1. Trách nhiệm hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

Căn cứ vào Điều 29 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ được ban hành kèm theo Quyết định 1032/QĐ-BNV năm 2020, chúng ta có những quy định cụ thể về trách nhiệm liên quan đến việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Dưới đây là chi tiết các trách nhiệm được quy định:

- Trách nhiệm của Bộ trưởng:

+ Bộ trưởng có trách nhiệm phê duyệt Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan.

+ Bộ trưởng chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ.

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ:

+ Chánh Văn phòng Bộ tham mưu và giúp Bộ trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ.

+ Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; cũng như chỉ đạo việc xây dựng và trình Bộ trưởng ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan vào cuối tháng 12 hàng năm.

+ Chánh Văn phòng Bộ tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị:

+ Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Quy chế này và quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

+ Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị, chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

- Trách nhiệm của công chức, viên chức, người lao động

+ Công chức, viên chức, người lao động phải nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục lại Quy chế này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại trình Lãnh đạo Bộ đồng ý bằng văn bản và gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

+ Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao hồ sơ, tài liệu công việc đã kết thúc cho Lưu trữ cơ quan; bàn giao hồ sơ, tài liệu công việc chưa kết thúc cho người kế nhiệm theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị; không giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.

Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm đôn đốc công chức, viên chức và người lao động của đơn vị mình trong việc bàn giao tài liệu trước khi chuyển công tác, thôi việc, đi học tập dài ngày, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.

- Trách nhiệm của Văn thư Bộ

Văn thư Bộ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ và công chức, viên chức, người lao động lập hồ sơ công việc; nộp lưu hồ sơ, tài liệu; thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

Tóm lại, trong quá trình quản lý và bảo quản hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, có một số trách nhiệm cụ thể được phân chia cho các đơn vị và cá nhân liên quan. Dưới đây là một số trách nhiệm cụ thể:

- Trách nhiệm của Bộ trưởng: Bộ trưởng đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chịu trách nhiệm cao nhất trong việc quản lý hồ sơ và bảo quản chúng vào Lưu trữ cơ quan. Bộ trưởng phải đảm bảo rằng quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ diễn ra đúng quy định và đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của các tài liệu.

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ: Chánh Văn phòng Bộ hoặc người đứng đầu phòng Văn thư có trách nhiệm hướng dẫn, giám sát và điều phối quá trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ. Họ phải đảm bảo rằng các đơn vị và cá nhân trong cơ quan thực hiện đúng quy trình và thời hạn quy định.

- Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị: Các Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan có trách nhiệm tổ chức và quản lý việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ theo đúng quy định. Họ cũng phải đảm bảo rằng tất cả các tài liệu cần thiết được thu thập, tổ chức và bảo quản một cách cẩn thận.

- Trách nhiệm của công chức, viên chức, người lao động: Tất cả các công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan đều có trách nhiệm tham gia tích cực vào việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ. Họ phải tuân thủ đúng quy trình và thời hạn quy định, đồng thời đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của các tài liệu.

- Trách nhiệm của Văn thư Bộ: Các cán bộ làm công tác văn thư trong cơ quan có trách nhiệm hỗ trợ và thực hiện các công việc liên quan đến việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ. Họ cũng phải đảm bảo rằng quá trình này diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.

 

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ và lưu trữ cơ quan

Theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ được ban hành kèm theo Quyết định 1032/QĐ-BNV năm 2020, thì thời hạn nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan đã được nêu cụ thể tại khoản 2 Điều 28 như sau:

Theo khoản 2, thời hạn nộp lưu hồ sơ và tài liệu được chia thành hai loại như sau:

- Đối với hồ sơ và tài liệu xây dựng cơ bản: Thời hạn nộp lưu là 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán. Điều này áp dụng cho các hồ sơ và tài liệu liên quan đến việc xây dựng cơ bản, bao gồm nhưng không giới hạn trong việc xây dựng các công trình, công viên, cầu đường, hệ thống cấp nước và cống rãnh, điện lưới, hạ tầng kỹ thuật và các công trình tương tự. Sau khi công trình hoàn thành và quyết toán, hồ sơ và tài liệu liên quan phải được nộp lưu trữ vào cơ quan Lưu trữ cụ thể trong vòng 03 tháng.

- Đối với hồ sơ và tài liệu khác: Thời hạn nộp lưu là 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. Điều này áp dụng cho các hồ sơ và tài liệu không thuộc loại xây dựng cơ bản, bao gồm nhưng không giới hạn trong việc lưu trữ các hồ sơ văn bản, báo cáo, biên bản họp, tài liệu nghiên cứu, hợp đồng, hồ sơ nhân sự, và các hồ sơ và tài liệu khác liên quan đến hoạt động và công việc của cơ quan. Sau khi công việc hoàn thành, hồ sơ và tài liệu liên quan phải được nộp lưu trữ vào cơ quan Lưu trữ cụ thể trong vòng 01 năm.

Điều này có nghĩa là các cơ quan và tổ chức phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thời hạn nộp lưu hồ sơ và tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của Bộ Nội vụ. Việc nộp đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng lưu trữ của hồ sơ và tài liệu không chỉ giúp cho công tác quản lý thông tin trở nên hiệu quả hơn, mà còn đảm bảo tính minh bạch, truy xuất thông tin và bảo tồn tài liệu trong lâu dài.

 

3. Lưu ý

Lưu ý quan trọng là các quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan có thể thay đổi tùy theo từng cơ quan, tổ chức. Điều này có nghĩa là mỗi cơ quan, tổ chức có thể có các quy định riêng về thời hạn và quy trình nộp hồ sơ vào Lưu trữ.

Vì vậy, để thực hiện đúng nghĩa vụ và trách nhiệm của mình, cần phải tham khảo và tuân thủ quy định cụ thể của từng cơ quan, tổ chức. Điều này đảm bảo rằng quy trình lưu trữ và bảo quản hồ sơ diễn ra một cách chính xác và hiệu quả.

Các quy định cụ thể này có thể bao gồm thời hạn nộp hồ sơ, các biểu mẫu và văn bản liên quan, yêu cầu về việc lập hồ sơ và đóng gói, cách thức giao nộp hồ sơ, và các quy trình kiểm tra và xác nhận tại cơ quan Lưu trữ.

Để đảm bảo tuân thủ quy định, cần liên hệ và tìm hiểu thông tin từ cơ quan, tổ chức mà bạn liên quan để biết được quy trình và yêu cầu cụ thể. Điều này giúp đảm bảo rằng hồ sơ và tài liệu được lưu trữ và bảo quản đúng quy trình và đáp ứng yêu cầu của cơ quan, tổ chức đó.

Việc thực hiện đúng quy định và quy trình nộp hồ sơ vào Lưu trữ không chỉ giúp duy trì sự tổ chức và tiện lợi trong công tác lưu trữ, mà còn đảm bảo tính minh bạch, truy xuất thông tin và bảo tồn tài liệu lâu dài cho cơ quan, tổ chức.

Bài viết liên quan: Thời gian lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình, hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành, bảo trì công trình?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về vấn đề:  Ai có trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan? Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn và rất hân hạnh được đồng hành cùng quý khách!