1. Hội nghị người lao động là gì?

Theo Điều 47 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quy định về tổ chức hội nghị người lao động được quy định như sau:

Hội nghị người lao động sẽ được tổ chức hàng năm bởi người sử dụng lao động, phối hợp với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có). Hội nghị có thể được thực hiện dưới hình thức hội nghị toàn thể hoặc hội nghị đại biểu.
Nội dung của hội nghị người lao động sẽ được thực hiện theo các quy định tại Điều 64 của Bộ luật Lao động, cùng với những nội dung khác mà hai bên đã thỏa thuận và đồng thuận.
Về hình thức tổ chức hội nghị, nội dung thảo luận, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm, quy trình thực hiện, trách nhiệm tổ chức và phương thức phổ biến kết quả của hội nghị người lao động sẽ được thực hiện theo quy chế dân chủ tại nơi làm việc, như đã được quy định tại Điều 48 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

2. Tổ chức chương trình chức Hội nghị người lao động như thế nào?

Theo Hướng dẫn 41/HD-TLĐ năm 2021, công đoàn cần chủ động tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành và căn cứ vào Điều 47 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP để đề xuất các hình thức, nội dung, và quy trình tổ chức Hội nghị người lao động. Đối với các công đoàn có số lượng người lao động dưới 10 người, sẽ không yêu cầu phải tổ chức hội nghị. Nội dung chi tiết liên quan được quy định cụ thể như sau:

2.1. Công tác chuẩn bị Hội nghị người lao động

Xây dựng kế hoạch tổ chức Hội nghị người lao động

- Công đoàn cần chủ động phối hợp với người sử dụng lao động (NSDLĐ) để lập kế hoạch tổ chức Hội nghị người lao động. Kế hoạch này phải nêu rõ các điểm quan trọng như: nội dung và hình thức tổ chức hội nghị; số lượng đại biểu tham dự và cách phân bổ đại biểu cho từng đơn vị trực thuộc để thực hiện bầu chọn (nếu là hội nghị đại biểu); địa điểm và thời gian tổ chức; phân công chuẩn bị các báo cáo và các tài liệu cần thiết cho hội nghị; cũng như các vấn đề liên quan đến kinh phí và các điều kiện vật chất cần thiết cho việc tổ chức hội nghị ở cấp doanh nghiệp và cấp đơn vị trực thuộc.

- Kế hoạch tổ chức phải dự kiến người chủ trì, thư ký hội nghị, và các yếu tố khác phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Kế hoạch này cần được đại diện của hai bên ký xác nhận.

- Công đoàn cũng cần đề xuất với NSDLĐ việc thành lập Ban Tổ chức hội nghị và phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng thành viên. Ban Tổ chức hội nghị bao gồm: đại diện NSDLĐ, đại diện Ban Chấp hành công đoàn, và đại diện của một số bộ phận liên quan khác từ phía NSDLĐ.

- Đại diện NSDLĐ (cấp trưởng hoặc cấp phó) sẽ đảm nhận vai trò Trưởng ban Tổ chức, trong khi đại diện Ban Chấp hành công đoàn (chủ tịch hoặc phó chủ tịch) sẽ làm Phó ban Tổ chức.

- Thành phần tham dự hội nghị cần được quy định cụ thể trong kế hoạch tổ chức:

Đối với hội nghị toàn thể: Tất cả người lao động (NLĐ) của doanh nghiệp đều được mời tham dự. Nếu một số NLĐ không thể rời vị trí làm việc, công đoàn và NSDLĐ cần thống nhất về thành phần tham gia, nhưng phải đảm bảo ít nhất 70% NLĐ của doanh nghiệp tham dự.
Đối với hội nghị đại biểu: Công đoàn và NSDLĐ cần thống nhất về đại biểu tham dự, dựa trên tình hình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Hội nghị đại biểu chỉ được tổ chức khi có ít nhất 70% tổng số đại biểu được triệu tập tham gia. Thành phần tham dự cơ bản bao gồm: Thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty; Trưởng Ban kiểm soát, kiểm soát viên; Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó giám đốc; đại diện cấp ủy đảng, các tổ chức chính trị-xã hội (nếu có); Kế toán trưởng, Trưởng phòng nhân sự, Trưởng Ban Thanh tra nhân dân (nếu có); Ban Chấp hành công đoàn hoặc đại diện công đoàn cấp trên (nơi chưa có công đoàn cơ sở) và các trường hợp khác theo thỏa thuận của hai bên.

