Trả lời:

1. Quy định về hồ sơ thuê văn phòng làm trụ sở doanh nghiệp

Theo quy định tại Khoản 3, khoản 4 Điều 76 Luật Doanh nghiệp năm 2014 (Thay thế bởi Luật Doanh nghiệp năm 2020) quy định :

“Phải xác định và tách biệt tài sản của chủ sở hữu công ty và tài sản của công ty. Chủ sở hữu công ty là cá nhân phải tách biệt các chi tiêu của cá nhân và gia đình mình với các chi tiêu trên cương vị là Chủ tịch công ty và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc

Tuân thủ quy định của pháp luật về hợp đồng và pháp luật có liên quan trong việc mua, bán, vay, cho vay, thuê, cho thuê và các giao dịch khác giữa công ty và chủ sở hữu công ty".

Như vậy Giám đốc công ty TNHH một thành viên có thể ký hợp đồng thuê nhà với chính mình, tuy nhiên theo quy định tại Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015 quy định :

Trường hợp không xác định được cụ thể phạm vi đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều này thì người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Một cá nhân, pháp nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân hoặc pháp nhân khác nhau nhưng không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Người đại diện phải thông báo cho bên giao dịch biết về phạm vi đại diện của mình”

Như vậy căn cứ vào quy định pháp luật nêu trên thì giám đốc có thể ký hợp đồng, giao dịch với Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do giám đốc làm chủ sở hữu. Tuy nhiên, trong trường hợp của bạn, giám đốc vừa là chủ sở hữu, đồng thời làm đại diện theo pháp luật của công ty. Do vậy, để đảm bảo theo quy định của pháp luật, giám đốc của bạn có thể ủy quyền cho Phó giám đốc Công ty thay mặt ký hợp đồng với giám đốc để thực hiện các hợp đồng, giao dịch.

Về hồ sơ thuê văn phòng, ngoài hợp đồng thuê nhà công ty cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

- Giấy tờ tùy thân và hộ khẩu hoặc giấy xác nhận địa chỉ thường trú, tạm trú của các bên

- Bản sao hợp đồng ủy quyền

- Giấy phép thành lập, đăng ký kinh doanh của công ty, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện công ty (phó giám đốc ) giấy tờ xác nhận tư cách người đại diện của công ty.

Căn cứ Thông tư số 78/2014/TT-BTC: Trường hợp Công ty ký hợp đồng thuê nhà riêng của chính Giám đốc để phục vụ sản xuất kinh doanh (hợp đồng được ký theo đúng quy định của pháp luật có liên quan) thì bên cho thuê phải làm thủ tục đăng ký thuế với Chi cục thuế nơi có nhà cho thuê để xuất hóa đơn, chứng từ hợp pháp cho Công ty làm căn cứ tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Nếu công ty thuê nhà mà tổng số tiền thuê nhà < 100 triệu/năm  thì không cần phải có  hóa  đơn nhưng công ty bạn phải chuẩn bị bộ hồ sơ gồm :

- Hợp đồng thuê nhà.

- Biên bản bàn giao

- Chứng từ thanh toán (không nhất thiết phải chuyển khoản cũng được theo điển 2.4 khoản 2 Thông tư 96/2015/TT-BTC)

- Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC) Bảng kê 01/TNDN: Lập khi nào trả tiền thuê nhà và lưu tại công ty (trên đó phải cóchữ ký của GĐ hoặc người được ủy quyền)

Trường hợp cần có hóa đơn là trường hợp Doanh nghiệp thuê nhà có mức thuê là trên 100tr/năm.

Nếu tổng số tiền nhà mà > 100.000.000/năm: Thì cá nhân cho thuê phải khai, nộp thuế. Sau đó cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân. Dựa vào hóa đơn đó DN được hạch toán vào chi phí. Cá nhân có nhà cho thuê cần lên cơ quan thuế nộp các loại thuế sau:

Thuế Môn Bài: 300.000/năm (nếu 6 tháng cuối năm 150.000)

Thuế Giá trị gia tăng: doanh thu x 5%

Thuế Thu nhập cá nhân: doanh thu x 5%

Theo Công văn 2994/TCT-TNCN 2015 giới thiệu nội dung sửa đổi bổ sung Thông tư 92/2015/TT-BTC thì :

"Cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp kê khai thuế với cơ quan thuế hoặc bên thuê tài sản khai nộp thuế nếu trong hợp đồng thỏa thuận bên thuê là người nộp thuế."

