1. Thế nào là thương nhân nước ngoài? Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam?

Thương nhân nói chung gồm có tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh. Thương nhân nước ngoài được pháp luật Việt Nam quy định tại Điều 16 Luật Thương mại năm 2005 được hiểu là những thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận.

Như vậy có thể hiểu thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là những cá nhân hoặc công ty có quốc tịch nước ngoài đến Việt Nam để kinh doanh hoặc đầu tư. Thương nhân nước ngoài sẽ có quyền đầu tư, thành lập công ty hoặc tham gia vào các hợp đồng kinh tế đối với các đối tác Việt Nam. Các thương nhân nước ngoài cần tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam và đáp ứng các yêu cầu đăng ký và cấp phép theo quy trình của cơ quan chức năng tại Việt Nam.

Còn văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài cũng được quy định tại Điều 3 Luật Thương mại năm 2005 được hiểu là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Như vậy có thể hiểu một cách đơn giản, văn phòng địa diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là một cơ quan đại diện pháp nhân của một công ty hoặc tổ chức kinh doanh nước ngoài tham gia hoạt động kinh doanh tại thị trường Việt Nam. Văn phòng đại diện sẽ có nhiệm vụ đại diện cho cá nhân là thương nhân nước ngoài hoặc công ty nước ngoài trong việc thực hiện các hoạt động kinh doanh, quản lý và thực hiện các giao dịch kinh tế tại Việt Nam trong phạm vi cho phép. Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam phải tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật, quy định của Việt Nam và thường có sự liên kết với các cơ quan chức năng và doanh nghiệp trong nước.

Một số phạm vi hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có thể kể đến như: Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam; Báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam; Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi Luật Thương mại năm 2005 của Việt Nam cho phép; Không được thực hiện các hoạt động sinh lời trực tiếp tại Việt Nam; Không được giao kết hợp đồng hay sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài trừ trường hợp có giấy ủy quyền hợp pháp hoặc các trường hợp khác theo quy định.

2. Có bắt buộc phải đăng ký mẫu dấu cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Theo đó tại Điều 17 Luật Thương mại năm 2005 có quy định rõ một trong những quyền của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là được có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam

Như vậy có thể thấy việc có con dấu là quyền của văn phòng đại diện chứ không phải nghĩa vụ của văn phòng đại diện. Do đó, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam không nhất thiết phải có con dấu. Nhưng nếu có con dấu thì sẽ quy định ra sao? Lúc này, theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP mẫu dấu sẽ bắt buộc phải đăng ký nếu thuộc một trong hai trường hợp sau:

+ Nếu con dấu được thương nhân nước ngoài mang từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng và không vi phạm các quy định về con dấu của pháp luật

+ Nếu đăng ký mẫu con dấu khi thương nhân nước ngoài khắc dấu tại Việt Nam. Tức là khi đặt văn phòng đại diện của nước ngoài tại Việt Nam thì thương nhân mới bắt đầu có nhu cầu khắc con dấu tại Việt Nam, chứ không phải con dấu sẽ có từ trước như trường hợp trên

Mặt khác cũng tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP là văn bản điều chỉnh hoạt động quản lý mẫu dấu, con dấu của các tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam có nêu rõ tại Điều 5 rằng việc sử dụng con dấu bắt buộc phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

Từ những căn cứ trên, có thể kết luận rằng việc sử dụng con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ bắt buộc phải đăng ký trước khi sử dụng. Còn việc văn phòng đại diện Việt Nam có bắt buộc phải có con dấu riêng hay không thì không phải là vấn đề bắt buộc.

3. Cơ quan nào có thẩm quyền phê duyệt và quản lý mẫu dấu cho văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam?

Vậy cơ quan nào sẽ có thẩm quyền đăng ký cũng như quản lý mẫu dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam? Đầu tiên, bởi vì văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và thương nhân nước ngoài không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp năm 2020 và vì vậy cũng không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 47/2021/NĐ-CP nên việc quản lý con dấu, đăng ký mẫu dấu cũng không thể do các cơ quan có thẩm quyền được quy định tại hai văn bản pháp luật trên quản lý, cấp phép được

Do đó việc cấp phép, quản lý mẫu dấu, khắc con dấu cho văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP (Điều 1 và Điều 2 của Nghị định). Theo đó con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (không có chức năng ngoại giao) muốn đăng ký mẫu dấu thì lại được chia thành hai trường hợp như đã nêu tại mục 2 của bài viết và hai trường hợp dựa trên tiêu chí cấp giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện. Cụ thể như sau:

- Đối với trường hợp thương nhân mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng và không vi phạm các điều cấm của pháp luật Việt Nam (như không được sử dụng các hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước Việt Nam và cơ quan, tổ chức Việt Nam, không được vi phạm truyền thống lịch sử văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam) thì sẽ thực hiện đăng ký mẫu dấu tại Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an trong trường hợp văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được cấp giấy phép hoạt động bởi cơ quan có thẩm quyền ở trung ương. Trong trường hợp được cấp giấy phép hoạt động bởi cơ quan có thẩm quyền ở địa phương thì việc đăng ký mẫu dấu sẽ do Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đăng ký

- Đối với trường hợp thương nhân không mang con dấu vào Việt Nam mà đề nghị làm con dấu tại Việt Nam thì cũng vẫn sẽ tiến hành đăng ký mẫu dấu tại một trong hai cơ quan nêu trên

Nói tóm lại, các cơ quan nêu trên là các cơ quan có thẩm quyền đăng ký mẫu dấu cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và cũng chính là những cơ quan có trách nhiệm quản lý những con dấu đó.

Xem thêm: Quy định về cấp mẫu dấu mới cho doanh nghiệp

Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có cần phải đăng ký mẫu dấu không? Cơ quan nào có thẩm quyền? do Công ty Luật Minh Khuê biên soạn và muốn gửi đến quý khách mang tính chất tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 19006162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc!

Nếu quý khách có nhu cầu muốn báo phí dịch vụ, quý khách hãy vui lòng gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất. Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!