Sử dụng biên lai điện tử và phát hành biên lai điện tử thế nào?

1. Quy định về biên lai điện tử và nội dung của biên lai điện tử

Biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Theo một cách dễ hiểu, biên lai điện tử được tạo và gửi qua trực tuyến, các thiết bị điện tử chứ không còn in ấn phát hành như biên lai giấy.

Nội dung bao gồm đầy đủ các mục như đối với các biên lai giấy, tuy nhiên nội dung của biên lai điện tử sẽ được thực hiện trực tiếp trên các thiết bị điện tử.

• Tên loại biên lai.
• Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai
• Số thứ tự của biên lai là dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu biên lai, gồm 7 chữ số. Với mỗi ký hiệu biên lai thì số thứ tự phải bắt đầu từ số 0000001
• Tên, mã số thuế của tổ chức thu phí, lệ phí.
• Tên loại phí, lệ phí và số tiền phí, lệ phí phải nộp.
• Ngày, tháng, năm lập biên lai.
• Họ tên, chữ ký (chữ ký số trên biên lai điện tử) của người thu tiền (trừ biên lai in sẵn mệnh giá).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai (đối với trường hợp đặt in).
• Biên lai được thể hiện là tiếng Việt.

Ngoài các thông tin bắt buộc trên, các doanh nghiệp, tổ chức có thể tạo thêm các thông tin khác, tạo logo thương hiệu, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo phù hợp với quy định của pháp luật. Lưu ý không được che khuất, làm mờ các nội dung chính của biên lai.

2. Sử dụng biên lai điện tử và phát hành biên lai điện tử thế nào?

Theo Công văn 7562/CTTPHCM-TTHT năm 2022 về biên lai điện tử do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn như sau:

- Trong quá trình triển khai áp dụng biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC , Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh đã tiếp nhận nhiều vướng mắc của các tổ chức về việc áp dụng biên lai điện tử theo quy định mới, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn như sau:

+ Trước khi sử dụng biên lai doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đối với biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP .

+ Trình tự, thủ tục về chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng biên lai áp dụng theo quy định tại Mục 3 quy định về biên lai giấy theo hình thức đặt in, tự in tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 35, Điều 36, Điều 37, Điều 39).

+ Báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 29, Điều 38 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Đồng thời, Theo Công văn 7562/CTTPHCM-TTHT năm 2022 về biên lai điện tử do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn như sau:

- Trường hợp tổ chức còn tồn biên lai thu phí, lệ phí theo Mẫu hướng dẫn tại Thông tư 303/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và biên lai thu thuế được in theo Quyết định 30/2001/QĐ-BTC ngày 13/4/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế được tiếp tục sử dụng.

- Trường hợp tổ chức đã sử dụng hết biên lai thuế, biên lai thu phí, lệ phí theo Mẫu hướng dẫn tại Thông tư 303/2016/TT-BTC và Quyết định 30/2001/QĐ-BTC thì sử dụng Mẫu theo quy định tại Nghị định 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực kho bạc nhà nước.

- Trường hợp cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng biên lai điện tử theo định dạng của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì tổ chức thực hiện chuyển đổi để áp dụng và thực hiện đăng ký sử dụng, thông báo phát hành, báo cáo tình hình sử dụng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Mẫu biên lai tiếp tục sử dụng theo Mẫu theo quy định tại Nghị định 11/2020/NĐ-CP (Mẫu 03b1 và Mẫu 03b2) ngày 20/01/2020 của Chính phủ. Ký hiệu, mẫu số biên lai thì áp dụng theo quy định tại I.B ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC về mẫu ký hiệu ghi trên biên lai.

3. Mẫy ký hiệu ghi trên biên lai điện tử được quy định như thế nào?

Theo Phụ lục I.B ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC về mẫu ký hiệu ghi trên biên lai như sau:

- Ký hiệu mẫu biên lai có 10 ký tự, gồm:

+ 02 ký tự đầu thể hiện loại biên lai (01 là ký hiệu biên lai thu phí, lệ phí không có mệnh giá; 02 là ký hiệu biên lai thu phí, lệ phí có mệnh giá.)

+ 03 ký tự tiếp theo thể hiện tên biên lai (“BLP”).

+ 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên biên lai. Ví dụ: biên lai có 03 liên ký hiệu là “3”.

+ 01 ký tự tiếp theo (dấu “-”) phân cách giữa nhóm ký tự đầu với nhóm 03 ký tự cuối của ký hiệu mẫu biên lai.

+ 03 ký tự cuối là số thứ tự của mẫu trong một loại biên lai.

Ví dụ: Ký hiệu 01BLP2-001 được hiểu là: biên lai thu phí, lệ phí (loại không in sẵn mệnh giá), 02 liên, mẫu thứ 1.

- Ký hiệu biên lai gồm 08 ký tự:

+ 02 ký tự đầu là mã tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo hướng dẫn tại Phụ lục I.A và chỉ áp dụng đối với biên lai do Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đặt in để bán cho các cơ quan thu phí, lệ phí.

+ 02 ký tự tiếp theo là nhóm hai trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y dùng để phân biệt các ký hiệu biên lai. Đối với biên lai do cơ quan thu phí, lệ phí đặt in, tự in thì 02 ký tự này là 02 ký tự đầu của ký hiệu biên lai.

+ 01 ký tự tiếp theo (dấu “-”) phân cách giữa các ký tự đầu với ba ký tự cuối của biên lai. + 02 ký tự tiếp theo thể hiện năm in biên lai. Ví dụ: biên lai in năm 2022 thì ghi là 22.

+ 01 ký tự cuối cùng thể hiện hình thức biên lai. Cụ thể: biên lai thu phí, lệ phí tự in ký hiệu là T; biên lai đặt in ký hiệu là P.

Ví dụ: Ký hiệu 01AA-22P được hiểu là biên lai thu phí, lệ phí do Cục Thuế TP Hà Nội đặt in năm 2022.

Như vậy trên đây là hướng dẫn của Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh về ký hiệu ghi trên biên lai điện tử, trước khi sử dụng biên lai doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành.

4. Sự khác nhau giữa hóa đơn và biên lai

Bạn đọc có thể tham khảo nội dung bài viết Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử có khác nhau không?

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê đã sưu tầm và biên soạn. Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng. Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài gọi số: 1900.6162 hoặc liên hệ văn phòng để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê Rất mong nhận được sự hợp tác!