Trong quá trình quản lý tài chính, thường xảy ra trường hợp không có hóa đơn, chứng từ cho các khoản chi. Bài viết này sẽ chỉ ra hai phương pháp để hợp thức hóa các khoản chi này, bảo đảm tuân thủ đúng luật pháp và quy định tài chính.
1. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là gì?
Dựa theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, các điều khoản 7 và 9 đã đề ra rõ ràng về hóa đơn, chứng từ hợp pháp và việc sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
Đối với hóa đơn, chứng từ hợp pháp, chúng cần đảm bảo đúng và đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định trong Nghị định này.
Còn về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp, đó bao gồm:
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ không đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định.
- Hóa đơn bị tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định.
- Sử dụng hóa đơn giả, tức là hóa đơn đã ghi các thông tin về hàng hóa, dịch vụ nhưng việc mua bán không tồn tại hoặc không xảy ra thực tế.
- Sử dụng hóa đơn lập giả để thể hiện giá trị không đúng hoặc lập hóa đơn giả.
- Sử dụng hóa đơn với giá trị hàng hóa, dịch vụ sai lệch hoặc không đúng giữa các liên kết của hóa đơn.
- Sử dụng hóa đơn để lừa đảo trong việc vận chuyển hàng hóa hoặc sử dụng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác.
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (ngoại trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để giả mạo và lạm dụng cho việc mua vào hoặc bán ra hàng hóa, dịch vụ.
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ đã được các cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác xác định là không hợp pháp.
Điều này rõ ràng cho thấy tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định và tránh sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp trong các giao dịch kinh tế.
>> Xem thêm: Không có hóa đơn đầu vào mà đã xuất hóa đơn đầu ra xử lý thế nào?
2. Các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ được quy định như thế nào?
Dựa theo quy định tại Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chúng tôi xin trình bày chi tiết về các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ như sau:
Đối với công chức thuế, có một loạt hành vi bị nghiêm cấm và bị xem xét trách nhiệm pháp lý. Thứ nhất, không được gây phiền hà hoặc khó khăn cho tổ chức hoặc cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ, nhằm đảm bảo quy trình mua bán và giao dịch diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.
Thứ hai, công chức thuế không được tham gia vào việc bao che hoặc thông đồng với tổ chức hoặc cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp, nhằm ngụy tạo thông tin và lợi dụng hệ thống kế toán để gian lận thuế.
Thứ ba, cấm công chức thuế nhận hối lộ hoặc những lợi ích cá nhân không chính đáng trong quá trình thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ. Điều này nhằm đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc xác định và đối chiếu thông tin thuế.
Đối với tổ chức và cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, cũng có những quy định chặt chẽ về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ. Trước tiên, không được thực hiện hành vi gian dối, nhằm trốn thuế, sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc tạo ra các hóa đơn giả mạo, để lừa đảo và gian lận trong hoạt động kinh doanh.
Thứ hai, cấm cản trở công chức thuế trong việc thi hành công vụ, đặc biệt là các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe và nhân phẩm của họ trong quá trình thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm của công chức thuế khi thực hiện nhiệm vụ theo quy định.
Thứ ba, không được phép truy cập trái phép, làm sai lệch hoặc phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ. Điều này nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu liên quan đến các giao dịch thương mại.
Cuối cùng, cấm đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan đến hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giữ gìn tính chính trực và đạo đức trong hoạt động kinh doanh và tài chính.
Tổng hợp lại, quy định nghiêm ngặt về các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ được thiết lập nhằm xây dựng môi trường kinh doanh công bằng, minh bạch và đáng tin cậy. Việc tuân thủ và giám sát các quy định này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng lòng tin và sự ổn định cho cả người bán và người mua, đồng thời góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
3. Cách hợp thức hóa khoản chi không có hóa đơn, chứng từ đúng luật
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp phải mua hàng của người dân hoặc sử dụng dịch vụ của cá nhân mà không có hóa đơn, chứng từ, khiến việc tính toán chi phí và thuế thu nhập doanh nghiệp trở nên khó khăn. Để giúp quý doanh nghiệp đảm bảo lợi ích hợp lý, Luật Minh Khuê sẽ chia sẻ một số thông tin quan trọng trong bài viết này, dựa trên Hướng dẫn Thông tư 96/2015/TT-BTC về thuế thu nhập doanh nghiệp.
