Vậy bên C phải làm gì để các chi phí này là hợp lý và được vào chi phí khi tính thuế TNDN ? Trân trọng cảm ơn.

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục Tư vấn luật thuế của Công ty Luật Minh Khuê.

>> Luật sư tư vấn pháp luật thuế gọi:1900.6162

Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã gửi thắc mắc đến Công ty Luật Minh Khuê, căn cứ vào các thông tin bạn cung cấp xin tư vấn như sau:

1. Cơ sở pháp lý:

Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

2. Nội dung tư vấn:

Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC quy định về điều kiện để các khoản chi của doanh nghiệp được trừ như sau:

"1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:

- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh."

Như vậy, công ty C không có hóa đơn đơn thuê văn phòng và hóa đơn thanh toán tiền điện nước thì không được đưa vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN vì cong ty B (công ty cho thuê văn phòng là pháp nhân).

3. Xuất hóa đơn cho thuê văn phòng có máy loại?

Xuất hóa đơn cho thuê văn phòng cũng tương tự như các loại hóa đơn của ngành nghề khác. Gồm hai loại chính:

3.1. Hóa đơn bán hàng 

Hóa đơn bán hàng được hiểu là giấy thanh toán một hoặc nhiều mặt hàng với từng đơn giá và số lượng đi kèm. Tờ hóa đơn này sẽ do bên cung ứng phát hành, và đóng dấu xác nhận đã trả tiền, sau khi bên mua thanh toán đủ tiền. Lúc này, hóa đơn bán hàng giữ vai trò như giấy biên lai hoặc biên nhận.

3.2. Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

 Hóa đơn VAT hay giá trị gia tăng hoặc còn được gọi với tên thông dụng là hóa đơn đỏ. Bộ Tài Chính là cơ quan ban hành chính thức cho hóa đơn đỏ. Trong đó, các cá nhân hay doanh nghiệp tính thuế và thực hiện kê khai dựa trên phương pháp khấu trừ. 

Cách tính như trên thông qua các hoạt động mua bán, kinh doanh hay trao đổi vận tải… Một tờ hóa đơn VAT, đúng quy định phải có đầy đủ nội dung của người mua và người bán:

  • Tên công ty, địa chỉ 
  • Mã số thuế (nếu có)
  • Tên hàng hóa
  • Ngày mua, bán
  • Tổng giá trị đơn hàng
  • % VAT
  • Thuế VAT và tổng giá trị thuế suất
  • Hóa đơn đỏ (hồng) đưa khách hàng

4. Xuất hóa đơn cho thuê văn phòng như thế nào là hợp lệ

Xuất một hóa đơn cho thuê văn phòng làm việc chung được cho là hợp lệ phải có đầy đủ những tính chất sau:

4.1. Hóa đơn đủ về mặt pháp lý

Một hóa đơn muốn lưu hành trên thị trường phải tuân thủ đúng quy định của nhà nước ban hành. Phải qua bước đăng ký, chứng nhận và được công bố trên cơ quan của Bộ Tài Chính. 

Hóa đơn do doanh nghiệp tự in, phải đảm bảo các quy định về luật in ấn, quản lý hay sử dụng hóa đơn, chứng từ và cũng phải thông báo cho Bộ Tài Chính. Ngoài ra, các hóa đơn khác nằm ngoài những nội dung trên, đều được quy chụp là hóa đơn giả, tự tạo và thuộc dạng hóa đơn không hợp lệ.

4.2. Thỏa mãn tiêu chí hợp lý

Tính hợp lý trên tờ hóa đơn được công nhận khi các thông tin thể hiện trên tờ hóa đơn như: tên danh mục hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số tiền…. Phải phù hợp và đúng với các lĩnh vực kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp đó. Đặc biệt, với mỗi loại hình kinh doanh đều có quy định về xuất hóa đơn ở mãng đó, bao gồm cả xuất hóa đơn để cho thuê văn phòng cũng vậy.

4.3. Hóa đơn đảm bảo tính hợp lệ

Có rất nhiều nhưng nguyên tắc, quy định cụ thể về cách lập chứng từ. Bao gồm cả cách ghi lên trên tờ hóa đơn. Có bất kỳ một sai lệch nào trong tờ hóa đơn, đều phải làm tờ giải trình lên cơ  quan chức năng. Trong trường hợp nặng có thể nhận hình thức xử phạt tùy thuộc mức độ sai của hóa đơn. 

