đã đề ra 5 phương thức lãnh đạo (được thể hiện bằng các ký hiệu AI, All, Cl, CI1. GII tương ững với 5 phương thức đã kể trên).

Ông H. Room cho rằng, những phương thức lãnh dạo ấy có thể phán biệt áp dụng cho 14 hoàn cảnh.

Phương thức AI áp dụng cho 4 hoàn cảnh như 1,2,4,5. Phương thức All áp dụng cho 2 hoàn cảnh 9 và 10. Phương thức CI áp dụng cho hoàn cảnh 8. Phương thức CII áp dụng cho hoàn cảnh 7, 11, 13, 14. Phương thức GII áp dụng cho hoàn cảnh 3, 6, 12. Khi sứ dụng mô hình lựa chọn theo sơ đồ này, phải bắt đầu từ bên trái rồi lần lượt tiến về bên phải, tự mình đề ra câu hỏi và trả lời theo quan hệ logic “có” và “không”, dần dần làm rõ tính chất và chủng loại của hoàn cảnh mà mình đang gặp. Khi đạt đến diêm cuối cùng thì sẽ có được phương thức ra quyết định hoặc phương thức lãnh đạo phù hợp với hoàn cảnh mà mình đang gặp.

Trong mô hình quy phạm nói trên, chất lượng của quyết sách và mức độ tiếp nhận của cấp dưới đối với quyết sách là cãn cứ để xác định lính hữu hiệu của quyết sách, còn phương thức lãnh đạo đúng đắn là điều kiện cấn thiết để đảm bảo tính hữu hiệu của quyết sách. Để giúp nhà quản lý có thể chọn được phương thức lãnh đạo một cách chính xác và nhanh chóng, bảo đảm tính hữu hiệu của quyết sách, H. Room đã đề ra 7 nguyên tắc cơ bản cần phải tuân theo. Ba nguyên tắc đầu dùng để bảo đảm chất lượng của quyết sách. Bốn nguyên tắc sau dùng để đảm bảo khả năng cấp dưới tiếp nhận quyết sách.

- Thuộc tính của vấn đề trong mô thức quy phạm thể hiện như sau:

+ Tầm quan trọng của chất lượng quyết sách tương ứng với vấn đề cụ thể dùng để chẩn đoán là có hay không có yêu cầu nào về chất lượng, khiến cho một phương án nào đó có thể hợp lý hơn so với một phương án khác?;

+ Mức độ đầy đủ của thông tin và trình độ chuyên môn mà người lành đạo cần có để đưa ra dược những quyết sách có chất lượng cao tương ứng với vấn đề cụ thể dùng để chẩn đoán là những thông tin cần thiết đế dưa ra quyết sách có chất lượng cao có đầy đủ hay không?;

+ Mức độ cơ cấu cúa vấn đề tương ứng với vấn đề cụ thể dùng để chẩn đoán là vấn dề cần giải quyết có phải là vấn dề mang lính cơ cấu không?;

+ Mức độ quan trọng cúa việc cấp dưới tiếp nhận quyết sách hoặc cam kết thi hành quyết sách một cách hữu hiệu tương ứng với vấn đề cụ thể dùng để chẩn đoán là Sự liếp nhận của cấp dưới dối với quyết sách có lấc dụng quan trọng dối với việc thực hiện quyết sách một cách hữu hiệu không?;

+ Mức dộ tiếp nhận của cấp dưới đối với quyết sách do người lành đạo đề ra tương ứng với vấn đề cụ thể dùng để chẩn đoán là nếu cá nhân người kín đáo muốn tự quyết định vấn đề thì có chắc là cấp dưới sẽ liếp nhận không?;

+ Mức dộ khích lệ cấp dưới thực hiện mục tiêu cùa tổ chức khi mục tiêu đó là được giải thích rõ ràng tương ứng với vấn đề cụ thể dùng để chẩn đoán là cấp dưới liệu có chia sẻ việc giải quyết vấn đề để thực hiện mục tiêu của lổ chức không?;

+ Mức độ phản ứng củaa cấp dưới đối với phương án là được định sẵn tương ứng với vấn đề cụ thể dùng để chẩn đoán là giữa các nhân viên cấp dưới liệu có khá nâng máu thuần với nhau về phương án đã dược định sán hay không?

