1. Tổ chức phân quyền (Hierarchical Organization)
Đây là mô hình tổ chức doanh nghiệp đơn giản và lâu đời nhất. Cơ cấu tổ chức phân quyền hoạt động theo trình tự: chỉ thị được ban hành từ cấp cao nhất, sau đó truyền đạt xuống các quản lý cấp trung rồi đến cấp nhân viên. Nếu nhân viên có mong muốn đề xuất ý kiến, họ sẽ gửi đề xuất lên quản lý trực tiếp. Sau khi phê duyệt, đề xuất lại được chuyển tiếp lên quản lý cấp cao. Kết quả sau đó sẽ được trả về nhân viên theo trình tự ngược lại.
Kiểu mô hình này mang xu hướng quan liêu và có sự phân biệt lớn. Mối quan hệ giữa người chủ và nhân viên trở nên xa cách do không có sự giao tiếp thường xuyên. Nhân viên chỉ đi làm vì họ cần đồng lương và họ không có mong muốn gắn kết với công ty.
Tổ chức phân quyền trước kia được áp dụng đối với tất cả công ty, bất kể quy mô, ngành nghề hay vị trí địa lý. Tuy nhiên, khi câu chuyện tuyển dụng ngày càng trở nên “hot”, các doanh nghiệp đã nỗ lực thay thế mô hình cứng nhắc này bằng những mô hình tổ chức “phẳng”, tạo được sự liên kết giữa các nhà quản lý và nhân viên.
Tổ chức doanh nghiệp theo mô hình phân quyền mang lại những lợi ích như:
- Trách nhiệm được cố định và thống nhất ở mỗi cấp, thẩm quyền và trách nhiệm rõ ràng. Do đó mỗi cá nhân đều biết mình chịu trách nhiệm với ai và ai là người chịu trách nhiệm thật sự với mình.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng
- Tập trung phát triển nhân viên dựa trên kỹ năng chuyên môn
- Cấu trúc này giúp xác định các nhóm chia sẻ nguồn lực một cách dễ dàng, đồng thời xác định được sự trùng lặp hoặc chồng chéo trách nhiệm
Tuy nhiên, mô hình này lại quá cồng kềnh, gây ra nhiều bất lợi như:
- Cần rất nhiều thời gian để đưa ra và thực hiện các quyết định khả thi vì chuỗi mệnh lệnh phải được xử lý và thông qua bởi các cấp độ lãnh đạo.
- Cách biệt trong giao tiếp, đặc biệt là cấp dưới với cấp trên.
- Không thống nhất mục tiêu chung
- Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban. Các nhà quản lý có xu hướng trở nên cạnh tranh. Thay vì nhìn tổng thể tổ chức, họ chỉ lo lắng về bộ phận của mình.
- Tổ chức phản ứng chậm với áp lực môi trường và cạnh tranh.
2. Cơ cấu theo chức năng (Functional Organization)
Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận một cơ quan đảm nhận. Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình .
Cơ cấu tổ chức theo chức năng được phát triển bởi F.W.Taylor khi ông làm việc với vai trò là một quản đốc, “chia công việc quản lý để mỗi người từ tổng giám đốc điều hành xuống sẽ đảm nhiệm ít chức năng nhất có thể”.
Theo Terry, tổ chức theo chức năng “là tổ chức được chia thành một số chức năng như tài chính, sản xuất, bán hàng, nhân sự, hành chính và bộ phận nghiên cứu phát triển. Mỗi chức năng được thực hiện bởi một chuyên gia".
Ưu điểm của mô hình tổ chức quản lý doanh nghiệp theo chức năng:
- Đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận.
- Trách nhiệm của mọi công nhân và tất cả các bộ phận được cố định, giúp cho trách nhiệm giải trình trở nên chính xác đối với công việc của họ.
- Mỗi người quản lý là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình và phải thực hiện một số lượng giới hạn các chức năng. Vì vậy, chuyên môn hóa hoàn toàn sẽ là một phần của cơ cấu chức năng.
- Mức độ chuyên môn hóa cao hơn dẫn đến sự cải thiện về chất lượng sản phẩm.
- Vì yêu cầu công việc là xác định và hữu hình, tổ chức có sử dụng một cách chuyên sâu nguyên tắc chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý.
- Chuyên môn hóa sẽ dẫn đến sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa.
- Vì các chuyên viên có đủ thời gian để tư duy sáng tạo nên việc lập kế hoạch và giám sát được thực hiện hiệu quả.
Tuy nhiên cơ cấu theo chức năng cũng có những nhược điểm đem lại bất lợi cho doanh nghiệp:
- Do không có người đứng đầu hoặc kiểm soát trực tiếp công nhân, sự phối hợp là khó có thể đạt được.
