1. Số hiệu văn bản hành chính là gì?

Văn bản hành chính là các tài liệu, giấy tờ thông báo quyết định, chỉ thị và các đoạn văn bản khác có tính chất hành chính được cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị hành chính công tổ chức và cá nhân có thẩm quyền ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, bàn giao, lưu trữ và sử dụng. Trong quá trình thực hiện công việc hành chính văn bản hành chính có những đặc điểm như:

  • Tính chất hành chính: được ban hành để điều chỉnh quản lý thực hiện các quyền và nghĩa vụ lợi ích của cơ quan tổ chức cá nhân và xã hội
  • Văn bản hành chính quy định các quyền nghĩa vụ trách nhiệm quy trình và thủ tục liên quan đến việc thực hiện công việc hành chính của các cơ quan hành chính nhà nước đơn vị hành chính công và cá nhân
  • Văn bản hành chính phải được sắp xếp một cách rõ ràng, ngôn từ chính xác, truyền đạt thông tin một cách đúng đắn dễ hiểu để người đọc có thể hiểu và tuân thủ

Với những đặc điểm như trên việc soạn thảo văn bản hành chính cần tuân theo những thủ tục nhất định, trong đó việc ghi số hiệu văn bản hành chính cần được ghi chính xác.

Số hiệu văn bản hành chính là một mã số đặc biệt được ghi trong mỗi văn bản hành chính để xác định và phân biệt nó với các văn bản khác. Số hiệu văn bản hành chính thường được ghi ở đầu hoặc cuối của văn bản và có thể bao gồm các thông tin như: loại văn bản, số thứ tự, năm ban hành.

Ví dụ: QĐ/01/2023...

Số hiệu văn bản hành chính là một cách để nhận dạng và tìm kiếm văn bản trong quá trình quản lý lưu trữ và tra cứu thông tin hành chính, khi có nhiều văn bản được ban hành trong cùng một loại và cùng một thời gian, số hiệu là một dấu hiệu giúp định danh mỗi văn bản một cách duy nhất. Việc ghi số hiệu văn bản hành chính cung cấp một cơ sở để tra cứu và tìm kiếm văn bản khi cần xem lại hoặc tìm kiếm một văn bản cụ thể. Số hiệu giúp nhanh chóng xác định và xác minh thông tin về văn bản đó. Số hiệu văn bản hành chính còn được sử dụng trong quá trình quản lý và lưu trữ văn bản, nó giúp tổ chức sắp xếp các văn bản theo thứ tự và dễ dàng truy xuất khi cần thiết, nó cho phép theo dõi quá trình xử lý và tiếp nhận văn bản, cung cấp thông tin về trạng thái lịch sử của văn bản, đảm bảo rõ ràng, minh bạch trong việc xử lý văn bản. Ngoài ra số hiệu văn bản hành chính cung cấp một phương tiện để định vị văn bản trong hệ thống pháp luật.

 

2. Cách ghi số hiệu văn bản hành chính chuẩn nhất

Cách viết số hiệu văn bản hành chính được quy định tại Phụ lục I thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/ NĐ-CP cụ thể

Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại văn thư cơ quan theo quy định số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập. Trường hợp các hội đồng, ban tổ của cơ quan tổ chức được ghi là cơ quan ban hành văn bản và được sử dụng con dấu chữ ký của cơ quan tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng. Từ I được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13. Kiểu chữ đứng sau từ I có dấu hai chấm (:), với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 về trước.

Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên đoạn văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt, tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

Chữ viết tắt trên cơ quan tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan tổ chức quy định cụ thể đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/),  giữa các nhóm chữ viết tắt trong kí hiệu văn bản có dấu gạch nối (-),  không cách chữ. Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt, tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.

STT Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt
1 Nghị quyết NQ
2 Quyết định
3 Chỉ thị CT
4 Quy chế QC
5 Quy định QyĐ
6 Thông cáo TC
7 Thông báo TB
8 Hướng dẫn HD
9 Chương trình CTr
10 Kế hoạch KH
11 Phương án PA
12 Đề án ĐA
13 Dự án DA
14 Báo cáo BC
15 Biên bản BB
16 Tờ trình TTr
17 Hợp đồng
17 Công điện
19 Bản ghi nhớ BGN
20 Bản thoả thuận BTT
21 Giấy uỷ quyền GUQ
22 Giấy mời GM
23 Giấy giới thiệu GGT
24 Giấy nghỉ phép GNP
25 Phiếu gửi PG
26 Phiếu chuyển PC
27 Phiếu báo PB

Đối với từ viết tắt khi ghi quyền hạn của người ký được thực hiện:

  • Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt TM vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan tổ chức
  • Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt Q vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan tổ chức
  • Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt KT vào trước chức vụ của người đứng đầu
  • Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp
  • Trường trường hợp kế thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt TL vào trước trước vụ của người đứng đầu cơ quan tổ chức
  • Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt TUQ vào chức chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
  • Tên của cơ quan tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng
  • Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức, các đơn vị trong mỗi cơ quan tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan tổ chức quy định cụ thể phải đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu
  • Tên cơ quan tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt viết bằng chữ in hoa. Ví dụ WTO, AESAN...

 

3. Một số lưu ý khi ghi số hiệu văn bản hành chính

- Đọc và ghi chính xác: trước khi ghi số  hiệu hãy đọc kỹ văn bản để đảm bảo hiểu đúng thông tin, sau đó ghi số hiệu theo đúng thông tin trong văn bản tránh việc sai sót và gây hiểu nhầm

- Xác định loại văn bả:n đầu tiên xác định đoạn văn bản như quy định công văn, thông tư, thông báo, sử dụng ký hiệu thích hợp cho mỗi đoạn văn bản

- Ghi số thứ tự: ghi số thứ tự của văn bản trong cùng loại và cùng năm. Số thứ tự thường là số nguyên tăng dần. Ví dụ 01, 02, 03. Hãy chắc chắn không ghi sai số thứ tự hoặc bỏ sót các số

- Ghi năm ban hành: đối với số hiệu văn bản hành chính năm ban hành là một thông tin quan trọng. Ghi đúng năm ban hành của văn bản để đảm bảo tính chính xác khi tra cứu và sử dụng văn bản

- Sử dụng dấu phân cách để làm cho số liệu văn bản dễ đọc và dễ nhớ: hãy sử dụng dấu phân cách giữa các thành phần của số hiệu như dấu gạch ngang

- Ghi đầy đủ và chính xác khi ghi số liệu văn bản là ghi đầy đủ và chính xác tất cả các thành phần, không ghi thiếu hoặc sai sót, một lỗ nhỏ trong số hiệu cũng có thể làm thay đổi hoặc mất đi tính chính xác của văn bản

- Kiểm tra lại: sau khi ghi số hiệu văn bản hãy kiểm tra lại kỹ lưỡng để đảm bảo rằng không có lỗi và mọi thông tin được ghi đúng.

Để tìm hiểu thêm về vấn đề trên bạn đọc có thể tham khảo bài viết: Luật hành chính là gì? đối tượng, chức năng của luật hành chính của luật Minh Khuê

Trên đây là hướng dẫn của luật Minh Khuê về cách ghi số hiệu văn bản hành chính. Mong rằng bài viết trên là tài liệu tham khảo hữu ích dành cho bạn. Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào xin vui lòng liên hệ tổng đài 19006162 để được tư vấn và giải đáp trực tiếp hoặc gửi yêu cầu về địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi.