Mục lục bài viết

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng sâu rộng, tài liệu lưu trữ số đã trở thành một bộ phận quan trọng của hệ thống thông tin quốc gia, phản ánh toàn diện hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong môi trường điện tử. Không chỉ dừng lại ở việc tạo lập và lưu trữ, vấn đề bảo quản, sử dụng và tiêu hủy tài liệu lưu trữ số đặt ra những yêu cầu đặc biệt nhằm bảo đảm an toàn dữ liệu, tính toàn vẹn thông tin và giá trị pháp lý của tài liệu. Vì vậy, pháp luật đã quy định rõ các nguyên tắc và cách thức xử lý đối với tài liệu lưu trữ số trong suốt vòng đời của chúng.

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ số được thu nộp như thế nào?

Theo khoản 1 Điều 36 Luật lưu trữ 2024, Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số là một khâu quan trọng trong quản lý tài liệu số, nhằm bảo đảm tính pháp lý, toàn vẹn thông tin, an toàn và khả năng khai thác lâu dài. Quá trình này không chỉ áp dụng cho các tài liệu được tạo lập trực tiếp dưới dạng số mà còn liên quan đến những hồ sơ, tài liệu gốc dưới dạng giấy khi được chuyển đổi sang dạng số để lưu trữ. Việc thu nộp cần tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình và cấu trúc dữ liệu đã được quy định để đảm bảo sự đồng bộ, chính xác và tin cậy của thông tin trong môi trường điện tử.

Hồ sơ, tài liệu số phải được thu nộp theo quy trình chuẩn, đảm bảo mọi bước từ tạo lập, kiểm tra, xác thực đến truyền nhận được thực hiện theo thứ tự khoa học và thống nhất. Tiêu chuẩn và cấu trúc dữ liệu của hồ sơ, tài liệu nộp giúp hệ thống hóa thông tin, dễ dàng tra cứu, quản lý và khai thác trong các cơ quan, tổ chức. Việc kiểm tra xác thực trong quá trình thu nộp nhằm bảo đảm rằng hồ sơ, tài liệu số là chính xác, đầy đủ, không bị mất mát hay sai lệch, đồng thời xác định rõ nguồn gốc và tính hợp pháp của tài liệu.

Trong trường hợp hồ sơ đi kèm tài liệu giấy, các tài liệu này phải được số hóa trước khi nộp vào hệ thống lưu trữ số. Việc số hóa giúp bảo vệ giá trị gốc của tài liệu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, tra cứu và sử dụng lâu dài. Quá trình thu nộp tài liệu giấy chuyển đổi sang số phải tuân thủ đầy đủ các quy định, đảm bảo toàn vẹn nội dung và bố cục của tài liệu gốc, đồng thời được thực hiện theo các hướng dẫn cụ thể nêu tại Điều 17, 18 và 19 của Luật liên quan.

Như vậy, việc thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số được thực hiện một cách có hệ thống, đảm bảo an toàn, chính xác và toàn vẹn thông tin. Đồng thời, việc số hóa tài liệu giấy đi kèm giúp hoàn thiện hồ sơ lưu trữ, bảo vệ giá trị pháp lý và phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý, tra cứu và khai thác thông tin trong môi trường số hóa hiện đại.

2. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ số được thực hiện như thế nào?

Theo khoản 2 Điều 34 Luật lưu trữ 2024, sửa đổi bởi Điểm a Khoản 1 Điều 43 Luật An ninh mạng 2025, Bảo quản tài liệu lưu trữ số là một trong những bước then chốt để bảo đảm tính pháp lý, giá trị thông tin, độ tin cậy và khả năng sử dụng lâu dài của tài liệu trong môi trường số hóa. Việc bảo quản không chỉ bao gồm lưu trữ vật lý và kỹ thuật số mà còn phải đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên môn, cấu trúc dữ liệu, an toàn thông tin, toàn vẹn nội dung và khả năng truy cập. Quá trình này đòi hỏi sự kết hợp giữa nghiệp vụ lưu trữ truyền thống và các giải pháp công nghệ hiện đại để duy trì giá trị của tài liệu số qua thời gian, bất chấp sự thay đổi của công nghệ và môi trường lưu trữ.

- Tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng các tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; bảo đảm tính toàn vẹn, thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt

Tài liệu số phải được quản lý theo chuẩn định dạng, cấu trúc dữ liệu và quy trình nghiêm ngặt. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn này giúp đảm bảo thông tin luôn nguyên vẹn, dễ truy xuất và sử dụng, đồng thời bảo vệ tài liệu khỏi việc thay đổi hoặc mất mát. Phương pháp bảo quản chuyên môn và nghiệp vụ riêng biệt đảm bảo rằng tài liệu số được xử lý, lưu trữ và khai thác đúng cách, phù hợp với đặc thù công nghệ số.

- Tài liệu lưu trữ số phải bảo quản an toàn, toàn vẹn về nội dung và khuôn dạng, bảo đảm được xác thực lâu dài, khả năng truy cập và được chuyển đổi phù hợp với sự thay đổi của công nghệ, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về an toàn thông tin mạng

Bảo quản tài liệu số không chỉ là lưu trữ dữ liệu mà còn phải duy trì toàn vẹn nội dung và hình thức trình bày. Việc này đảm bảo rằng tài liệu số vẫn giữ được giá trị pháp lý và giá trị sử dụng trong thời gian dài. Đồng thời, tài liệu số cần được cập nhật và chuyển đổi sang các định dạng mới phù hợp với sự thay đổi của công nghệ để đảm bảo khả năng truy cập liên tục và tuân thủ các quy định về an toàn thông tin mạng.

- Thời hạn lưu trữ dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số như thời hạn lưu trữ của tài liệu lưu trữ số

Dữ liệu chủ là phần quan trọng nhất của tài liệu số, bao gồm các thông tin định danh, nguồn gốc, thời gian tạo lập và nội dung chính. Việc xác định thời hạn lưu trữ dữ liệu chủ đồng thời với thời hạn lưu trữ của toàn bộ tài liệu giúp bảo đảm rằng thông tin quan trọng được duy trì đầy đủ và đúng thời hạn theo quy định pháp luật, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và khai thác trong tương lai.

- Tài liệu lưu trữ số được bảo quản trong kho lưu trữ số theo đơn vị là hồ sơ hoặc tài liệu

Bảo quản theo đơn vị hồ sơ hoặc tài liệu giúp hệ thống hóa và quản lý tài liệu số một cách khoa học, đảm bảo tính liên kết giữa các tài liệu cùng hồ sơ, duy trì trật tự và dễ dàng trong việc tra cứu, kiểm soát và khai thác. Việc lưu trữ theo đơn vị cũng giúp phân định rõ trách nhiệm quản lý và bảo vệ từng nhóm tài liệu, đồng thời nâng cao hiệu quả tổ chức lưu trữ trong môi trường số hóa.

Như vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ số là một quá trình phức hợp, kết hợp các tiêu chuẩn kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ và yêu cầu pháp lý. Việc tuân thủ các quy định về bảo quản không chỉ bảo vệ giá trị thông tin và pháp lý của tài liệu mà còn đảm bảo khả năng khai thác lâu dài, an toàn và hiệu quả trong môi trường số hóa hiện đại.

3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ số được thực hiện như thế nào?

Theo khoản 3 Điều 34 Luật lưu trữ 2024, Tài liệu lưu trữ số là nguồn thông tin quan trọng, vừa có giá trị pháp lý vừa phục vụ nhu cầu quản lý, nghiên cứu, tra cứu và khai thác của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Việc sử dụng tài liệu số phải được thực hiện một cách khoa học, an toàn, bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin và phù hợp với nhu cầu của người sử dụng. Quy trình sử dụng không chỉ đảm bảo quyền truy cập mà còn bảo vệ giá trị pháp lý, nội dung và bố cục của tài liệu gốc.

- Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ số có thể được khai thác bằng nhiều phương thức khác nhau, bao gồm việc đọc trực tiếp trên hệ thống, cấp bản sao điện tử, hoặc trích xuất thông tin phục vụ nghiên cứu, quản lý và tra cứu. Các hình thức sử dụng này phải được kiểm soát, bảo đảm rằng thông tin được trích xuất chính xác, đầy đủ và không làm thay đổi nội dung của tài liệu gốc. Việc sử dụng dữ liệu từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số còn giúp khai thác thông tin một cách nhanh chóng, có hệ thống, đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khác nhau trong xã hội và cơ quan nhà nước.

- Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua bản dành cho người sử dụng

Bản dành cho người sử dụng là phiên bản tài liệu được chuyển đổi khuôn dạng, điều chỉnh cấu trúc hoặc cách thức hiển thị để phục vụ nhu cầu tra cứu, nghiên cứu hoặc quản lý của người dùng, nhưng vẫn bảo đảm giữ nguyên nội dung như bản gốc. Việc tạo bản dành cho người sử dụng giúp tăng tính tiện lợi, trực quan và hiệu quả trong khai thác tài liệu, đồng thời bảo vệ bản gốc khỏi việc chỉnh sửa, hư hại hoặc lạm dụng. Bản dành cho người sử dụng phải được thiết kế phù hợp với công tác quản lý, yêu cầu nghiệp vụ và khả năng tiếp cận của từng đối tượng sử dụng, đồng thời đảm bảo tính nhất quán, chính xác và toàn vẹn thông tin.

Như vậy, việc sử dụng tài liệu lưu trữ số được thực hiện thông qua nhiều hình thức linh hoạt nhưng vẫn bảo đảm an toàn, toàn vẹn, pháp lý và khả năng truy cập lâu dài. Quy trình sử dụng này không chỉ nâng cao hiệu quả khai thác thông tin mà còn duy trì giá trị và tính pháp lý của tài liệu lưu trữ số trong môi trường số hóa hiện đại.

4. Việc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị được thực hiện như thế nào?

Theo khoản 3 Điều 34 Luật lưu trữ 2024, Hủy tài liệu lưu trữ số là bước quan trọng trong quản lý vòng đời tài liệu, nhằm bảo đảm rằng hệ thống lưu trữ luôn gọn gàng, hiệu quả và chỉ giữ lại các tài liệu còn giá trị pháp lý, lịch sử hoặc nghiệp vụ. Việc hủy tài liệu số phải được thực hiện cẩn thận, theo nguyên tắc bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn thông tin và tránh ảnh hưởng đến các tài liệu khác trong cùng hệ thống. Hủy tài liệu không chỉ là xóa dữ liệu mà còn phải xem xét mối liên hệ giữa các tài liệu để không làm mất thông tin quan trọng.

- Tài liệu lưu trữ số hết giá trị khi tài liệu đó không có mối liên kết với tài liệu lưu trữ số khác có thời hạn lưu trữ dài hơn trong cùng hệ thống

Một tài liệu lưu trữ số được xem là hết giá trị khi nó không còn liên quan đến các tài liệu khác có thời hạn lưu trữ dài hơn, nghĩa là việc xóa bỏ tài liệu này sẽ không làm mất thông tin hoặc phá vỡ trật tự, liên kết dữ liệu trong hệ thống lưu trữ. Nguyên tắc này giúp bảo vệ tính toàn vẹn của các tài liệu còn giá trị, đồng thời đảm bảo rằng việc hủy bỏ không ảnh hưởng đến quá trình quản lý, tra cứu hoặc khai thác thông tin của các tài liệu khác.