- Thiếu khả năng đưa ra quyết định tức thì vì hệ thống phân cấp.
- Tạo ra rào cản giữa các bộ phận chức năng khác nhau và có thể trở nên kém hiệu quả nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hoặc thị trường mục tiêu. Các rào cản được tạo ra cũng có thể hạn chế sự trao đổi và giao tiếp của các bộ phận, gây trở ngại nếu cần bất kỳ sự hợp tác nào.
- Do việc phân chia giám sát, việc thực hiện không thể được thực hiện ngay lập tức.
- Vì sẽ có nhiều người quản lý có thứ hạng ngang nhau trong cùng một bộ phận, các xung đột lãnh đạo có thể phát sinh.
- Chuyên viên có ít cơ hội được đào tạo một cách toàn diện, nên khó để lên được các chức lãnh đạo mục tiêu cá nhân của họ, và họ bắt đầu bỏ qua các mục tiêu do tổ chức thiết lập.
3. Cấu trúc ma trận (Matrix Organization)
Cơ cấu tổ chức ma trận được vận hành dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều. Thông tin sẽ được luân chuyển theo cả chiều dọc (tuyến chức năng hoạt động) và chiều ngang (tuyến sản phẩm hay cơ sở hoạt động).
Ban đầu, mô hình ma trận chỉ được áp dụng trong ngành hàng không với điển hình là Lockheed và General Dynamics. Lý do là bởi ngành hàng không có phần việc đòi hỏi cách xử lý riêng biệt, nếu áp dụng mô hình quản lý truyền thống sẽ làm trì trệ, thậm chí làm gián đoạn luồng xử lý công việc của toàn tổ chức. Sau này, cơ cấu ma trận đã được áp dụng trong các công ty đòi hỏi thực hiện nhiều dự án hay sản xuất nhiều sản phẩm trong cùng một khoảng thời gian.
Ma trận được coi là cấu trúc khó nhất trong tất cả vì các nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng. Cấu trúc tổ chức ma trận phức tạp và đa chiều, tuy nhiên nó có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả hơn rất nhiều nếu áp dụng thành công. Điểm nổi bật của cấu trúc ma trận là nó có thể cung cấp cả tính linh hoạt và khả năng ra quyết định cân bằng hơn (vì có hai chuỗi lệnh thay vì chỉ một). Một dự án được giám sát bởi nhiều ngành kinh doanh cũng tạo cơ hội cho các bộ phận này chia sẻ nguồn lực và giao tiếp cởi mở hơn với nhau - những điều mà họ thường không làm được.
Mô hình ma trận có thể giải quyết nhiều hạn chế của mô hình truyền thống, cụ thể:
- Nâng cao hiệu quả giao tiếp trong toàn bộ tổ chức do luồng thông tin luôn xuyên suốt công ty.
- Cho phép các cá nhân sử dụng các kỹ năng chuyên môn trong nhiều bối cảnh khác nhau
- Thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng bạn
- Rút ngắn quá trình đưa ra quyết định
- Tận dụng được nguồn lực giữa các phòng ban
Tuy nhiên, sơ đồ ma trận cũng mang lại nhiều sự khó khăn:
- Các thành viên trong nhóm có thể bỏ bê trách nhiệm
- Các nhân viên đang làm việc dưới quyền của nhiều quản lý
- Phải mất thời gian để nhân sự có thể quen với cấu trúc vận hành này
- Dễ xảy ra xung đột lợi ích giữa quản lý dự án và quản lý chức năng. Người quản lý chức năng coi trọng chất lượng về mặt kỹ thuật còn quản lý dự án coi trọng những vấn đề về chi phí và thời gian.
- Không dễ dàng để đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên khi họ làm việc đồng thời trên các dự án khác nhau
4. Cấu trúc phẳng (Flat Organization)
Các công ty áp dụng hình thức tổ chức theo cấu trúc phẳng thường không có chức danh công việc. Tất cả mọi người trong tổ chức đều bình đẳng với nhau. Hình thức tổ chức công ty theo cấu trúc phẳng còn được gọi là tổ chức tự quản lý.
Mô hình phẳng chỉ có thể áp dụng trong các doanh nghiệp có ít nhân sự hoặc doanh nghiệp phải thật sự tạo dựng văn hóa hợp tác mạnh mẽ giữa các nhân viên.
