Văn thư hành chính là một bộ phận phụ trách các công việc của công ty như quản lý văn thư, tài sản trong công ty, tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước và tư nhân…tiếp nhận thư từ, sắp xếp phòng họp, quản lý công tác lễ tân, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm…phân loại, tổng hợp, quản lý những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, văn bản, lập hồ sơ,…

 

1. Định nghĩa Văn thư hành chính

Văn thư hành chính là một loại thủ tục trong hoạt động hành chính nhà nước bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản trong hoạt động quản lí của các cơ quan nhà nước và việc tổ chức quản lí, giải quyết văn bản trong các cơ quan đó.

Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.

Nhân viên văn thư hành chính sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tuỳ theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.

 

2. Đặc điểm của Văn thư hành chính

Đặc điểm của văn thư hành chính là mang nặng tính kĩ thuật và nghiệp vụ hành chính, công việc này đòi hỏi phải tỉ mỉ, đúng thể thức và tuỳ thuộc vào từng loại công việc. Có vụ việc đòi hỏi không nhiều giấy tờ và được giải quyết nhanh chóng. Nhưng cũng có những công việc khi giải quyết đòi hỏi phải nhiều loại giấy tờ cần đăng kí, chứng nhận, công chứng nhà nước một cách thận trong.

 

3. Kiến thức và kĩ năng của văn thư hành chính

Phát hiện được những văn bản ban hành thiếu hoặc sai thể thức

Vận dụng được phương pháp và kỹ thuật soạn thảo văn bản để soạn thảo một số văn bản về công tác văn thư

Thực hiện thành thạo các thao tác: tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày đến, đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính và bằng sổ, chuyển giao văn bản đến;

Thực hiện thành thạo các thao tác: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đóng dấu văn bản, đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính và bằng sổ, làm các thủ tục phát hành văn bản đi;

Thực hiện thành thạo các bước làm thủ tục sao và ban hành bản sao văn bản;

Xác định chính xác hồ sơ cần lập trong cơ quan, đơn vị;

Lập tương đối thành thạo hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự;

Hướng dẫn được phương pháp lập hồ sơ;

Làm thành thạo các thủ tục và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Thực hiện thành thạo các thao tác soạn thảo văn bản trên máy vi tính và quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

Kỹ thuật đánh máy văn bản đạt tốc độ 100 đập/phút;

Sử dụng thành thạo các thiết bị chuyên ngành;

Viết bìa hồ sơ, bì văn bản, giấy giới thiệu, đăng ký văn bản đến, văn bản đi, chữ rõ ràng;

- Kiến thức:

+ Trình bày được vị trí, ý nghĩa, tác dụng và nội dung của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức;

+ Trình bày được các loại văn bản, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

+ Giải thích được quy trình tổ chức quản lý văn bản đến, quy trình quản lý văn bản đi;

+ Trình bày được phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

+ Trình bày được những quy định về quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu;

+ Ứng dụng được kiến thức tin học vào soạn thảo, xử lý văn bản; quản lý, chuyển giao văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

+ Xử lý được các tình huống phát sinh trong thực thi nhiệm vụ văn thư;

+ Giúp được Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn việc xác định hồ sơ và lập hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan;

+ Giúp được Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc;

+ Hướng dẫn được nghiệp vụ văn thư cho cán bộ có trình độ nghiệp vụ thấp hơn.

- Kỹ năng:

+ Phát hiện được những văn bản ban hành thiếu hoặc sai thể thức;

+ Vận dụng được phương pháp và kỹ thuật soạn thảo văn bản để soạn thảo một số văn bản về công tác văn thư;

+ Thực hiện thành thạo các thao tác: tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày đến, đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính và bằng sổ, chuyển giao văn bản đến;

+ Thực hiện thành thạo các thao tác: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đóng dấu văn bản, đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính và bằng sổ, làm các thủ tục phát hành văn bản đi;

+ Thực hiện thành thạo các bước làm thủ tục sao và ban hành bản sao văn bản;

+ Xác định chính xác hồ sơ cần lập trong cơ quan, đơn vị;

+ Lập tương đối thành thạo hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự;

+ Hướng dẫn được phương pháp lập hồ sơ;

+ Làm thành thạo các thủ tục và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

+ Thực hiện thành thạo các thao tác soạn thảo văn bản trên máy vi tính và quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

+ Kỹ thuật đánh máy văn bản đạt tốc độ 100 đập/phút;

