1. Hướng dẫn sử dụng biên lai điện tử thu phí, lệ phí chi tiết
Trước khi sử dụng biên lai doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định:
- Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
- Đăng ký sử dụng biên lai điện tử;
- Tổ chức thu phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai đặt in, tự in phải lập Thông báo phát hành biên lai và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành biên lai gửi cơ quan thuế theo phương thức điện tử.
Đối với biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành:
- Hóa đơn do Cục Thuế đặt in để bán được thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và trước khi bán lần đầu Cục Thuế phải lập thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu số 02/PH-HĐG Phụ lục IB Nghị định này đính kèm hóa đơn Mẫu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm: Tên Cục Thuế phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở trực thuộc Cục Thuế trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành hoặc mẫu hóa đơn Cục Thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo quy định.
- Biên lai do Cục Thuế đặt in trước khi bán lần đầu phải lập thông báo phát hành biên lai. Thông báo phát hành biên lai phải được gửi đến tất cả các Cục Thuế trong cả nước trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày lập thông báo phát hành và trước khi bán. Khi phát hành biên lai phải đảm bảo không được trùng số biên lai trong cùng ký hiệu.
Trường hợp Cục Thuế đã đưa nội dung Thông báo phát hành biên lai lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì không phải gửi thông báo phát hành biên lai đến Cục Thuế khác. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, Cục Thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo hướng dẫn nêu trên.
- Trình tự, thủ tục về chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng biên lai áp dụng theo quy định tại Mục 3 quy định về biên lai giấy theo hình thức đặt in, tự in.
- Báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của cơ quan thuế theo quy định.
Trong trường hợp tổ chức còn tồn biên lai thu phí, lệ phí, và biên lai thuế được in, tổ chức có thể tiếp tục sử dụng chúng cho các giao dịch thu phí, lệ phí và thuế. Việc này phải tuân thủ đúng quy định về in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.
Tuy nhiên, nếu tổ chức đã sử dụng hết biên lai thuế, biên lai thu phí, lệ phí, tổ chức sẽ chuyển sang sử dụng Mẫu theo quy định.
Nếu cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng biên lai điện tử theo định dạng của cơ quan thuế theo quy định, tổ chức cần thực hiện chuyển đổi để áp dụng và thực hiện đăng ký sử dụng, thông báo phát hành, báo cáo tình hình sử dụng theo quy định. Tổ chức cần chú ý tuân thủ đúng các quy định pháp luật về quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước để tránh vi phạm và đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quá trình thu phí và lệ phí.
2. Nội dung chứng từ theo quy định
Nội dung của Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn chứng từ quy định về biên lai như sau:
Biên lai
- Tên loại biên lai:
+ Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá.
+ Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá.
+ Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
- Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai:
+ Ký hiệu mẫu biên lai thể hiện tên loại, số liên, và số thứ tự mẫu trong loại.
+ Ký hiệu biên lai là dấu hiệu phân biệt bằng chữ cái và 02 chữ số cuối của năm.
+ Đối với biên lai đặt in, 02 chữ số cuối là năm in.
+ Đối với biên lai tự in và điện tử, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hoặc năm in.
- Số biên lai:
+ Số thứ tự trên biên lai, ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 7 chữ số.
+ Đối với biên lai tự in, bắt đầu từ 0000001.
+ Đối với biên lai điện tử, bắt đầu từ 1 ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 hàng năm.
- Liên của biên lai:
+ Tối thiểu 02 liên (phần).
+ Liên 1 lưu tại tổ chức thu.
+ Liên 2 giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí.
+ Liên từ thứ 3 trở đi đặt theo công dụng cụ thể.
- Thông tin của tổ chức thu: Tên và mã số thuế.
- Thông tin về khoản thu: Tên loại thuế, phí, lệ phí và số tiền ghi bằng số và chữ.
- Ngày, tháng, năm lập biên lai.
- Chữ ký của người thu tiền: Chữ ký số cho biên lai điện tử.
- Thông tin in biên lai (đối với in biên lai).
- Ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ:
+ Biên lai tiếng Việt, cần ghi thêm tiếng nước ngoài nếu cần.
+ Sử dụng chữ số 0-9 và đồng Việt Nam.
Các quy định khác:
- Bảng kê kèm theo biên lai khi danh mục phí nhiều hơn số dòng của một biên lai.
- Điều chỉnh nội dung biên lai điện tử theo thực tế cần văn bản trao đổi với Bộ Tài chính.
- Tổ chức thu có thể thêm thông tin, lo-go, hình ảnh phù hợp với pháp luật và không làm mờ thông tin bắt buộc. Cỡ chữ không lớn hơn thông tin bắt buộc.
3. Quy định định dạng chứng từ điện tử
Tại khoản 1 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, quy định về định dạng chứng từ điện tử, đặc biệt là về định dạng biên lai điện tử. Cụ thể:
- Định dạng biên lai điện tử:
+ Biên lai điện tử phải sử dụng định dạng ngôn ngữ định dạng văn bản XML, được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
+ Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần chính: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
+ Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số, và cung cấp công cụ hiển thị nội dung của biên lai điện tử theo quy định.
Tại khoản 4 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021, quy định về xử lý chuyển tiếp trong việc sử dụng biên lai thu phí, lệ phí:
- Sử dụng tiếp biên lai thu phí, lệ phí cũ: Biên lai thu phí, lệ phí và biên lai thu thuế được in có thể tiếp tục sử dụng.
- Chuyển sang mẫu biên lai khi hết sử dụng mẫu cũ: Trong trường hợp sử dụng hết biên lai thuế, biên lai thu phí, lệ phí theo các văn bản quy định thì tổ chức cần chuyển sang sử dụng.
- Chuyển đổi sử dụng biên lai điện tử: Trường hợp cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng biên lai điện tử, tổ chức cần thực hiện chuyển đổi và đăng ký sử dụng, thông báo phát hành, báo cáo tình hình sử dụng theo hướng dẫn.
Căn cứ vào các quy định, các tổ chức có thể sử dụng biên lai điện tử. Tuy nhiên, do Tổng cục Thuế đang xây dựng định dạng chuẩn dữ liệu và quy trình thực hiện, trong thời gian chưa có hướng dẫn cụ thể, tổ chức vẫn tiếp tục sử dụng biên lai giấy đặt in, tự in, hoặc mua từ cơ quan thuế hoặc biên lai điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Quý khách có nhu cầu xem thêm bài viết sau: Những lỗi vi phạm CSGT xé biên lai tại chỗ mà không lập biên bản
Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.
