Trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp nhà nước, Hội đồng thành viên giữ vai trò là cơ quan quản lý cao nhất, chịu trách nhiệm quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến chiến lược phát triển, tổ chức bộ máy và định hướng hoạt động của doanh nghiệp. Để bảo đảm các quyết định được đưa ra một cách minh bạch, hợp pháp và hiệu quả, việc tổ chức các cuộc họp của Hội đồng thành viên phải tuân thủ những quy trình chặt chẽ theo quy định của pháp luật và điều lệ doanh nghiệp. Quy trình tiến hành họp không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp trong quản trị doanh nghiệp mà còn bảo đảm sự tham gia đầy đủ của các thành viên, tạo điều kiện để thảo luận, đánh giá và thống nhất các vấn đề quan trọng. Việc thực hiện đúng trình tự, thủ tục họp Hội đồng thành viên góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm tính công khai, minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp nhà nước.
1. Chế độ làm việc của Hội đồng thành viên trong doanh nghiệp nhà nước
Theo Khoản 1 Điều 98 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên hoạt động theo chế độ tập thể, thể hiện nguyên tắc quản lý dựa trên sự thảo luận và thống nhất ý kiến giữa các thành viên trước khi đưa ra quyết định đối với các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp. Việc tổ chức hoạt động theo chế độ tập thể nhằm bảo đảm rằng các quyết định quản lý không phụ thuộc vào ý chí của một cá nhân riêng lẻ mà được xem xét trên cơ sở ý kiến của nhiều thành viên, từ đó góp phần nâng cao tính khách quan, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động quản trị doanh nghiệp nhà nước.
Để bảo đảm việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, Hội đồng thành viên phải tổ chức họp định kỳ ít nhất mỗi quý một lần. Trong các cuộc họp này, các thành viên sẽ xem xét, thảo luận và quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền như định hướng hoạt động của doanh nghiệp, tình hình sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính cũng như các vấn đề quan trọng khác liên quan đến quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp. Việc quy định thời hạn họp định kỳ giúp bảo đảm rằng các hoạt động của doanh nghiệp luôn được theo dõi, đánh giá và điều chỉnh kịp thời, hạn chế tình trạng trì trệ hoặc thiếu kiểm soát trong quản lý.
Bên cạnh các cuộc họp định kỳ, Hội đồng thành viên có thể tổ chức họp bất thường trong những trường hợp cần thiết nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh mang tính cấp bách trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Cuộc họp bất thường có thể được triệu tập theo yêu cầu của cơ quan đại diện chủ sở hữu công ty, theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng thành viên, của trên 50% tổng số thành viên Hội đồng thành viên hoặc của Giám đốc, Tổng giám đốc. Quy định này nhằm bảo đảm rằng khi xuất hiện những vấn đề quan trọng cần được xem xét và quyết định ngay, Hội đồng thành viên có thể nhanh chóng tổ chức họp để đưa ra giải pháp phù hợp, tránh ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động và lợi ích của doanh nghiệp.
Ngoài hình thức họp trực tiếp, trong trường hợp những vấn đề không yêu cầu phải thảo luận hoặc trao đổi sâu giữa các thành viên, Hội đồng thành viên có thể thực hiện việc lấy ý kiến các thành viên bằng văn bản theo quy định tại Điều lệ công ty. Cách thức này giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc, tạo điều kiện để các quyết định được thông qua một cách nhanh chóng nhưng vẫn bảo đảm sự tham gia ý kiến của các thành viên Hội đồng thành viên. Việc lấy ý kiến bằng văn bản cũng góp phần nâng cao tính linh hoạt trong phương thức hoạt động của Hội đồng thành viên, phù hợp với yêu cầu quản lý và điều hành doanh nghiệp trong thực tiễn.
Như vậy, quy định về chế độ làm việc của Hội đồng thành viên không chỉ bảo đảm nguyên tắc quản lý theo tập thể mà còn tạo ra cơ chế linh hoạt trong việc tổ chức các cuộc họp và ra quyết định. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả quản trị, bảo đảm các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp được xem xét và quyết định kịp thời, đồng thời tăng cường trách nhiệm của các thành viên trong quá trình thực hiện chức năng quản lý doanh nghiệp.