+ Sử dụng thành thạo các thiết bị chuyên ngành;

+ Viết bìa hồ sơ, bì văn bản, giấy giới thiệu, đăng ký văn bản đến, văn bản đi, chữ rõ ràng;

 

4. Nội dung chủ yếu của công tác văn thư

Nội dung chủ yếu của công tác văn thư hành chính bao gồm:

1) Xây dựng văn bản, soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, nhân bản, kí, ban hành văn bản;

2) Tổ chức các hoạt động liên quan đến quản lí và giải quyết văn bản, tổ chức quản lí và giải quyết công văn đến, công văn đi, công văn nội bộ, tổ chức công tác lập hồ sơ, chuẩn bị giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

3) Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu.

+ Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền. Phải lưu trữ dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty

Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản …

Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty lập và theo dõi chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên

In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban

+ Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

Chấm công hàng tháng

Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên lãnh đạo duyệt

Chi trả lương cho nhân viên cùng bộ phận kế toán

+ Công tác lễ tân

Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo

Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị … cần thiết cho các cuộc họp của công ty

Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp … của công ty với khác hàng hoặc nội bộ

+ Công tác quản lý tài sản, thiết bị

Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên

Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo từng tháng và có kế mua.

+ Quản lý hồ sơ nhân sự

-Có kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi nhân -sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động

-Theo dõi và có báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo về tình hình nhân sư hàng tháng

-Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.

Không chỉ gắn bó với những giấy tờ, hồ sơ, sổ sách trong doanh nghiệp, nhân viên văn thư hành chính còn thực hiện nhiều công việc khác nhau trong lĩnh vực hành chính văn phòng tuỳ theo sự phân công của mỗi công ty. Sau đây là bảng mô tả công việc nhân viên văn thư với những công việc chung và cơ bản để bạn tham khảo.

NHIỆM VỤ CHÍNH CÔNG VIỆC CỤ THỂ
Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ
  • Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và chuyển đi, được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền, mở sổ theo dõi hoạt động.
  • Vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn đến/đi/nội bộ.
  • Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị trực thuộc đến khi hoàn tất, có báo cáo.
  • Tổ chức lưu trữ dữ liệu, văn bản, tài liệu của công ty.
  • Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan đến các công việc và công tác quản trị hành chính.
  • In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban.
  • In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.
  • Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định. Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định và báo cáo cấp trên.
Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp
  • Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết sử dụng cho các phòng ban trong công ty và trình duyệt kế hoạch mua sắm hàng tháng.
  • Theo dõi việc sử dụng các thiết bị, tài sản văn phòng của công ty; trình duyệt và thực hiện kế hoạch bảo trì máy móc văn phòng theo tháng, quý.
  • Trình duyệt và thực hiện kế hoạch mua sắm các thiết bị văn phòng bổ sung nhằm đảm bảo được yêu cầu làm việc của nhân viên.
Nhiệm vụ lễ tân
  • Nghe điện thoại, trao đổi và chuyển thông tin liên hệ của khách hàng, đối tác đến các bộ phận liên quan.
  • Thực hiện đón tiếp khi khách đến công ty.
  • Tổ chức các cuộc hội thảo, họp nội bộ trong công ty; các cuộc họp của công ty với khách hàng, đối tác.

 

+ Chính trị, đạo đức; Thể chất và quốc phòng:

- Chính trị, đạo đức:

+ Có nhận thức đúng về chủ nghĩa Mác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh; Hiến pháp và Pháp luật của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam;

+ Có lòng yêu nước, yêu chủ nghĩa xã hội, trung thành với sự nghiệp cách mạng của Đảng Cộng sản Việt Nam và lợi ích của đất nước;

+ Có đạo đức nghề nghiệp, yêu nghề;

+ Có ý thức tổ chức kỷ luật và tác phong công nghiệp, nghiêm túc, trung thực, cần kiệm, tỷ mỷ, chính xác;

+ Tuân thủ các quy định về bảo mật.

- Thể chất và quốc phòng:

+ Có đủ sức khoẻ để công tác lâu dài, sẵn sàng phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;

+ Nắm được một số phương pháp luyện tập và đạt kỹ năng cơ bản một số môn thể dục thể thao;

+ Có kiến thức cơ bản về quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ theo quy định của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ở trình độ cao đẳng nghề;

+ Có tinh thần cảnh giác cách mạng, sẵn sàng thực hiện Luật nghĩa vụ quân sự bảo vệ Tổ quốc.