- Đối với đại biểu bầu từ phía NLĐ: Công đoàn cần đề xuất các đối tượng và số lượng đại biểu cho phù hợp, đảm bảo quy trình bầu cử diễn ra công bằng, khách quan và có tính đại diện cao cho các phòng, ban, phân xưởng. Công đoàn cũng cần phối hợp với NSDLĐ để thống nhất tỷ lệ đại biểu được bầu dựa trên số lao động tăng thêm của doanh nghiệp (ví dụ: đối với doanh nghiệp có từ 101 lao động trở lên, mỗi 100 lao động tăng thêm sẽ có ít nhất 5 đại biểu được bầu).

Tổ chức và nội dung Hội nghị người lao động

- Trong quá trình xây dựng Quy chế, công đoàn cần đề xuất đưa vào một số nội dung quan trọng như sau:

- Hội nghị sẽ được tổ chức ở các cấp tổ, đội, phòng, ban, phân xưởng, và các đơn vị trực thuộc tùy theo cơ cấu tổ chức và quy mô của doanh nghiệp.

- NSDLĐ sẽ ban hành kế hoạch tổ chức hội nghị sau khi đã thống nhất với Ban Chấp hành công đoàn.

- Trách nhiệm chuẩn bị nội dung hội nghị bao gồm:

NSDLĐ sẽ chuẩn bị các báo cáo và các nội dung cần thiết như: Tình hình sản xuất kinh doanh của năm trước, phương hướng hoạt động trong năm tới; giải quyết khiếu nại và tố cáo; thực hiện các phong trào thi đua, khen thưởng, kỷ luật; sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ xã hội từ thiện, và kinh phí công đoàn; phân bổ đại biểu tham dự hội nghị cho các đơn vị trực thuộc (nếu là hội nghị đại biểu); và các kiến nghị của NLĐ gửi đến đại diện chủ sở hữu để giải quyết (nếu có).
Công đoàn sẽ chuẩn bị các báo cáo và thực hiện các nội dung bao gồm: Tổng hợp kết quả tổ chức hội nghị tại các tổ, đội, phòng, ban, phân xưởng; tổng hợp các đề xuất và kiến nghị của NLĐ để sửa đổi, bổ sung thỏa ước lao động tập thể, nội quy, quy chế về tiền lương, tiền thưởng, định mức lao động, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ xã hội từ thiện; tổng hợp các ý kiến liên quan đến quyền và lợi ích của NLĐ; tình hình thực hiện quy chế dân chủ và đối thoại tại nơi làm việc; tình hình thực hiện Nghị quyết hội nghị năm trước và kết quả giải quyết các kiến nghị của NLĐ; và hướng dẫn công đoàn cấp trực thuộc trong việc chuẩn bị nội dung báo cáo và tham gia tổ chức hội nghị theo kế hoạch.

- Hai bên có thể thống nhất về số lượng và người chuẩn bị ý kiến phát biểu, tham luận trong hội nghị.

2.2. Tổ chức Hội nghị người lao động cấp đơn vị trực thuộc

Công tác chuẩn bị cho Hội nghị người lao động

Dựa trên kế hoạch tổ chức hội nghị đã được doanh nghiệp phê duyệt, người đứng đầu từng đơn vị cần phối hợp chặt chẽ với công đoàn để xây dựng kế hoạch cụ thể cho hội nghị cấp mình. Kế hoạch này phải bao gồm việc chuẩn bị nội dung, hình thức tổ chức, thành phần tham dự, và chương trình của hội nghị. Đồng thời, cần chuẩn bị các báo cáo theo phạm vi trách nhiệm được phân công, đảm bảo các điều kiện vật chất như trang bị kỹ thuật, trang trí và khánh tiết để hội nghị diễn ra thuận lợi.

Chuẩn bị nội dung Hội nghị người lao động:

Người đứng đầu đơn vị sẽ phải soạn thảo báo cáo và chuẩn bị các nội dung quan trọng, bao gồm: Tình hình sản xuất và kinh doanh trong năm qua, phương hướng hoạt động của đơn vị cho năm tới; kết quả xử lý các khiếu nại và tố cáo; hoạt động thi đua, khen thưởng, và kỷ luật; kết quả đóng góp vào quỹ phúc lợi và quỹ xã hội từ thiện của NLĐ trong đơn vị; cùng các nội dung khác mà hai bên đã thống nhất. Công đoàn sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp và chuẩn bị các báo cáo liên quan đến: Ý kiến của NLĐ về quyền lợi của họ; tình hình thực hiện các nghị quyết của hội nghị năm trước và kết quả giải quyết các kiến nghị của NLĐ sau các cuộc đối thoại; cùng các nội dung khác theo thỏa thuận giữa công đoàn và NSDLĐ.