2. Quy trình tiến hành họp Hội đồng thành viên của doanh nghiệp nhà nước
Theo khoản 2,3,4,5,6,7 Điều 80 Luật doanh nghiệp 2020, Trong doanh nghiệp nhà nước, Hội đồng thành viên là cơ quan quản lý có vai trò quan trọng trong việc quyết định các vấn đề liên quan đến tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp. Để bảo đảm các quyết định được đưa ra một cách hợp pháp, minh bạch và phù hợp với nguyên tắc quản lý theo chế độ tập thể, pháp luật quy định rõ về trình tự và cách thức tổ chức các cuộc họp của Hội đồng thành viên. Quy trình tiến hành họp Hội đồng thành viên được xây dựng nhằm bảo đảm việc chuẩn bị nội dung, triệu tập cuộc họp, thảo luận, biểu quyết và ghi nhận kết quả đều được thực hiện theo những bước cụ thể. Việc tuân thủ đầy đủ quy trình này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của Hội đồng thành viên mà còn bảo đảm tính hợp pháp của các nghị quyết được thông qua trong quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp.
Cụ thể Quy trình tiến hành họp Hội đồng thành viên của doanh nghiệp nhà nước. Quy trình tiến hành họp Hội đồng thành viên của doanh nghiệp nhà nước như sau:
Bước 1. Chuẩn bị chương trình, nội dung và tài liệu cuộc họp
Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc thành viên được Chủ tịch Hội đồng thành viên ủy quyền có trách nhiệm chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cuộc họp, đồng thời thực hiện việc triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng thành viên. Các thành viên Hội đồng thành viên có quyền kiến nghị bằng văn bản về chương trình họp nhằm bảo đảm các vấn đề quan trọng cần xem xét đều được đưa vào nội dung thảo luận. Việc chuẩn bị đầy đủ chương trình và tài liệu họp giúp các thành viên có cơ sở nghiên cứu trước các vấn đề sẽ được xem xét, từ đó nâng cao chất lượng thảo luận và hiệu quả ra quyết định của Hội đồng thành viên.
Nội dung và các tài liệu phục vụ cuộc họp phải được gửi đến các thành viên Hội đồng thành viên và những người được mời tham dự chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp. Đối với các tài liệu quan trọng liên quan đến việc kiến nghị cơ quan đại diện chủ sở hữu công ty sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua phương hướng phát triển của công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty thì phải được gửi đến các thành viên chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày họp. Quy định này nhằm bảo đảm các thành viên có đủ thời gian nghiên cứu, đánh giá nội dung trước khi tham gia thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp.
Bước 2. Thông báo và triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên
Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể được gửi bằng nhiều hình thức như giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc các phương thức khác theo quy định tại Điều lệ công ty. Thông báo mời họp phải được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên và những người được mời tham dự cuộc họp nhằm bảo đảm các chủ thể liên quan đều nhận được thông tin về cuộc họp một cách đầy đủ và kịp thời.
Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp, giúp các thành viên chủ động sắp xếp thời gian và chuẩn bị ý kiến đối với các vấn đề sẽ được thảo luận. Trong điều kiện cần thiết, cuộc họp Hội đồng thành viên có thể được tổ chức dưới hình thức họp trực tuyến, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên tham gia cuộc họp dù không thể có mặt trực tiếp tại cùng một địa điểm.
Bước 3. Tiến hành cuộc họp và thảo luận các vấn đề thuộc thẩm quyền
Cuộc họp Hội đồng thành viên được coi là hợp lệ khi có ít nhất hai phần ba tổng số thành viên Hội đồng thành viên tham dự. Điều kiện này nhằm bảo đảm tính đại diện và tính hợp pháp của cuộc họp, đồng thời thể hiện nguyên tắc làm việc theo chế độ tập thể trong hoạt động của Hội đồng thành viên.
