Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành xu thế tất yếu, việc số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng thông tin một cách nhanh chóng và linh hoạt. Tuy nhiên, để bản số hóa có thể thay thế và mang giá trị pháp lý tương đương với tài liệu lưu trữ được số hóa, pháp luật đặt ra những yêu cầu chặt chẽ nhằm bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và độ tin cậy của thông tin. Việc xác định rõ các điều kiện này có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực sử dụng của tài liệu trong môi trường số.
1. Bản số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ được số hóa khi đáp ứng các yêu cầu nào?
Theo khoản 1 Điều 34 Luật lưu trữ 2024, Bản số hóa tài liệu lưu trữ là phiên bản điện tử của tài liệu gốc được chuyển đổi từ dạng vật lý sang dạng số. Để bản số hóa này được công nhận về mặt pháp lý và có giá trị sử dụng như tài liệu gốc, cần phải đáp ứng một số yêu cầu nghiêm ngặt, đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng truy cập và xác thực nguồn gốc. Việc tuân thủ các yêu cầu này vừa bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các chủ thể, vừa đảm bảo rằng bản số hóa có thể thay thế hoặc đồng hành cùng tài liệu gốc trong lưu trữ, quản lý, tra cứu và khai thác thông tin.
- Thông tin trong bản số hóa tài liệu lưu trữ bảo đảm toàn vẹn như thông tin trong tài liệu lưu trữ được số hóa
Bản số hóa phải giữ nguyên nội dung, thông tin và giá trị của tài liệu gốc. Toàn vẹn ở đây nghĩa là dữ liệu không bị mất mát, sai lệch hay thay đổi so với bản gốc trong quá trình số hóa, xử lý hoặc lưu trữ. Yêu cầu này bảo đảm rằng bản số hóa có thể được sử dụng chính thức thay thế cho tài liệu gốc khi cần, đồng thời giữ nguyên giá trị pháp lý và nội dung thông tin cần thiết.
- Có khả năng truy cập và sử dụng
Bản số hóa cần được lưu trữ theo phương thức cho phép truy cập và sử dụng đầy đủ. Điều này giúp người quản lý, người nghiên cứu hoặc các cơ quan, tổ chức khai thác thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và thuận tiện. Khả năng truy cập và sử dụng cũng bao gồm việc tương thích với các hệ thống quản lý dữ liệu hiện đại, đảm bảo rằng thông tin có thể được tra cứu, đọc, in hoặc sao chép khi cần thiết.
- Có dấu hiệu nhận biết do được số hóa và được cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xác thực
Mỗi bản số hóa phải được gắn dấu hiệu nhận biết, cho phép phân biệt với tài liệu gốc và các bản sao khác. Đồng thời, bản số hóa cần được xác thực bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền để đảm bảo tính hợp pháp, tin cậy và giá trị pháp lý. Yêu cầu này giúp người sử dụng xác minh được nguồn gốc, quyền sở hữu và tính chính xác của tài liệu, đồng thời tăng cường bảo vệ bản quyền và trách nhiệm quản lý tài liệu.
Như vậy, bản số hóa tài liệu lưu trữ chỉ có giá trị pháp lý khi đảm bảo toàn vẹn thông tin, khả năng truy cập và sử dụng, đồng thời có dấu hiệu nhận biết và được xác thực hợp pháp. Việc tuân thủ đầy đủ các yêu cầu này không chỉ bảo vệ giá trị pháp lý và thông tin của tài liệu mà còn góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác nguồn tư liệu trong môi trường số hóa.
2. Thẩm quyền xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?
Theo khoản 2 Điều 34 Luật lưu trữ 2024, Bản số hóa tài liệu lưu trữ chỉ có giá trị pháp lý và được công nhận trong quản lý, tra cứu, khai thác khi có sự xác thực của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền. Việc xác thực bản số hóa không chỉ đảm bảo tính hợp pháp và đáng tin cậy của tài liệu mà còn bảo vệ quyền lợi, trách nhiệm và quyền sở hữu thông tin của các chủ thể liên quan.
