Biên lai là gì? Phân biệt biên lai và hóa đơn

1. Khái niệm biên lai:

Trước đây, theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư 303/2016/TT-BTC (đã hết hiệu lực từ ngày 01/07/2022) về hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phía thuộc ngân sách nhà nước thì khái niệm biên lai được hiểu là: chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

Hiện nay, vẫn chưa có văn bản pháp luật nào thay thế cho Thông tư 303/2016/TT-BTC đưa ra khái niệm về biên lai.

>> Xem thêm: Mẫu Biên lai thu tiền mới nhất và cách lập

2. Phân loại biên lai:

Hiện nay có hai loại biên lai chính:

Thứ nhất, là loại biên lai in sẵn mệnh giá mà trên mỗi tờ biên lai đã được in sẵn môt số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp và mức thu phí được cố định.

Thứ hai, là loại biên lai không in sẵn mệnh giá mà trên mỗi tờ biên lai đó số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền trong các trường hợp sau: 

• Trường hợp các loại phí, lệ phí được pháp luật quy định mức thu bằng tỷ lệ phần trăm;
• Trường hợp các loại phí, lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức ,cá nhân nộp tiền;
• Trường hợp các loại phí, lệ phí mang tính đặc thù trong giao dịch quốc tế.

3. Nội dung của biên lai:

Trên biên lai được lập phải được thể hiện có những nội dung như sau:

Thứ nhất, là tên loại biên lai (biên lai thu tiền, biên lai chuyển tiền, biên lai giao dịch ngân hàng, biên lai thu tiền tạm ứng án phí, lệ phí của Tòa án...);

Thứ hai, là ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai gồm các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số tiền, số thứ tự của biên lai, phần ký hiệu biên là chính là dấu hiệu phân iệt biên lai bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và óc 02 chữ số cuối của năm;

Thứ ba, số thứ tự của biên là chính là số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu biên lai và số thứ tự bắt đầu là 0000001 gồm 7 chữ số;

Thứ tư, là liên của biên lai chính là số tờ trong cùng một số biên lai, mỗi biên lai phải có từ 02 liên trở liên: một liên giữ lại tổ chức thu, một liên còn lại giao cho người nộp phí, lệ phí;

Thứ năm, là tên, mã số số thuế của tổ chức thu phí;

Thứ sáu, là tên loại phí, lệ phí và số tiền phí, lệ phó phải nộp

Thứ bảy, là ngày, tháng, năm lập biên lai;

Thứ tám, là họ tên, chữ ký của người thu tiền (trừ trường hợp biên lai có in sẵn mệnh giá;

Thứ chín, là tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai;

Thứ mười, là biên lai phải được thể hiện bằng tiếng Việt, trong trường hợp cần phải ghi thêm, thể hiện bằng tiếng nước ngoài thì sau khi ghi phải được đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc ghi dưới nội dung tiếng Việt nhưng cỡ chữ nhỏ hơn.

4. Biên lai điện tử:

Với thời đại công nghệ số hóa như hiện nay, biên lai ngoài loại giấy như truyền thống song song cùng với đó biên lai điện tử cũng đã ra đời, tuy nhiên theo nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì biên lai điện tử có thể chuyển đổi sang dạng giấy nhưng chỉ có giá trị để lưu giữ chứ không giá trị trong giao dịch và thanh toán.

Nội dung của biên lai điện tử cũng có đầy đủ nội dung như biên lai giấy và ngoài ra các doanh nghiệp cũng có thể tạo thêm logo thương hiệu, quảng cáo nhưng không được che khuất, làm mờ các nội dung chính đã được quy định nêu ở phần trên; việc sử dụng biên lai điện tử hiện nay thuận tiện trong phần báo cáo tình hình sử dụng biên lai. Tổ chức sử dụng biên lai điện tử sẽ không cần phải thực hiện thủ tục báo cáo vì đã được tích hợp dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, tiết kiệm được công sức đi lại và các thủ tục hành chính tốn thời gian.

5. Trường hợp không buộc giao biên lai

•  Những khoản mua lăt vặt sản phẩm tiêu dùng thông thường, giá trị thấp như vài gói bim bim, que kẹo mút...;
•  Sản phẩm nông nghiệp do người trực tiếp sản xuất bán hàng trực tiếp tại các hội chợ hay chợ dân sinh; 
•  Bán thủy sản do người sản xuất thủy sản tự tiến hành bán.

6. Hóa đơn là gì, nội dung hình thức như thế nào?

Trước đây, theo khoản 1 Điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC (đã hết hiệu lực) có định nghĩa hóa đơn chính là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hiện tại, vẫn chưa có văn bản pháp luật nào thay thế cho Thông tư 39/2014/TT-BTC đưa ra khái niệm về biên lai. Hóa đơn hiện nay gồm có hóa đơn giá trị gia tăng. hóa đơn mua bán hàng hóa; hóa đơn khác như tem, vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm và phiếu thu tiền cước vận chuyển trong lĩnh vực hàng không, vận tải quốc tế... được lập theo quy định pháp luật. 

Nội dung của hóa đơn sẽ gồm có:

• Tên loại hóa đơn;
• Tên liên hóa đơn;
• Số thứ tự của hóa đơn;
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn:
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Đơn vị tính, số lượng hàng hóa;
• Đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền bằng số và chữ:
• Ký và ghi rõ họ tên cũng như là dấu (nếu có);
• Ngày tháng năm lập hóa đơn.

Hình thức hóa đơn hiện nay gồm 03 hinh thức: là hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in;

• Đối với hóa đơn tự tin thì do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên thiết bị tin học, máy tính tiền của chính tổ chức đó;
• Đối với hóa đơn điện tử được ghi nhận dưới dạng dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin mua bán hàng hóa sẽ được chia thành 02 loại: Đó là hóa đơn không có mã của cơ quan thuế là do tổ chức bán hàng hóa, dịch vụ cung cấp dịch vụ cho người mua và hóa đơn có mã của cơ quan thuế sẽ được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua
• Đối với hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hay ho cơ quan thuế in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

>> Tham khảo: Không có hóa đơn đầu vào mà đã xuất hóa đơn đầu ra xử lý thế nào?

7. Sự giống nhau giữa hóa đơn và biên lai:

Hóa đơn và biên lai có những điểm giống nhau như sau:

Thứ nhất, là đều là tài liệu thương mại, phát sinh từ giao dịch có liên quan tới tiền tệ;

Thứ hai, trong hóa đơn và biên lai đều có chứa những thông tin: Thông tin đó như là ngày tháng, họ tên người giao dịch...

Thứ ba, hóa đơn và biên lai đều là công cụ hợp pháp và không thể thương lượng.

8. Sự khác nhau giữa hóa đơn và biên lai:

Trên đây Luật Minh Khuê đã cung cấp một số thông tin xoay quanh vấn đề biên lai cũng như là hóa đơn và sự khác nhau giữa biên lai với hóa đơn. Nếu bạn đọc có bất kỳ vướng mắc nào liên quan về vấn đề trên hoặc cần giải đáp những thắc mắc liên quan đến pháp luật, vui lòng liên hệ ngay đến tổng đài tư vấn trực tuyến thông qua hotline 1900.6162 để được hỗ trợ và giải đáp sớm nhất.