Trong quá trình họp, các thành viên tiến hành thảo luận các vấn đề thuộc chương trình họp và thực hiện biểu quyết để đưa ra quyết định. Nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua khi có hơn một nửa tổng số thành viên tham dự biểu quyết tán thành. Trường hợp số phiếu biểu quyết ngang nhau thì nội dung có phiếu tán thành của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người được Chủ tịch Hội đồng thành viên ủy quyền chủ trì cuộc họp sẽ được coi là nội dung được thông qua. Ngoài ra, các thành viên Hội đồng thành viên có quyền bảo lưu ý kiến của mình và kiến nghị lên cơ quan đại diện chủ sở hữu công ty khi không đồng ý với nội dung được thông qua.
Bước 4. Thông qua nghị quyết bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản
Trong trường hợp không tổ chức họp trực tiếp, Hội đồng thành viên có thể thực hiện việc lấy ý kiến các thành viên bằng văn bản. Khi đó, nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua nếu có hơn một nửa tổng số thành viên Hội đồng thành viên tán thành.
Nghị quyết cũng có thể được thông qua bằng cách sử dụng nhiều bản sao của cùng một văn bản, với điều kiện mỗi bản sao phải có ít nhất một chữ ký của thành viên Hội đồng thành viên. Quy định này giúp bảo đảm tính linh hoạt trong hoạt động của Hội đồng thành viên, đồng thời vẫn duy trì nguyên tắc quyết định theo ý chí tập thể của các thành viên.
Bước 5. Mời đại diện cơ quan, tổ chức liên quan tham dự cuộc họp
Căn cứ vào nội dung và chương trình cuộc họp, khi xét thấy cần thiết, Hội đồng thành viên có thể mời đại diện có thẩm quyền của các cơ quan, tổ chức liên quan tham dự và tham gia thảo luận các vấn đề cụ thể trong chương trình họp. Sự tham gia của các đại diện này giúp cung cấp thêm thông tin chuyên môn, góp phần hỗ trợ Hội đồng thành viên trong quá trình xem xét và đưa ra quyết định đối với những vấn đề quan trọng.
Các đại diện được mời tham dự cuộc họp có quyền phát biểu ý kiến nhưng không tham gia biểu quyết. Những ý kiến phát biểu của họ phải được ghi nhận đầy đủ trong biên bản cuộc họp để làm cơ sở tham khảo và bảo đảm tính minh bạch trong quá trình thảo luận.
Bước 6. Lập và thông qua biên bản cuộc họp Hội đồng thành viên
Toàn bộ nội dung các vấn đề được thảo luận, ý kiến phát biểu của các thành viên, kết quả biểu quyết, các nghị quyết được thông qua và kết luận của cuộc họp phải được ghi lại đầy đủ trong biên bản cuộc họp Hội đồng thành viên. Chủ tọa và thư ký cuộc họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính trung thực của biên bản.
Biên bản họp Hội đồng thành viên phải được thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
- Thời gian, địa điểm, mục đích, chương trình họp; danh sách thành viên dự họp; vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của thành viên, đại diện được mời dự họp về từng vấn đề thảo luận;
- Số phiếu biểu quyết tán thành và không tán thành đối với trường hợp không áp dụng phương thức bỏ phiếu trắng; số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành và không có ý kiến đối với trường hợp áp dụng phương thức bỏ phiếu trắng;
- Các quyết định được thông qua;
- Họ, tên, chữ ký của thành viên dự họp.
3. Các điều kiện bảo đảm hoạt động của Hội đồng thành viên
Theo khoản 8,9,10,11,12 Điều 98 Luật doanh nghiệp 2020, Để Hội đồng thành viên thực hiện đầy đủ chức năng quản lý và giám sát trong doanh nghiệp nhà nước, pháp luật quy định một số điều kiện bảo đảm cho hoạt động của cơ quan này. Những điều kiện này nhằm tạo cơ sở về thông tin, tổ chức, tài chính và chuyên môn để Hội đồng thành viên có thể đưa ra các quyết định quản lý một cách hiệu quả và phù hợp với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp.
Thứ nhất, điều kiện bảo đảm về quyền tiếp cận thông tin.