- Khi hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị phải đồng thời hủy toàn bộ dữ liệu chủ của tài liệu đó và tài liệu giấy đã được số hóa (nếu có)

Việc hủy tài liệu số phải đồng thời loại bỏ dữ liệu chủ, bao gồm các thông tin định danh, nguồn gốc, nội dung chính và các dữ liệu quan trọng liên quan. Nếu tài liệu gốc từng tồn tại dưới dạng giấy và đã được số hóa, bản giấy cũng phải được hủy để đảm bảo tính đồng bộ, tránh lưu trữ dư thừa và bảo vệ an toàn thông tin. Việc thực hiện hủy đồng bộ này giúp ngăn chặn việc sử dụng trái phép, mất kiểm soát hoặc nhầm lẫn thông tin, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu số trong toàn bộ hệ thống.

Như vậy, việc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị được thực hiện theo nguyên tắc kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm không làm mất mát thông tin quan trọng và duy trì sự an toàn, toàn vẹn của hệ thống lưu trữ. Việc hủy đồng bộ giữa dữ liệu số và tài liệu giấy (nếu có) cũng giúp tối ưu hóa quản lý vòng đời tài liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng và bảo vệ thông tin trong môi trường số hóa.

5. Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ số trong ngành quốc phòng, công an và ngoại giao được quy định như thế nào?

Theo khoản 5,6 Luật lưu trữ 2024, Việc quản lý tài liệu lưu trữ số trong các ngành đặc thù như quốc phòng, công an và ngoại giao không chỉ đòi hỏi tuân thủ các quy định chung về thu nộp, bảo quản, sử dụng và hủy tài liệu số mà còn phải đáp ứng các yêu cầu đặc thù về bảo mật, an toàn thông tin và xác thực trong hoạt động nghiệp vụ. Các cơ quan đầu ngành có trách nhiệm cụ thể trong việc thiết lập và triển khai các nguyên tắc, tiêu chuẩn và giải pháp kỹ thuật nhằm bảo đảm hiệu quả, an toàn và hợp pháp trong quản lý tài liệu số.

Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an và Bộ trưởng Bộ Ngoại giao có thẩm quyền quy định nguyên tắc thu nộp, bảo quản, sử dụng và hủy tài liệu lưu trữ số của ngành mình. Việc này đảm bảo rằng các tài liệu quan trọng của ngành được quản lý theo đúng tiêu chuẩn, bảo vệ tính toàn vẹn, giá trị pháp lý, an toàn và khả năng khai thác lâu dài, đồng thời phù hợp với đặc thù công tác của từng ngành.

Đối với lĩnh vực liên quan đến bảo mật, an toàn thông tin và xác thực trong quản lý tài liệu, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng chủ trì phối hợp với các Bộ liên quan xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật. Đồng thời, cơ quan này triển khai các giải pháp về bảo mật, xác thực, chữ ký số chuyên dùng công vụ, đặc biệt trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của các cơ quan Đảng và Nhà nước thuộc quản lý nhà nước về cơ yếu. Việc này vừa đảm bảo an toàn thông tin, vừa bảo vệ quyền lợi quốc gia, duy trì tính bí mật và hiệu quả trong quản lý tài liệu số, đáp ứng yêu cầu đặc thù của ngành.

Như vậy, nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ số trong các ngành quốc phòng, công an và ngoại giao được xây dựng và thực hiện dựa trên cơ sở pháp lý chặt chẽ, kết hợp giữa quy định chung và tiêu chuẩn đặc thù, nhằm bảo đảm an toàn, toàn vẹn, khả năng truy cập và giá trị pháp lý lâu dài của tài liệu số trong môi trường nghiệp vụ đặc thù.

Kết luận

Việc bảo quản, sử dụng và tiêu hủy tài liệu lưu trữ số theo đúng quy định không chỉ giúp bảo đảm an toàn thông tin, duy trì giá trị pháp lý của tài liệu mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý trong môi trường số. Khi các quy trình này được thực hiện một cách chặt chẽ, khoa học và đồng bộ, tài liệu lưu trữ số sẽ phát huy tối đa vai trò của mình trong phục vụ hoạt động quản lý, nghiên cứu và phát triển xã hội, đồng thời đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính và xây dựng chính phủ số trong tương lai.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.