Theo hướng dẫn này, các chi phí mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp mà không có hóa đơn, chứng từ được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC. Tuy nhiên, trong những trường hợp sau, không cần lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ:
- Mua hàng hóa nông, lâm, thủy sản từ người sản xuất, đánh bắt trực tiếp để bán ra.
- Mua sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Mua đất, đá, cát, sỏi từ hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp để bán ra.
- Mua phế liệu từ người thu nhặt trực tiếp.
- Mua tài sản, dịch vụ từ hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Đối với doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ này, Bảng kê được tính vào chi phí và được trừ khi tính thuế thu nhập.
Cần lưu ý rằng, những khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trong trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên Bảng kê cao hơn giá thị trường, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào giá thị trường cùng loại hoặc tương tự tại thời điểm mua hàng để xác định lại mức giá khi tính thuế.
Tuy nhiên, để đưa chi phí mua hàng không có hóa đơn vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ các hướng dẫn sau đây:
- Nếu doanh nghiệp mua hàng của người dân, mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra (theo mục 2.4 của Thông tư 96) và không phân biệt doanh thu trên hay dưới 100 triệu đồng/năm, cần có hợp đồng mua bán hoặc cung ứng dịch vụ, chứng từ thanh toán (có thể thanh toán bằng tiền mặt), biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ, và Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo Mẫu 01/TNDN.
- Trường hợp mua hàng, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh không nằm trong các trường hợp đã liệt kê trên (mục 2.4 của Thông tư 96) và có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, cần có hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán (có thể thanh toán bằng tiền mặt), biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ, và Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo Mẫu 01/TNDN.
- Trường hợp có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, cần có hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn bán hàng, và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì có hóa đơn).
Để có hóa đơn bán hàng, cá nhân, hộ kinh doanh có thể lên Cơ quan thuế để mua hóa đơn và tiến hành nộp lệ phí môn bài, giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân. Sau đó, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng cho họ.
Tóm lại, việc tuân thủ quy định về chi phí mua hàng không có hóa đơn và thực hiện đúng các hướng dẫn của Thông tư 96/2015/TT-BTC là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể tính toán và trừ các chi phí này hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Công ty Luật Minh Khuê vô cùng vui mừng được chia sẻ những thông tin tư vấn hữu ích tới quý khách hàng, và chúng tôi cam kết không ngừng nâng cao chất lượng và tính thú vị của nội dung tư vấn. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ và giúp đỡ quý khách trong mọi trường hợp liên quan đến vấn đề pháp lý hoặc những câu hỏi cần giải đáp.
>> Tham khảo: Mẫu bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu số 01/TNDN)
Để mang đến sự tiện lợi và chất lượng tối đa, chúng tôi đã thành lập một Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến, với số hotline 1900.6162, nơi quý khách có thể dễ dàng liên hệ với đội ngũ chuyên gia pháp lý của chúng tôi. Đội ngũ này luôn sẵn lòng lắng nghe và hỗ trợ giải quyết mọi thắc mắc, đảm bảo quý khách nhận được sự đồng hành tận tâm và chu đáo.
Ngoài việc liên hệ qua Tổng đài, chúng tôi cũng rất hoan nghênh những yêu cầu chi tiết gửi qua email tại địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn. Cam kết đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ mọi yêu cầu, mong muốn từ phía quý khách hàng. Chúng tôi luôn đặt lợi ích của quý khách hàng lên hàng đầu, và chắc chắn sẽ không ngừng nỗ lực để đem lại sự hài lòng và hiệu quả trong mọi dịch vụ tư vấn pháp luật.
Rất trân trọng cảm ơn sự hợp tác và tin tưởng của quý khách hàng. Chúng tôi xin hứa sẽ tiếp tục phấn đấu, không ngừng hoàn thiện để đáp ứng mọi yêu cầu và nhu cầu pháp luật của quý khách hàng một cách tốt nhất. Sự thành công của quý khách chính là động lực để chúng tôi ngày càng hoàn thiện và vươn tới những thành tựu mới.