Tổ chức Hội nghị người lao động

Người đứng đầu đơn vị cần phối hợp với công đoàn để chủ trì và điều hành hội nghị theo chương trình đã được thống nhất giữa hai bên, đồng thời trình bày các báo cáo theo phân công.
Dựa trên các ý kiến trao đổi và thảo luận tại hội nghị, người đứng đầu đơn vị và công đoàn sẽ hoàn thiện các báo cáo và kiến nghị của NLĐ cấp mình. Những báo cáo và kiến nghị này sẽ được gửi lên cấp trên và trình bày tại hội nghị cấp doanh nghiệp (hoặc cấp tập đoàn, tổng công ty) để tiếp tục thảo luận.
Đề cử và bầu chọn người đại diện để tham dự hội nghị cấp doanh nghiệp (nếu có).
Đề cử và bầu chọn thành viên tham gia các cuộc đối thoại ở cấp đơn vị và cấp doanh nghiệp (nếu có).
Sau khi hội nghị kết thúc, cần thông qua và hoàn thiện biên bản hội nghị.
Biên bản này sẽ được công khai và phổ biến đến toàn thể NLĐ trong đơn vị, đồng thời gửi lên cấp trên theo quy định.

2.3. Tổ chức hội nghị cấp doanh nghiệp

Cơ quan điều hành và hỗ trợ hội nghị

Chủ trì hội nghị: Đây là những người đảm nhận vai trò điều hành và giải quyết các vấn đề phát sinh trong hội nghị theo thẩm quyền. Hội nghị sẽ được điều hành bởi hai thành viên chủ trì, một người đại diện cho phía người sử dụng lao động (NSDLĐ) và một người đại diện cho ban chấp hành công đoàn. Các thành viên này sẽ được đề xuất bởi các bên và được bầu chọn tại hội nghị. Hai thành viên chủ trì có quyền và nhiệm vụ ngang nhau trong việc điều hành hội nghị, và sẽ phân công công việc dựa trên vai trò và trách nhiệm của từng người. Trong trường hợp không thể đạt được sự đồng thuận về một vấn đề cụ thể, hai thành viên chủ trì sẽ đưa vấn đề đó ra để hội nghị thảo luận và quyết định.
Thư ký hội nghị: Thư ký hội nghị có nhiệm vụ ghi chép biên bản, hỗ trợ chủ trì trong việc xử lý các vấn đề liên quan đến hội nghị và hoàn thiện các văn bản hội nghị ngay sau khi kết thúc. Hội nghị sẽ có hai thư ký, được cử bởi người chủ trì từ hai phía (NSDLĐ và tổ chức công đoàn hoặc đại diện tập thể NLĐ).

Diễn tiến Hội nghị người lao động

Chào cờ (khuyến khích): Mở đầu hội nghị bằng nghi lễ chào cờ để tạo không khí trang trọng.
Tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu: Chủ trì hội nghị sẽ tuyên bố lý do tổ chức và giới thiệu các đại biểu tham dự.
Bầu chọn chủ trì hội nghị: Thực hiện bầu chọn các thành viên chủ trì hội nghị, sau đó chủ trì sẽ tiến hành điều hành hội nghị.
Trình bày báo cáo: Đại diện NSDLĐ và công đoàn sẽ trình bày các báo cáo theo phân công đã được thống nhất.
Thảo luận và chất vấn: Đại biểu tham dự sẽ có cơ hội thảo luận và đặt câu hỏi về các nội dung được báo cáo.
Phát biểu của lãnh đạo (nếu có): Mời lãnh đạo hoặc các đại diện cấp cao phát biểu tại hội nghị.
Tiếp thu ý kiến và kết luận: Chủ trì hội nghị sẽ tiếp thu các ý kiến góp ý, trả lời các kiến nghị thuộc trách nhiệm của mình, và kết luận về các báo cáo, nội quy, quy chế nội bộ, và thỏa ước lao động tập thể (nếu có).
Ký kết thỏa ước lao động tập thể (nếu có): Thực hiện ký kết các thỏa ước lao động tập thể nếu đã được thống nhất.
Bầu hoặc công bố thành viên tham gia đối thoại (nếu có): Bầu chọn hoặc công bố các thành viên tham gia các cuộc đối thoại ở cấp doanh nghiệp hoặc cấp trên.
Bầu Ban Thanh tra nhân dân (đối với doanh nghiệp nhà nước, nếu có): Thực hiện bầu Ban Thanh tra nhân dân nếu doanh nghiệp thuộc dạng nhà nước.
Khen thưởng và phát động thi đua: Thực hiện các hoạt động khen thưởng, phát động phong trào thi đua, và ký kết giao ước thi đua (nếu có).
Biểu quyết thông qua nghị quyết: Tiến hành biểu quyết để thông qua nghị quyết hoặc các nội dung chính của biên bản hội nghị.
Bế mạc hội nghị: Kết thúc hội nghị sau khi đã hoàn tất tất cả các nội dung chương trình.