Cấu trúc phẳng hoạt động tốt nhất khi nhân viên có sự gắn kết chặt chẽ. Truyền thông nội bộ chính là chìa khóa kết nối mọi người và đảm bảo tất cả đều tham gia với nhiệm vụ thống nhất. Bên cạnh đó, các nền tảng quản lý công việc với chức năng giám sát và kiểm soát quá trình vận hành rất hữu ích trong các doanh nghiệp áp dụng mô hình tổ chức phẳng.
Ví dụ điển hình nhất của hình thức cấu trúc phẳng đó là Valve, công ty cho ra đời các sản phẩm game công nghệ kinh điển như Half-Life, Counter-Strike hay Portal. Tất cả nhân sự tại Valve được tự do tham gia vào bất kỳ dự án nào họ cảm thấy mình đủ năng lực đảm nhận. Nếu nhân viên muốn chạy dự án riêng, họ phải chịu trách nhiệm về vấn đề kinh phí và xây dựng đội ngũ của riêng họ.
Sơ đồ cấu trúc phẳng có thể áp dụng trong các công ty nhỏ, những công ty startup hoặc các công ty xác định sẽ áp dụng cấu trúc phẳng kể cả khi tăng trưởng.
Việc áp dụng mô hình cấu trúc phẳng mang lại những lợi ích:
- Tiết kiệm chi phí
- Nâng cao mức độ trách nhiệm của nhân viên
- Tinh gọn bộ máy, loại bỏ những lớp quản lý dư thừa
- Tăng mức độ giao tiếp
- Rút ngắn thời gian phê duyệt quyết định
Tuy nhiên, cấu trúc phẳng cũng có nhiều điểm hạn chế như:
- Khả năng mất kiểm soát cao
- Một nhà quản lý có trách nhiệm với quá nhiều người làm việc dưới quyền của mình, không dễ dàng giám sát họ hàng ngày. Việc duy trì kết nối cũng trở nên khó khăn vì trách nhiệm công việc không cho người quản lý đủ thời gian.
- Trong một cơ cấu tổ chức phẳng, nhân viên phải đảm nhận nhiều trách nhiệm cùng một lúc, điều này tạo ra khó khăn trong suy nghĩ của họ về vai trò thực tế và trách nhiệm giải trình của họ trong công ty.
- Tạo ra sự tranh giành quyền lực giữa các cấp quản lý cho nhân viên không có quản lý cố định để báo cáo
- Là rào cản đối với sự tăng trưởng của công ty.
- Khó khăn trong việc phê duyệt bởi không có sự phân định rõ ràng về quyền hạn
- Hình thành khoảng trống quyền lực
- Ít có cơ hội thăng tiến cho nhân viên, nhân viên trở nên thiếu động lực hơn.
5. Quản lý phi tập trung (Holacratic Organizations)
Mô hình quản lý phi tập trung không cần đến chức danh, cấp bậc. Quyền lực giữa các cá nhân được phân bổ như nhau. Khác với mô hình phẳng, với mô hình quản lý phi tập trung, công việc sẽ được phân công theo vai trò. Một nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau và nằm trong một vòng tròn.
Đây là mô hình quản lý không có cấp trên, nhân viên sẽ tự quản lý và đóng vai trò là sếp của chính mình. Trong mô hình phi tập trung, sự minh bạch luôn là yếu tố được đề cao. Tất cả nhân viên và cấp quản lý đều phải tuân thủ theo cùng một nguyên tắc rõ ràng. Hiện nay, quản lý phi tập trung đang được áp dụng tại các doanh nghiệp SME và tổ chức phi lợi nhuận tại các nước tiên tiến.
Lợi ích của mô hình quản lý phi tập trung mang lại cho doanh nghiệp:
- Thay đổi sức mạnh cơ bản của doanh nghiệp
- Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp: Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp là một người “sếp” tự quản lý công việc của chính mình. Tuy nhiên một số cá nhân có năng lực hơn có thể có phạm vi quyền hạn rộng hơn so với người khác
- Tạo cho doanh nghiệp quy trình quản lý mới hợp lý chứng minh năng lực của tổ chức
- Thực hiện tốt nhất mọi hoạt động
Thoạt nhìn có vẻ mô hình Holacracy là mô hình lý tưởng của mọi doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, mô hình này lại khiến nhiều công ty lao đao khi triển khai. Lý do là bởi Holacracy vận hành không cần các nhà quản lý, do đó, việc tranh giành lợi ích giữa các nhóm và tình trạng rối loạn luồng thông tin thường xuyên xảy ra.
Mỗi dạng cấu trúc trên lại phù hợp với những đặc trưng về quy mô, chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của một tổ chức cụ thể. Trong thực tiễn, các nhà quản lý có thể vận dụng linh hoạt, mềm dẻo các dạng loại hình nêu trên để thiết lập cơ cấu tổ chức để mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