 

2. Khái niệm chi phí hợp lý

Chi phí hợp lý là một khái niệm, mà nếu giải thích thì đây có thể hiểu là một loại chi phí được trừ khi kế toán thực hiện việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty mình. Một cách đơn giản thì trong quá trình hoạt động và phát triển của mình, các doanh nghiệp sẽ mất các chi phí như chi phí thuê địa điểm văn phòng, chi phí cho việc mua các vật dụng văn phòng phẩm, máy tính, máy in, thuê nhân viên,...Đây sẽ là các chi phí được xem là chi phí hợp lý khi thỏa mãn các điều kiện dựa theo quy định của pháp luật về chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo pháp luật và thực tế hiện nay "Chi phí hợp lý" được hiểu là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp hoạt động, doanh nghiệp sẽ thường phát sinh các chi phí sau: chi phí thuê văn phòng, chi phí mua máy tính, máy in, chi phí thuê nhân viên, chi phí xăng xe, chi phí văn phòng phẩm,.... Những chi phí này sẽ được coi là chi phí hợp lý khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:

Những chi phí trong doanh nghiệp được tính là chi phí hợp lý khi đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, cụ thể như sau:

- Các khoản chi thực tế có sự phát sinh liên quan trực tiếp đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

- Các khoản chi có các hóa đơn mua hàng, sử dụng dịch vụ có giá trị trên 20 triệu đồng (đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng). Thêm vào đó là các chứng từ dùng để chứng minh cho việc thanh toán không sử dụng tiền mặt;

- Các khoản chi đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Đây là 3 điều kiện cơ bản để có thể xác định xem chi phí đó có phải là chi phí hợp lý hay không. Việc xác định đúng có phải là các khoản chi phí hợp lý hay không sẽ giúp cho kế toán có thể thực hiện được các nghiệp vụ cơ bản của mình.

* Những lưu ý mà kế toán cần nắm bắt với việc tính chi phí hợp lý như sau:

- Khi chi phí hợp lý hay chi phí được trừ nhỏ hơn chi phí kế toán thì chúng ta sẽ cần phải giảm chi phí kế toán để có thể tính chi phí hợp lý. Điều này sẽ đồng nghĩa với việc kế toán phải điều chỉnh việc tăng về lợi nhuận kế toán trước khi tính thuế.

- Trường hợp chi phí hợp lý (chi phí được khấu trừ) lớn hơn so với chi phí kế toán thì kế toán cần phải tăng chi phí kế toán để có thể tính chi phí hợp lý. Điều này có nghĩa là kế toán sẽ cần phải giảm đi chi phí của lợi nhuận kế toán trước thuế.

Căn cứ theo quy định nêu trên, để được xác định là chi phí hợp lý thì các khoản chi cần đáp ứng các điều kiện cơ bản đó là: khoản chi đó có thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; các khoản chi cần phải có đầy đủ hoá đơn và chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật; các khoản chi đối với hoá đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên yêu cầu cần phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt theo quy định của pháp luật.

 

3. Những khoản chi phí không được coi là chi phí hợp lý.

Trên thực tế không dễ dàng gì có thể xác định một cách chính xác nhất về các khoản chi phí có sự liên quan trực tiếp tới các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó pháp luật hiện hành quy định về các loại chi phí không được tính vào chi phí hợp lý, cụ thể trong Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTCvà được sửa đổi theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và Điều 3  Thông tư 25/2018/TT-BTC, cụ thể như sau:

 

3.1 Chi phí liên quan tới các tài sản cố định.

Đối với tài sản cố định cần lưu ý:

- Chỉ những chi phí khấu hao mới được tính vào báo cáo tài chính. Vì thế khi thực hiện việc điều chỉnh các chi phí được trừ thì sẽ chỉ được tính với phần chi phí khấu hao mà thôi, không được phép sửa đổi nguyên giá của các tài sản cố định.