5. Nguyên tắc theo H. Room

Dưới đây là 7 nguyên tắc mà H. Room đưa ra như sau:

a. Nguyên tắc có đủ thông tin.

Nếu vấn đề cần quyết định rất quan trọng nhưng người lãnh đạo không có đủ thông tin cần thiết hoặc tri thức chuyên môn để tự giải quyết vấn đề thì không nên dùng phương thức tự mình quyết định (AI). Nếu không, chất lượng của quyết sách sẽ thấp kém.

b. Nguyên tắc tương hợp với mục tiêu.

Nếu vấn đề cần quyết định rất quan trọng nhưng cấp dưới không coi mục tiêu của tổ chức là mục tiêu của mọi người thì trong trường hợp đó phải loại trừ khả năng sử dụng phương thức thứ 5, tức là phương thức ra quyết định với sự tham gia của công nhân viên ở mức cao (phương thức GII).

c. Nguyên tắc xử lý các vấn đề không mang tính cơ cấu.

Nếu vấn đề cần quyết định là quan trọng nhưng người lãnh đạo không có đủ thông tin, trình độ chuyên môn cần thiết để tự giải quyết vấn đề và vấn đề không mang tính cơ cấu thì cần loại trừ khả năng sử dụng các phương thức lãnh đạo loại AI, All, CI. Bởi vì trong trường hợp đó, cần thông qua sự thảo luận của cấp dưới để tìm ra phương pháp giải quyết vấn đề và phải áp dụng phương thức ra quyết định với sự tham gia của công nhân viên nhiều hơn.

d. Nguyên tắc vé tính tiếp nhận.

Nếu sự tiếp nhận của cấp dưới đối với quyết sách là chìa khóa đê’ thực hiện quyết sách một cách hữu hiệu, nhưng quyết định mà người lãnh đạo lự mình đề ra không chắc sẽ được cấp dưới tiếp nhận thì trong tình hình đó không nên dùng phương thức AI, All.

e. Nguyên tắc tránh xung khắc.

Nếu việc cấp dưới tiếp nhận quyết sách là điều rất quan trọng nhưng quyết định mà người lãnh đạo đề ra không chắc dược cấp dưới liếp nhận và cấp dưới cũng không tin là có thể dưa ra một phương án thích hợp hơn, thì trong trường hợp đó không nên sử dụng phương thức AI, All, CI, bởi vì những phương thức đó không thể loại bỏ được khả năng xung khắc.

f. Nguyên tắc công bằng hợp lý.

Nếu vấn đề cần quyết định không quan trọng nhưng việc cấp dưới tiếp nhận quyết định lại quan trọng thì phương thức chuyên chế không chắc đã được cấp dưới liếp nhận. Trong tình hình đó, lốt nhất là hãy áp dụng phương thức GII, tức là phương thức lãnh đạo có sự tham gia ý kiến của công nhân viên ở mức cao.

g. Nguyên tắc ưu tiên cho phương án được cấp dưới tiếp nhận.

Nếu việc cấp dưới tiếp nhận quyết sách là quan trọng và phương thức lãnh đạo chuyên chế không thể bảo đảm khả năng quyết sách được tiếp nhận và nhân viên cấp dưới là những người có the tin cậy được, thì trong trường hợp đó nên sử dụng phương thức GII, tức là phương thức lãnh đạo có sự tham gia ý kiến của công nhân viên ở mức cao.

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Luật Minh Khuê (Sưu tầm và Biên soạn)