Chính vì thế, để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn cho thuê văn phòng làm việc. Hãy ghi nhớ những nội dung sau:

  • Tuyệt đối không sử dụng mực in mực màu đỏ, bút chì để ghi lên hóa đơn.
  • Tránh in hay ghi sai những thông tin cần thiết của tờ hóa đơn: Ngày tháng, số lô, mã số thuế, tên doanh nghiệp…
  • Đặc biệt, không được tính sai lệch số tiền bên trong, kể cả giá trị thuế VAT.
  • Hóa đơn bắt buộc phải có tên và chữ ký của người thực hiện, bán hoặc mua..
  • Đóng mộc của đơn vị cung ứng trước khi giao đến tay khách hàng.

5. Những nội dung xuất hóa đơn gồm những gì?

Với một hóa đơn dùng để cho thuê văn phòng, thì nội dung phải khớp với các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng mua – bán hoặc kinh tế đã ký kết. Gồm 3 nội dung bên dưới đây:

Hợp đồng trọn gói: Hợp đồng trọn gói được hiểu là có kèm theo các dịch vụ và thời hạn cho thuê trên 10 năm. Điều khoản thanh toán theo kỳ, có thể là hàng tháng/quý/năm… Có nghĩa số tiền thanh toán này cũng chính là doanh thu bên cho thuê.

Hợp đồng theo giá thuê và phí hàng tháng: Hợp đồng này gồm tiền thuê văn phòng và phí đi kèm hàng tháng. Nội dung hóa đơn phải đủ 2 nội dung giá thuê văn phòng và giá dịch vụ.

Doanh nghiệp không có lĩnh vực kinh doanh điện, nước trên giấy Đăng ký kinh doanh (ĐKKD): Trong trường hợp này, các doanh nghiệp vẫn được xuất hóa đơn để kê khai thuế, nếu điều khoản hợp đồng có yêu cầu thực hiện.

5.1. Một hoá đơn phải đầy đủ các tính chất sau đây

Thứ nhất về tính hợp pháp của hóa đơn chứng từ

  • Tính hợp pháp có thể hiểu đơn giản đó là hóa đơn, chứng từ tuân theo các quy định của pháp luật. Hóa đơn phải do Bộ Tài chính phát hành. Hoặc hóa đơn do Doanh nghiệp tự in theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn. Còn lại các hoá đơn không hợp pháp là các hoá đơn giả, hoá đơn tự tạo của Doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành, …

Thứ hai, về tính hợp lý của chứng từ.

  • Hợp lý ở đây là nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền.. thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được. Doanh nghiệp kinh doanh hoạt động mảng lĩnh vực nào thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó.

Thứ ba, tính hợp lệ của chứng từ.

Để đảm bảo hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Chúng ta cần nắm được các nguyên tắc, quy định về cách lập, cách ghi các chỉ tiêu trên hóa đơn. Các sai phạm hay mắc phải khi lập hóa đơn thì rất nhiều, có thể đưa ra như sau:

  •  Mực sử dụng trên hóa đơn không đúng theo quy định như: mực phai, mực bút chì, mực đỏ.
  •  Ghi hoặc in sai ngày tháng hóa đơn, tên doanh nghiệp, mã số thuế doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp.
  •  Tính toán về số tiền có sự sai lệch: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế …
  •  Hóa đơn thiếu tên, chữ ký người bán, người mua.
  •  Hóa đơn không có dấu của đơn vị bán trên hóa đơn.

Trên đây là thư tư vấn của chúng tôi. Chúng tôi hy vọng rằng, ý kiến tư vấn của chúng tôi sẽ giúp làm sáng tỏ các vấn đề mà bạn đang quan tâm. Trên từng vấn đề cụ thể, nếu bạn cần tham khảo thêm ý kiến chuyên môn của chúng tôi, xin hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo địa chỉ email hoặc qua Tổng đài luật sư tư vấn:1900.6162

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật thuế - Công ty luật MInh KHuê