Văn thư là một chức danh trong các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp có chức năng soạn thảo văn bản, gửi và tiếp nhận văn bản, quản lý tài liệu, dữ liệu, sổ sách, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị, tổ chức đó.

 

1. Khái niệm văn thư ?

Văn thư là bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Trong các cơ quan nhà nước hay tại các doanh nghiệp lớn thì bộ phận văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.

Tại các doanh nghiệp, nhân viên văn thư sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tùy theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tùy theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.

Tại các doanh nghiệp nhỏ hơn, thì thường không có bộ phận văn thư, mà thường bộ phận kế toán kèm theo luôn mảng văn thư hành chính, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.

 

2. Những ký năng cần có của một nhân viên văn thư

Dù có giải thích rõ văn thư là gì, tuy nhiên với nhiều người khi nghe đến chức danh công việc nhân viên văn thư, mọi người thường có suy nghĩ rằng đây chỉ là một công việc văn phòng bàn giấy đơn giản, không có gì khó khăn vất vả, chỉ làm việc với những sổ sách, giấy tờ.

Song thực tế không phải như vậy, nhân viên văn thư cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc như:

- Kỹ năng chuyên môn: Chuyên môn thể hiện qua việc được học tập, đào tạo đúng với ngành nghề yêu cầu để:

+ Hiểu rõ được các công việc phải làm, nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.

+ Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.

+ Khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

+ Khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.

- Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc.

+ Nhân viên văn thư cần có kỹ năng tổ chức tốt công việc quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm kiếm phục vụ cho công việc.

+ Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng.

+ Nhanh nhạy, tinh tế cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.

+ Khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.

+ Biết quản lý thười gian, sắp xếp công việc avf phân phối thời gian hợp lý.

- Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng

+ Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.

+ Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hòa với mọi người.

+ Phong thái và giọng bói tự tin và thuyết phục.

- Kỹ năng tin học văn phòng

+ Biết sử dụng các chương trình tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excek... để doạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê... theo yêu cầu của công việc.

Lưu ý: Văn thư không chỉ gắn bó với những giấy tờ, hồ sơ, sổ sách trong doanh nghiệp mà nhân viên văn thư còn thực hiện nhiều công việc khác nhau trong lĩnh vực hành chính văn phòng tùy theo sự phân công của mỗi công ty.

 

3. Nhiệm vụ của văn thư là gì?

Nhiệm vụ của văn thư chi tiết nhưu sau:

- Soạn thảo, ban hành văn bản

Là một văn thư thì kỹ năng soạn thảo văn bản là điều Quý vị bắt buộc phải nắm rõ. Trong đó quý vị phải nắm rõ yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật đối với từng loại văn bản, soạn thảo dự án, trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt và ban hành, nếu có sai sót cần phải lập tức sửa đổi, bổ sung. CÔng tác soạn thảo văn bản cần đáp ứng tính cấp thiết của tình huống phải ban hành văn bản, đảm bảo tính chính xác về nội dung cũng như hình thức của văn bản.

Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành văn bản.

- Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức sẽ cần ban hành, trao đổi công việc bằng văn bản, do đó văn thư có trách nhiệm quản lý văn bản đến và văn bản đi của cơ quan, tổ chức. Đây là cơ sở để thực hiện hoạt động truy dữ liệu sau này khi cần thiết phải truy xuất dữ liệu.

Hoạt động quản lý văn bản được tiến hành theo nguyên tắc chung về công tác văn thư. Cụ thể mọi văn bản đến và đi đều phải được lưu trữ tập trung tại soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức và sử dụng con dấu trong văn thư.

Văn bản đến và văn bản đi trong ngày phải được đăng ký, phát hành, chuyển giao ngay trong ngày chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản có mức độ khẩn thì cần được ưu tiên đăng ký, phát hành và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Mọi văn bản đều được cập nhật trạng thái đăng ký, gửi, ký nhận, xử lý kịp thời theo tiến độ xử lý trên thực tiễn.

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Đây là hoạt động quản lý văn bản, dữ liệu của cơ quan tổ chức một cách tập trung nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tra cứu, sử dụng dữ liệu khi cần thiết sau này. Văn thư cần tiến hành lập, quản lý hồ sơ theo danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành.

Quy trình lập hồ sơ được tiến hành nhưu sau: Mở hồ sơ -> Thu nhập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ -> kết thúc hồ sơ.

