Vậy xin hỏi:
1. Chủ đầu tư "quyết toán hợp đồng" với nhà thầu trúng thầu phải không ?
2. "Toàn bộ hồ sơ liên quan" có nghĩa là bao gồm hồ sơ dự thầu của đơn vị trúng thầu và không trúng thầu phải không ? Xin Luật sư Minh Khuê giải đáp giúp. Cảm ơn
Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi thắc mắc về cho chúng tôi.
Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục Tư vấn luật dân sự của Luật Minh Khuê.
>> Luật sư tư vấn luật dân sự gọi: 1900.6162
Trả lời:
Chào bạn,Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư Tư vấn luật dân sự của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:
1. Căn cứ pháp lý
2. Nội dung tư vấn
2.1. Chủ đầu tư "quyết toán hợp đồng" với nhà thầu trúng thầu phải không ?
Quyết toán là việc kiểm tra, tập hợp lại toàn bộ khối lượng, giá trị, tính đúng đắn, hợp lý, hợp lệ,... của toàn bộ nội dung công việc đã làm. Như vậy, quyết toán chỉ được diễn ra giữa các bên trong hợp đồng đấu thầu, hay nói cụ thể, quyết toán hợp đồng chỉ áp dụng với nhà thầu trúng thầu mà thôi. Khoản 4 Điều 10 có giải thích điều này, đó là:". Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và các tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Việc quyết toán hợp đồng được thực hiện theo nội dung hợp đồng đã ký kết, phù hợp với hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và các quy định pháp luật áp dụng cho hợp đồng đó.
2.2. "Toàn bộ hồ sơ liên quan" có nghĩa là bao gồm hồ sơ dự thầu của đơn vị trúng thầu và không trúng thầu
Trong Luật Đấu thầu năm 2013 quy định về các loại hồ sơ đấu thầu được quy định trong Điều 4, các khoản 27, 28, 29, 30, 31 gồm các loại hồ sơ: đó là hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển; Hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển; Hồ sơ mời thầu; Hồ sơ yêu cầu; Hồ sơ dự thầu, Hồ sơ đề xuất. Trong đó, thì Hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển là hồ sơ do bên mời thầu lập, bao gồm các yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm đối với nhà thầu, nhà đầu tư làm căn cứ để bên mời thầu lựa chọn danh sách nhà thầu, nhà đầu tư trúng sơ tuyển, danh sách nhà thầu có hồ sơ quan tâm được đánh giá đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời quan tâm.
Hồ sơ mời quan tâm được phát hành sau 03 ngày làm việc từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm đến trước thời điểm đóng thầu. Hồ sơ mời sơ tuyển cũng được phát hành sau 03 ngày làm việc từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời sơ tuyển đến trước thời điểm đóng thầu. Hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển là toàn bộ các tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển.
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. Bên cạnh đó, hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. Hồ sơ mời thầu được phát hành sau 03 ngày là việc kể từ ngày phát hành thông báo mời thầu. Hồ sơ yêu cầu được phát hành sau 03 ngày làm việc từ ngày thông báo mời chào hàng, gửi thư mời thầu đến trước thời điểm đóng thầu.
Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Nhà thầu phải nộp hồ sơ đề xuất trước thời điểm đóng thầu với thời gian chuẩn bị tối thiểu là 05 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên hồ sơ yêu cầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu. Nhà thầu phải nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu với thời gian chuẩn bị tối thiểu là 20 ngày đối với đấu thầu trong nước và 40 ngày đối với đấu thầu quốc tế.
Ngoài ra, trong đấu thầu còn sử dụng một số loại Hồ sơ quyết toán, Hồ sơ thanh toán, Hồ sơ hoàn công
Như vậy, đối với căn cứ Điều 10 Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 06 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu quy định như sau:
"Điều 10. Lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu:
1. Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được lưu giữ đến tối thiểu là 03 năm sau khi quyết toán hợp đồng, trừ hồ sơ quy định tại các Khoản 2, 3 và 4 Điều này.
2. Hồ sơ đề xuất về tài chính của các nhà thầu không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật được trả lại nguyên trạng cho nhà thầu theo thời hạn sau đây:
a) Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn: Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn;
b) Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ: Cùng thời gian với việc hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà thầu không được lựa chọn.