- Thời gian khấu hao được xem là điểm khác biệt giữa nghiệp vụ kế toán và nghiệp vụ thuế. Do vậy điều này ảnh hưởng đến sự chênh lệch trong việc tính chi phí khấu hao của kỳ giữa kế toán và thuế.

 

3.2 Các chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công.

Người lao động, nhân viên là bộ phận bắt buộc cần phải có trong mỗi công ty, doanh nghiệp hiện nay. Vì thế chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công sẽ là các khoản chi phí phát sinh của tất cả các công ty và doanh nghiệp. Với các loại chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công không được coi là chi phí hợp lý hay sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, cụ thể gồm 3 loại như sau:

- Các loại chi phí về lương, thưởng, phụ cấp,....không được quy định hay thể hiện một cách cụ thể, rõ ràng tại hợp đồng lao động hay bất kỳ một quy chế tài chính nào.

- Các khoản chi phí phát sinh nhưng lại chưa thực sự chi trả vào thời điểm thực hiện việc quyết toán thuế của kế toán.

- Các chi phí bị vượt quá mức khoán được quy định như các loại tiền mua văn phòng phẩm; chi phí công tác; trợ cấp,....

 

3.3 Chi phí liên quan đến các chi phí lãi vay.

Chi phí này không được tính là chi phí hợp lý trong trường hợp liên quan đến các khoản chi phí lãi vay sẽ thường rơi vào những trường hợp như sau: Công ty, doanh nghiệp chưa thực hiện việc góp đủ số vốn điều lệ theo tiến độ của thời gian. Vì thế chi phí lãi vay trong trường hợp này sẽ không được coi là phần chi phí hợp lý và sẽ không được thực hiện việc khấu trừ trong khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

 

3.4 Chi phí liên quan đến sự chênh lệch của tỷ giá.

Đối với việc chênh lệch về ty giá sẽ được chia thành hai trường hợp cụ thể như sau:

- Sự chênh lệch tỷ giá đã được thực hiện ở trong kỳ: Trường hợp này sẽ không có sự chênh lệch trong quy định về cách ghi nhận giữa nghiệp vụ kế toán và thuế. Vì thế việc phát sinh để thực hiện điều chỉnh là không có. Vì thế lợi nhuận kế toán sẽ được tính bằng lợi nhuận thuế.

- Sự chênh lệch tỷ giá chưa được thực hiện trong kỳ: Với trường hợp này có thể phân thành hai loại:

+ Chi phí phát sinh từ các khoản phải trả có gốc là ngoại tệ. Với loại này cũng không có các quy định về cách ghi nhận giữa kế toán và thuế. Vì thế việc phát sinh điều chỉnh cũng không có, lợi nhuận thuế và lợi nhuận kế toán có giá trị như nhau.

+ Chi phí từ các mục tiền tệ và các khoản thu có gốc ngoại tệ: Dựa trên các quy định về thuế của lãi/lỗ thì sẽ không cần phải chịu thuế vì thế sẽ có sự chênh lệch cũng như khác biệt trong kế toán và thuế. Do vậy việc điều chỉnh là rất cần thiết.

 

3.5 Các loại chi phí khác.

Những chí này có thể là các loại chi phí sau:

- Các loại chi phí dịch vụ như thuê văn phòng,....nhưng không có hóa đơn cụ thể;

- Các chi phí mua đồ dùng văn phòng nhưng không có hóa đơn hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế;

- Các khoản chi phí về dự phòng tổn thất tài sản, các khoản nợ khó đòi và không được trích lập theo quy định;

- Các chi phí dùng cho việc tài trợ nhưng không đúng theo quy định của pháp luật.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận Luật sư t vấn pháp luật thuế trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay tới số: 1900.6162 để được giải đáp.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế - Công ty luật Minh Khuê