Đồng thời, đây là cơ sở để các bản số hóa có thể thay thế hoặc đồng hành cùng tài liệu gốc trong các hoạt động hành chính, nghiên cứu, giáo dục, văn hóa và pháp lý. Thẩm quyền xác thực được phân định rõ ràng nhằm bảo đảm rằng mỗi bản số hóa luôn phản ánh chính xác nội dung, nguồn gốc và trạng thái ban đầu của tài liệu gốc, đồng thời duy trì tính toàn vẹn, giá trị pháp lý và khả năng tra cứu lâu dài.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu
Chủ thể tạo lập tài liệu gốc có thẩm quyền xác thực bản số hóa vì họ là người trực tiếp nắm rõ nguồn gốc, nội dung, mục đích và giá trị của tài liệu. Việc xác thực này khẳng định rằng bản số hóa hoàn toàn chính xác, trung thực và không bị sai lệch so với bản gốc. Đồng thời, việc xác thực của người tạo lập cũng giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của họ, ngăn ngừa việc giả mạo hoặc sử dụng không đúng mục đích, đảm bảo bản số hóa có thể được khai thác, tra cứu và sử dụng trong các giao dịch, nghiên cứu hoặc quản lý hành chính.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu gửi đến
Trong trường hợp tài liệu được chuyển giao hoặc gửi đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác, người nhận cũng có thẩm quyền xác thực bản số hóa. Yêu cầu này đảm bảo rằng bản số hóa phản ánh chính xác thông tin đã được tiếp nhận, giữ nguyên trạng thái và nội dung của tài liệu gốc. Việc xác thực bởi người nhận còn giúp xác minh tính hợp pháp của tài liệu khi chuyển tiếp, lưu trữ hoặc khai thác, đồng thời nâng cao trách nhiệm quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu số trong môi trường nghiệp vụ.
- Lưu trữ lịch sử xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý
Các cơ quan lưu trữ lịch sử chịu trách nhiệm xác thực những bản số hóa tài liệu lưu trữ nằm trong phạm vi thẩm quyền quản lý của mình. Việc này không chỉ bảo vệ giá trị pháp lý, tính toàn vẹn và chính xác của bản số hóa mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý lâu dài, truy xuất, khai thác và chia sẻ thông tin theo nhu cầu của xã hội, nghiên cứu khoa học, giáo dục và pháp lý. Thẩm quyền xác thực của cơ quan lưu trữ còn giúp đồng bộ hóa thông tin, bảo đảm chuẩn hóa và hệ thống hóa các bản số hóa, tạo nền tảng cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ số quốc gia, liên thông và hiện đại.
Như vậy, việc phân định thẩm quyền xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ theo ba nhóm chủ thể – cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tạo ra tài liệu; cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận tài liệu; và cơ quan lưu trữ lịch sử – vừa bảo đảm tính chính xác, minh bạch, toàn vẹn và pháp lý của bản số hóa, vừa nâng cao hiệu quả quản lý, bảo quản và khai thác thông tin trong môi trường số hóa. Sự phân quyền rõ ràng này cũng góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ, đồng thời bảo vệ quyền lợi, trách nhiệm và quyền sở hữu thông tin của các chủ thể liên quan, đáp ứng nhu cầu tra cứu, nghiên cứu, quản lý và khai thác tài liệu hiệu quả trong xã hội hiện đại.
3. Bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa như thế nào?
Theo điều 6 Thông tư 05/2025/TT-BNV, Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ nhằm mục đích hiện đại hóa, nâng cao khả năng lưu trữ và khai thác thông tin mà còn phải bảo đảm an toàn, toàn vẹn và giá trị pháp lý của tài liệu gốc. Việc bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa đòi hỏi tuân thủ các nguyên tắc nghiêm ngặt, từ bảo vệ hình thức, nội dung đến trật tự sắp xếp và điều kiện vật lý của tài liệu. Mỗi bước trong quá trình số hóa đều phải được kiểm soát cẩn thận để tránh làm mất mát, hư hỏng hoặc thay đổi thông tin, đồng thời bảo vệ giá trị lâu dài và khả năng khai thác tài liệu.