Trường hợp trong thời hạn quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này, nhà thầu không nhận lại hồ sơ đề xuất về tài chính của mình thì bên mời thầu xem xét, quyết định việc hủy hồ sơ đề xuất về tài chính nhưng phải bảo đảm thông tin trong hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu không bị tiết lộ.
3. Trường hợp hủy thầu, hồ sơ liên quan được lưu giữ trong khoảng thời gian 12 tháng, kể từ khi ban hành quyết định hủy thầu.
4. Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và các tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ."
Theo đó có thể hiểu toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu bao gồm toàn bộ hồ sơ của người trúng thầu và không trúng thầu, trừ trường hợp hủy thầu thì lưu giữ trong 12 tháng và hồ sơ đề xuất về tài chính của các nhà thầu mà không vượt qua được bước đánh giá, bị trả lại.
3. Các hồ sơ trong đấu thầu lựa chọn nhà thầu được lưu trữ như thế nào?
Việc lưu trữ hồ sơ trong đấu thầu tuân theo quy định tại Điều 10 Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 06 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu cụ thể như sau:
Trong trường hợp gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn mà hồ sơ đề xuất về tài chính của các nhà thầu không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật thì hồ sơ này được trả lại nguyên trạng cho nhà thầu trong vòng 10 ngày, kể từ ngày ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn.
Còn trong trường hợp là gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ mà hồ sơ đề xuất về tài chính của các nhà thầu không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật thì hồ sơ đề xuất tài chính này cũng được trả lại nguyên trạng trong cùng thời gian với việc hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà thầu không được lựa chọn; theo đó tại Khoản 7 Điều 11 Luật Đầu tư năm 2013 quy định “Bên mời thầu có trách nhiệm hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu cho nhà thầu, nhà đầu tư không được lựa chọn theo thời hạn quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu nhưng không quá 20 ngày, kể từ ngày kết quả lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư được phê duyệt.” Như vậy, thời gian trả lại hồ sơ theo thời hạn quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu nhưng không quá 20 ngày kể từ ngày có kết quả lựa chọn nhà thầu.
Trường hợp trong thời hạn ở hai trường hợp trả lại hồ sơ đề xuất tài chính trên, mà nhà thầu không nhận lại hồ sơ đề xuất về tài chính của mình thì bên mời thầu xem xét, quyết định việc hủy hồ sơ đề xuất về tài chính nhưng phải bảo đảm thông tin trong hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu không bị tiết lộ.
Đối với trường hợp hủy thầu, không tổ chức đấu thầu nữa thì các hồ sơ liên quan được lưu giữ trong khoảng thời gian 12 tháng, kể từ khi ban hành quyết định hủy thầu.
Đối với hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và các tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ, tức đối với từng trường hợp cụ thể thì pháp luật về lưu trữ có những quy định khác. Ví dụ dự án đấu thầu là các công trình trọng điểm, công trình quan trọng của quốc gia thuộc các trường hợp quy định tại Điều 3 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT -BNV-BXD Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thì đối với hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công thuộc đối tượng là tài liệu Lưu trữ lịch sử, do đó, hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công sẽ được lưu trữ vĩnh viễn, không có quy định là lưu trữ tối đa bao nhiêu năm. Còn đối với các dự án đấu thầu còn lại, thì thời hạn lưu trữ có thể khác nhau nhưng thời hạn lưu trữ cũng không quá 70 năm.
Các loại hồ sơ còn lại liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu như hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu,… được lưu trữ tối thiểu 03 năm, tức có thể được lưu trữ hơn tùy theo quyết định của chủ thể có thẩm quyền.
Việc quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ đấu thầu có vai trò quan trọng, vì mỗi dự án đấu thầu đều là các dự án có vốn đấu tư lớn, việc lưu trữ hồ sơ để làm căn cứ để tiến hành kiểm tra, thanh tra cũng như là căn cứ trong trường hợp có những mâu thuẫn, tranh chấp giữa bên mời thầu và nhà thầu,… Hoạt động lưu trữ hồ sơ cần bảo mật thông tin của các nhà thầu như về tài chính, kỹ thuật,…
Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email: Tư vấn pháp luật dân sự miễn phí qua Email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
Bộ phận tư vấn luật dân sự