Lưu ý: Nếu hội nghị được tổ chức trực tuyến, công đoàn cần đề xuất với NSDLĐ để quy định rõ trong quy chế tổ chức hội nghị các nội dung sau:

Địa chỉ đăng nhập và xác thực: Cung cấp địa chỉ đăng nhập, xác thực OTP, và các thông tin cần thiết như tên đăng nhập và mật khẩu được cấp trong thời gian diễn ra hội nghị.
Cách thức biểu quyết và thảo luận: Quy định cụ thể về cách thức biểu quyết và thảo luận trực tuyến.
Hình thức bỏ phiếu trực tuyến: Đưa ra hình thức bỏ phiếu trực tuyến, bao gồm bỏ phiếu điện tử hoặc từ xa, mẫu phiếu có gắn QR code, thời gian và thời lượng bỏ phiếu, xác định phiếu hợp lệ và không hợp lệ, cùng với việc xác nhận kết quả bỏ phiếu.
Điều kiện về trang thiết bị và bảo mật: Đảm bảo trang bị đầy đủ thiết bị, đường truyền ổn định, và công tác bảo mật thông tin.
Hướng dẫn và tập duyệt: Cung cấp hướng dẫn và tổ chức tập duyệt trước cho các đại biểu tham dự hội nghị để đảm bảo sự chuẩn bị đầy đủ.

2.4. Tổ chức thực hiện Nghị quyết Hội nghị người lao động

Ngay sau khi hội nghị kết thúc, đại diện của người sử dụng lao động (NSDLĐ) và đại diện công đoàn, hoặc đại diện tổ chức đại diện cho người lao động (nếu có) tại doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Hoàn thiện báo cáo: Tiếp thu và xử lý các ý kiến đóng góp từ hội nghị để hoàn thiện các nội dung báo cáo đã trình bày. Các báo cáo này sau khi được hoàn thiện cần được gửi lên cấp trên của cả hai bên để đảm bảo sự công nhận và phê duyệt.
Phổ biến nghị quyết: Đảm bảo rằng nghị quyết của hội nghị được thông báo và phổ biến đến toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp. Điều này nhằm đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều nắm bắt được các quyết định và kế hoạch đã được thông qua.
Chỉ đạo triển khai: Phát động và chỉ đạo các cấp trực thuộc của mỗi bên trong doanh nghiệp thực hiện các nội dung của nghị quyết hội nghị. Điều này bao gồm việc phân công nhiệm vụ và đảm bảo rằng các bộ phận liên quan thực hiện theo đúng chức năng và nhiệm vụ đã được giao.
Sửa đổi nội quy, quy chế: Thực hiện việc sửa đổi và bổ sung các nội quy và quy chế nếu có sự mâu thuẫn với thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT) đã ký kết hoặc các nghị quyết của hội nghị. Đảm bảo rằng các tài liệu này phản ánh đúng các quyết định và quy định mới.
Đánh giá định kỳ: Thực hiện việc đánh giá kết quả thực hiện nghị quyết hội nghị định kỳ mỗi 6 tháng. Đánh giá này nên bao gồm việc kiểm tra những nội dung đã được thực hiện, nhận diện các tồn tại, vướng mắc, phát sinh trong quá trình thực hiện, và đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện và thực hiện nghị quyết trong thời gian tới.

Các bước này đảm bảo rằng các quyết định và nghị quyết của hội nghị được thực hiện một cách hiệu quả và liên tục được điều chỉnh để phù hợp với thực tiễn.