- Không ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ gốc được số hóa
Quá trình số hóa phải đảm bảo rằng mọi thông tin, bố cục, định dạng, chữ viết, ký hiệu và hình thức trình bày của tài liệu gốc được giữ nguyên. Việc tuân thủ nguyên tắc này giúp bản số hóa phản ánh trung thực tài liệu gốc, giữ nguyên giá trị pháp lý, lịch sử và thông tin cần thiết phục vụ tra cứu, nghiên cứu hoặc chứng minh.
- Không làm xáo trộn trật tự sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ
Việc số hóa phải bảo vệ cấu trúc tổ chức và thứ tự lưu trữ của hồ sơ, tài liệu gốc. Trật tự sắp xếp là yếu tố quan trọng trong quản lý, giúp tra cứu, khai thác thông tin thuận tiện và đảm bảo tính toàn vẹn của các mối quan hệ giữa các tài liệu trong cùng một hồ sơ.
- Trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ số hóa trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số thống nhất với trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ gốc trong kho lưu trữ
Các bản số hóa phải được tổ chức trong Hệ thống quản lý tài liệu số theo cùng một trật tự như tài liệu gốc. Sự thống nhất này giúp duy trì mối liên kết giữa bản gốc và bản số hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác và quản lý tài liệu một cách hiệu quả, đồng thời bảo đảm tính chính xác và toàn vẹn thông tin.
- Không số hóa tài liệu lưu trữ có tình trạng bết, dính, rách nát, mờ chữ hoặc có tình trạng vật lý ảnh hưởng đến mức độ đầy đủ, chính xác của nội dung thông tin; các tài liệu này phải được xử lý nghiệp vụ trước khi số hóa
Trước khi số hóa, cần kiểm tra và xử lý các tài liệu có tình trạng vật lý kém để đảm bảo rằng nội dung thông tin không bị mất mát hay sai lệch. Các biện pháp nghiệp vụ có thể bao gồm làm phẳng, vệ sinh, phục hồi hoặc bổ sung nội dung khi cần thiết, nhằm bảo đảm rằng bản số hóa phản ánh đầy đủ và chính xác nội dung tài liệu gốc.
- Tài liệu lưu trữ số hóa được bảo quản an toàn trong Hệ thống và sẵn sàng phục vụ nhu cầu sử dụng
Sau khi số hóa, tài liệu phải được lưu trữ trong Hệ thống quản lý tài liệu số với các biện pháp bảo mật, sao lưu và kiểm soát truy cập phù hợp. Việc bảo quản an toàn này đảm bảo tài liệu số hóa luôn sẵn sàng phục vụ tra cứu, nghiên cứu, quản lý hành chính và các nhu cầu khai thác khác mà không làm ảnh hưởng đến giá trị và tính toàn vẹn của thông tin.
Như vậy, việc bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa là yếu tố quyết định để bản số hóa trở thành nguồn thông tin tin cậy, có giá trị pháp lý, lịch sử và khoa học. Đồng thời, nguyên tắc này giúp bảo vệ tài liệu gốc, duy trì trật tự và hệ thống lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác và phục vụ lâu dài trong môi trường số hóa.
Kết luận
Việc quy định các yêu cầu để bản số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý như tài liệu gốc không chỉ góp phần bảo đảm tính chính xác, an toàn của thông tin mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ. Khi các yêu cầu này được tuân thủ đầy đủ, bản số hóa không chỉ đóng vai trò thay thế hiệu quả cho tài liệu gốc mà còn giúp nâng cao khả năng khai thác, chia sẻ và bảo tồn tài liệu trong lâu dài, đáp ứng yêu cầu phát triển của nền hành chính hiện đại và xã hội số.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.