Thành viên Hội đồng thành viên có quyền yêu cầu Giám đốc, Phó Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và những người quản lý của công ty cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến tình hình tài chính và hoạt động của doanh nghiệp. Quyền này cũng được áp dụng đối với người quản lý tại các công ty con do công ty nắm giữ 100% vốn điều lệ cũng như người đại diện phần vốn góp của công ty tại doanh nghiệp khác. Những người được yêu cầu có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kịp thời, đầy đủ và chính xác theo quy chế thông tin do Hội đồng thành viên quy định hoặc theo nghị quyết của Hội đồng thành viên. Việc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin giúp các thành viên Hội đồng thành viên có đủ cơ sở để đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.
Thứ hai, điều kiện bảo đảm về tổ chức và bộ máy hỗ trợ.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, Hội đồng thành viên được sử dụng bộ máy quản lý, điều hành và các bộ phận giúp việc của công ty để hỗ trợ cho hoạt động của mình. Điều này giúp Hội đồng thành viên có thể khai thác nguồn nhân lực và hệ thống tổ chức sẵn có của doanh nghiệp để phục vụ cho việc nghiên cứu, phân tích và chuẩn bị các nội dung liên quan đến hoạt động quản lý, từ đó nâng cao hiệu quả trong quá trình ra quyết định.
Thứ ba, điều kiện bảo đảm về tài chính cho hoạt động của Hội đồng thành viên.
Chi phí hoạt động của Hội đồng thành viên, bao gồm tiền lương, phụ cấp và thù lao của các thành viên, được tính vào chi phí quản lý của công ty. Quy định này nhằm bảo đảm nguồn kinh phí cần thiết cho hoạt động của Hội đồng thành viên, đồng thời tạo điều kiện để các thành viên thực hiện nhiệm vụ quản lý một cách ổn định và hiệu quả.
Thứ tư, điều kiện bảo đảm về hỗ trợ chuyên môn thông qua tư vấn.
Trong trường hợp cần thiết, Hội đồng thành viên có thể tổ chức việc lấy ý kiến của các chuyên gia tư vấn trong nước hoặc nước ngoài trước khi đưa ra quyết định đối với những vấn đề quan trọng thuộc thẩm quyền của mình. Việc tham khảo ý kiến chuyên gia giúp Hội đồng thành viên có thêm cơ sở khoa học và thực tiễn để đánh giá các phương án, từ đó nâng cao chất lượng và tính khả thi của các quyết định quản lý. Chi phí cho việc lấy ý kiến tư vấn được thực hiện theo quy định tại quy chế quản lý tài chính của công ty.
Thứ năm, điều kiện bảo đảm về hiệu lực của nghị quyết Hội đồng thành viên.
Nghị quyết của Hội đồng thành viên có hiệu lực kể từ ngày được thông qua hoặc từ thời điểm được ghi trong nghị quyết. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định theo quy định của pháp luật, nghị quyết chỉ có hiệu lực sau khi được cơ quan đại diện chủ sở hữu chấp thuận. Quy định này nhằm bảo đảm sự kiểm soát của chủ sở hữu nhà nước đối với những quyết định quan trọng liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Kết luận
Quy trình tiến hành họp Hội đồng thành viên của doanh nghiệp nhà nước đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc bảo đảm hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp diễn ra đúng quy định và đạt hiệu quả cao. Từ khâu chuẩn bị nội dung, triệu tập cuộc họp, tiến hành thảo luận cho đến việc thông qua nghị quyết và lập biên bản cuộc họp đều phải được thực hiện theo trình tự rõ ràng và nghiêm túc. Một quy trình họp được tổ chức khoa học không chỉ giúp các thành viên phát huy trách nhiệm, đóng góp ý kiến xây dựng mà còn tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho các quyết định của Hội đồng thành viên. Vì vậy, việc tuân thủ đầy đủ quy định về trình tự, thủ tục họp không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao năng lực quản trị, thúc đẩy sự phát triển bền vững và hiệu quả của doanh nghiệp nhà nước trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng hội nhập và cạnh tranh.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.
