Tác giả:: Mục lục bài viết
Luật sư tư vấn:
1. Khái niệm đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng là văn bản mà bên mua gửi cho bên bán với mong muốn được bên bán cung cấp mặt hàng nhất định.
Trong thương mại quốc tế, thông thường đơn đặt hàng có nội dung của một hợp đồng mua bán ngoại thương. Nếu bên bán chấp nhận vô điều kiện đơn đặt hàng thì hợp đồng mua bán ngoại thương giữa hai bên coi như đã được kí kết.
Đơn đặt hàng là mẫu văn bản được dùng khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu cần đặt hàng mua hàng hóa với số lượng cụ thể. Sử dụng mẫu đơn đặt hàng khi bạn có nhu cầu đặt số lượng hàng hóa lớn và yêu cầu bên cung cấp giao hàng đúng thời điểm và chất lượng dịch vụ.
Đơn đặt hàng (tiếng Anh là Purchase order) là giấy tờ dùng để xác minh các vấn đề đặt hàng số lượng lớn đúng thời gian và chất lượng dịch vụ trong trao đổi giao dịch.
2. Chức năng của hệ thống quản lý bán hàng
- Tên của bên bán, bên mua
- Tên hàng, số lượng, đơn giá, loại tiền
- Thời gian và điều kiện giao hàng
- Điều kiện thanh toán, thời gian thanh toán
- Chữ ký của bên bán và bên mua
Trong thời đại bùng nổ công nghệ 4.0 như hiện nay, một hệ thống giúp quản lý việc bán hàng là không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý chính là những phần mềm quản lý bán hàng, giúp cho người dùng đặc biệt là các doanh nghiệp kiểm soát quản lý được hàng hóa một cách chặt chẽ hơn. Việc quản lý của hệ thống sẽ được kiểm soát trong tất cả các khâu: Nhập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,…
Có một hệ thống giúp quản lý bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được hoạt động kinh doanh của mình, cụ thể thông qua những chức năng của hệ thống quản lý bán hàng.
- Chức năng quản lý đơn hàng
Đương nhiên không thể không kể tới chức năng quản lý đơn hàng của các phần mềm quản lý, đây là chức năng tối quan trọng giúp việc bán hàng và quản lý bán hàng hiệu quả hơn
- Chức năng quản lý kho hàng hóa
Bất kể người kinh doanh nào cũng biết việc quản lý tốt số lượng hàng hóa trong kho góp phần tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Do đó chức năng quản lý hàng hóa của phần mềm quản lý bán hàng là chức năng vô cùng quan trọng, không thể thiếu.
- Chức năng báo cáo
Trong kinh doanh, để quản lý tốt việc bán hàng thì không thể không quan tâm đến việc báo cáo. Vì thế phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế với chức năng hỗ trợ xuất báo cáo tự động một cách chính xác nhất. Có thể chia các dạng báo cáo thành bốn mảng lớn: báo cáo bán hàng; báo cáo tồn kho; báo cáo doanh thu theo ngày, tuần hay tháng.
- Quản lý tài chính
Phần mềm còn hỗ trợ hữu ích người kinh doanh về vấn đề quản lý tài chính kế toán, quản lý tiền mặt, tiền công nợ khách hàng, tiền hàng, tiền đơn vị giao hàng thu hộ, tiền thuế, tiền thuê mặt bằng,… và các khoản thu chi khác trong kinh doanh.
- Quản lý khách hàng
Thông tin khách hàng được phần mềm lưu trữ lại để người bán hàng dễ dàng nhận biết khách hàng là khách mới hay khách cũ, khách quen để có chương trình bán hàng và tri ân hợp lý.
3. Tầm quan trọng của đơn hàng
Chiến lược thực hiện đơn hàng cũng xác định điểm de-khớp nối trong chuỗi cung ứng, trong đó mô tả các điểm trong hệ thống nơi mà "đẩy" (hoặc dự báo-driven) và "kéo" (hoặc xem theo nhu cầu quản lý chuỗi nhu cầu) các yếu tố của chuỗi cung ứng đáp ứng. Điểm tách rời luôn là một bộ đệm tồn kho cần thiết để phục vụ cho sự khác biệt giữa dự báo bán hàng và nhu cầu thực tế (tức là lỗi dự báo). Thông thường, tỷ lệ P: D càng cao, công ty càng dựa vào dự báo và hàng tồn kho. Hal Mather gợi ý ba cách để giải quyết "tình huống khó xử" này:
1. Cải thiện độ chính xác dự báo
2. Cung cấp cho sự linh hoạt
3. Xây dựng quy trình nhận biết lỗi dự báo và nhanh chóng sửa kế hoạch sản xuất
Nó đã trở nên ngày càng cần thiết để di chuyển điểm khử khớp trong chuỗi cung ứng để giảm thiểu sự phụ thuộc vào dự báo và để tối đa hóa các yếu tố chuỗi cung ứng phản ứng hoặc theo nhu cầu. Sáng kiến này trong các yếu tố phân phối của chuỗi cung ứng tương ứng với các sáng kiến đúng lúc do Toyota tiên phong.
Chiến lược thực hiện đơn hàng cũng có ý nghĩa mạnh mẽ về cách các công ty tùy chỉnh sản phẩm của họ và đối phó với sự đa dạng của sản phẩm.[6] Các chiến lược có thể được sử dụng để giảm thiểu tác động của sự đa dạng sản phẩm bao gồm mô đun hóa, gói tùy chọn, cấu hình muộn và chiến lược xây dựng theo thứ tự (BTO), tất cả đều được gọi là chiến lược tùy biến đại chúng. Điểm tách rời có thể nhấn mạnh hơn nhiều vào chuỗi cung ứng dựa trên quy trình cũng như bản chất của cấu hình chuỗi cung ứng.
4. Vai trò của đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng giống như sự thoả thuận giữa hai bên, giúp giao dịch mua bán thuận lợi hơn.
Bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện giao dịch mua bán xảy ra rủi ro thì việc sử dụng đơn đặt hàng sẽ giúp các bên bảo vệ được được quyền lợi của mình như:
- Khi bên mua hàng từ chối trong việc trả tiền dịch vụ hoặc hàng hoá, người bán sẽ được bảo vệ
- Giúp bên mua hàng truyền tải được những mong muốn của họ tới người bán thông qua các nội dung ghi nhận trong đơn đặt hàng
- Quy trình mua bán trở nên đúng theo tiêu chuẩn và hợp lý hơn trong việc đặt hàng.
Quản lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh, là quá trình duyệt thông tin của khách hàng từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối.
Qúa trình này giúp kết dẫn doanh nghiệp với người tiêu dùng có nhu cầu. Xử lý tốt quá trình này giúp tăng uy tín doanh nghiệp, xây dựng lượng khách hàng trung thành đồng thời khắc phục những thiếu sót/ hạn chế của sản phẩm/ dịch vụ.
Nếu như chất lượng sản phẩm/ dịch vụ tốt quyết định đến hành vi mua hàng của khách thì quản lý đơn hàng cũng đóng vai trò không nhỏ cho việc khách hàng có hoặc không quay trở lại sử dụng sản phẩm doanh nghiệp bạn cung cấp.
Quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát được nhu cầu, số lượng, yêu cầu đặc biệt và thời gian nhận hàng. Qua đó, nhà quản lý phân loại yêu cầu của khách hàng đồng thời lên kế hoạch cung cấp/ bàn giao sản phẩm kịp thời gian. Nhà cung cấp đó hoặc sẽ thực hiện đơn hàng này bằng hàng tồn kho hoặc sản xuất mới.
Theo thời gian, quản lý đơn hàng theo phương thức truyền thống đã trở nên kém phù hợp (tốn thời gian, hoạt động chồng chéo), chậm tiến độ. Trong một số trường hợp, quản lý đơn hàng theo phương thức truyền thống còn xảy ra thất lạc thông tin, chậm trễ trong phản hồi với khách hàng dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng, gây ấn tượng xấu với uy tín doanh nghiệp.