Trong quá trình lập hồ sơ, người có trách nhiệm lập hồ sơ cần đảm bảo hồ sơ được cập nhật đầy đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc hồ sơ. Sau khi cập nhật đủ tất cả văn bản, dữ liệu có trong hồ sơ, người lập hồ sơ rà soát lại một lần nữa các văn bản, dữ liệu có trong hồ sơ, loại bỏ các văn bản nháp, văn bản trùng lặp, xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ, điều chỉnh lại các thông tin liên quan đến tiều đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp trước khi kết thúc hồ sơ.

Hồ sơ có thể được lưu trữ dưới hai hình thức là hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử. Đối với hồ sơ giấy có thười hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, người lập hồ sơ cần phải tiến hành đánh số tờ hồ sơ và viết mục lục hồ sơ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

Trước khi tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan lưu trữ, người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại lần nữa dữ liệu có trong hồ sơ, soạn thảo bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và 2 bản "Biên bản nhận hồ sơ, tài liệu" để giao nộp cho cơ quan lưu trữ khi giao hồ sơ giấy tờ tại cơ quan lưu trữ. Bên giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.

Đối với hồ sơ điện tử, người lập hồ sơ có trách nhiệm nộp hồ sơ điện tử lên Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

- Tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư

Trong quá trình soạn thảo, ban hành văn bản cần sử dụng đến con dấu của cơ quan tổ chức. Văn thư có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Con dấu phải được bảo đảm an toàn, chỉ được phép chuyển giao con dấu cho người khác khi có sự chấp thuận bằng văn bản.

Trong quá trình sử dụng con dấu khi ban hành văn bản, văn thư cần đáp ứng các tiêu chuẩn về sử dụng con dấu như con dấu phải sử dụng dấu mực đỏ, chỉ được đóng dấu, ký số lên văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện. Khi đóng dấu lên văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền ban hành cần đảm bảo dấu đóng chìm lên 1/3 chữ ký của người ban hành.

Đối với các văn bản có phụ lục, tài liệu đính kèm thì con dấu được đóng trên văn bản chính và đóng dấu trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Trường hợp đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi được thực hiện theo quy định riêng của cơ quan, tổ chức có sử dụng con dấu.

 

4. Tiêu chuẩn nghề nghiệp đối với văn thư

Để có thể công tác với vai trò là một nhân viên văn thư, Quý vị cần đáp ứng các tiêu chuẩn về phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn theo quy định của pháp luật.

Là một văn thư, Quý vị cần có phẩm chất đạo đức:

- Có bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định với chủ nghĩa Mác - Leenin, tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng; trung thành với tổ quốc và hiến pháp nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; bảo vệ lợi ích của tổ quốc, của nhân dân.

- Thực hiện nghiêm túc chức năng, nhiệm vụ của một văn thư, tuân thủ quy định của pháp luật, sự phân công của cơ quan quản lý, có tính kỷ luật cao.

- Tận tụy, trung thực, cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư trong công việc, tuân thủ nguyên tắc giữ bí mật trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao, có lối sống lành mạnh, không ngừng nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn của bản thân.

- Tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn:

Muốn hoạt động trong ngạch văn thư, quý vị cần được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành này, có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ văn thư; ngoại ngữ; tin học, theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, Quý vị cần có khả năng nghiên cứu, áp dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư, nắm giữ được đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách pháp luật của nhà nước và những quy định của nhà nước eveef công tác văn thư; bảo vệ bí mật nhà nước; có kiến thức chuyên môn về công tác văn thư, có khả năng sử dụng và ứng dụng khoa học công nghệ trong quá trình làm việc.

Có khả năng tham gia vào quá trình kiểm tra hoạt động soạn thảo văn bản, đóng góp ý kiến trong việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, có kiến thức sâu rộng, am hiểu về tình hình, xu hướng phát triển của công tác văn thư trong nước cũng như thế giới ( Đối với ngạch văn thưu chính, ngạch văn thư).

Trên đây là toàn bộ bài viết mà Luật Minh Khuê muốn cung cấp đến bạn đọc, Nếu có thắc mắc vui lòng liên hệ tới tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến hotline 1900.6162 để được chuyên viên pháp luật tư vấn trực tiếp. XIn chân thành cảm ơn!