Trong xu thế phát triển mạnh mẽ hiện nay, đang có sự dịch chuyển dần sang tự động hóa doanh nghiệp. Cụ thể, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hệ thống trong quản lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng và quản trị doanh nghiệp. Quản lý đơn hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả. Cụ thể: Nhập chỉ một lần duy nhất dữ liệu cho một đơn hàng, hệ thống sẽ tự động hóa trong xử lý đơn hàng, tích hợp với hệ thống đặt hàng liên quan để duy trì tính toàn vẹn dữ liệu giúp đảm bảo đơn hàng luôn ở trong trạng thái sẵn sàng phục vụ khách.
5. Mẫu đặt hàng (Purchase Order)
.
Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162
Mẫu đặt hàng (Purchase Order)
| Ngày: __________________ | Terms/Conditions __________________ |
| Purchase Order # ________________ | Ship Via __________ |
| Requested By ______________________ | Ship To ___________ |
| Date Needed By ____________________ | __________________ |
| Account Debited ___________________ | _________________ |
| Stock Control # | Chi tiết | Số lượng | Giá | Total |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
________________________________________ |
Total |
| ||
Authorized Signature
6. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất
Câu hỏi: Người ký lên biên bản giao nhận của hai bên chỉ là nhân viên giao hàng (bên khách hàng) và thủ kho (của công ty em) như vậy biên bản giao nhận này có hợp lệ, hợp pháp hay không. Biên bản giao nhận hàng hóa có phải theo mẫu quy định hay không ? Mong luật sư tư vấn giúp. Cảm ơn.
Người gửi : NGUYEN THI NGOAN
Luật sư trả lời:
Hiện nay pháp luật không quy định về mẫu hay nội dung của biên bản giao nhận hàng hóa, bản chất của biên bản giao nhận hàng hóa hai bên lập nên là để xác nhận chắc chắn về việc một bên đã giao hàng và một bên đã nhận hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Nên bên giao hàng hay bên nhận hàng làm biên bản giao nhận hàng hóa đều được. Biên bản giao nhận để hợp pháp thì phải có dấu của công ty và chữ ký tươi của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền.
Để giúp các bạn trong quá trình làm việc, Luật Minh Khuê xin gửi tới các bạn mẫu Biên bản giao hàng tham khảo như sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-------***-------
BIÊN BẢN GIAO HÀNG
Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 20……, tại cảng …….., hai bên gồm:
BÊN BÁN (Bên A):
CÔNG TY ........................................................
Địa chỉ trụ sở chính: ........................................
Đại diện bởi ông : ............................................
Chức danh : Giám đốc/Tổng giám đốc
Số điện thoại : .......... Fax: ............................
MST : ...............................................................
BÊN MUA (Bên B):
CÔNG TY ........................................................
Địa chỉ trụ sở chính: ........................................
Đại diện bởi ông : ............................................
Chức danh : Giám đốc/Tổng giám đốc
Số điện thoại : ................ Fax: ........................
MST : ...............................................................
Căn cứ vào hợp đồng mua bán số ………..........., bên A giao hàng cho bên B và hai bên tiến hành xác lập biên bản giao hàng theo các điều kiện sau:
Điều 1. Bên A giao hàng cho bên B mặt hàng :.......
..................................................................................
...................................................................................
..................................................................................
Điều 2. Số lượng, đơn giá,trị giá.
- Số lượng: ...............................................................
- Tương đương với Trị giá: theo HD ........... đồng (đã bao gồm 10% thuế VAT).
(Bằng chữ: ……… ).
Điều 3. Bên A xác nhận đã giao và bên B xác nhận đã nhận đủ số lượng là …… với tổng trị giá đã bao gồm thuế VAT là: …… Bên B có trách nhiệm thanh toán trị giá tiền hàng trên cho Bên A trước ngày …./....../20…..
Điều 4. Trong trường hợp bên B không thực hiện đúng cam kết trong biên bản giao hàng này và làm thiệt hại đến kinh tế của bên A thì bên A có quyền chủ động đưa sự việc này ra trước cơ quan pháp luật để giải quyết.
Biên bản xác nhận công nợ này được làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau./.
| ĐẠI DIỆN BÊN A (Ký và ghi rõ họ tên) | ĐẠI DIỆN BÊN B (ký và ghi rõ họ tên) |
Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp. Trân trọng cảm ơn!
