1. Cần cung cấp những thông tin gì khi yêu cầu lập hóa đơn điện tử?
Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ những thông tin dưới đây để xác định tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
- Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính;
- Số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan (nếu có);
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
2. Những điểm cần lưu ý khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử
Những điểm cần lưu ý khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn
- Khi thực hiện bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, các khách hàng là cá nhân, khách hàng lẻ thường có xu hướng không lấy hóa đơn. Do đó, kế toán thường lựa chọn phương pháp xuất gộp thành một hóa đơn điện tử vào cuối ngày hoặc cuối tháng.
- Tuy nhiên, kể từ ngày 01/11/2020, theo quy định, 100% các doanh nghiệp trên cả nước đều bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử. Do đó, hóa đơn giấy sẽ chính thức bị loại bỏ, thay vào đó là chuyển sang hóa đơn điện tử. Điều này cũng đồng nghĩa với việc các quy định về hóa đơn giấy sẽ chính thức hết hiệu lực.
- Căn cứ vào những quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa cung cấp dịch vụ, những lưu ý khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử bao gồm:
+ Không phân biệt giá trị hàng hóa, dịch vụ từng lần, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh) khi thực hiện việc bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho người mua phải tiến hành xuất hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Như vậy, từ ngày 01/11/2020, mặc dù người mua có nhu cầu lấy hóa đơn hay không thì người bán đều phải thực hiện việc xuất hóa đơn điện tử.
Những điểm cần lưu ý khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng
- Về thời điểm lập hóa đơn:
+ Đối với doanh nghiệp bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng sẽ là thời điểm bên bán chuyển giao quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, không phân biệt là đã thu tiền hay chưa.
+ Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng sẽ là thời điểm bên bán hoàn tất việc cung ứng cho bên mua, đã lập hóa đơn cung cấp dịch vụ và không phân biệt là đã thu tiền hay chưa.
- Về nguyên tắc lập hóa đơn: Hóa đơn điện tử theo hợp đồng phải chứa đầy đủ các nội dung cơ bản như hóa đơn điện tử.
3. Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 của Quốc hội ban hành ngày 13/6/2019, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2020, trong đó có quy định về sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, cơ quan, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2020. Đến nay, hóa đơn điện tử đã cho thấy nhiều lợi ích hơn so với hóa đơn giấy như góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, giúp quá trình giao dịch nhanh chóng, đặc biệt hạn chế tình trạng làm giả hóa đơn... Sau đây là những ưu điểm, lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử:
- Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành hóa đơn
Áp dụng hóa đơn điện tử sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nhà nước. Cụ thể, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Do vậy, doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí chuyển phát, đồng thời người mua cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi.
- Giảm thời gian giao, nhận hóa đơn
Việc xuất hóa đơn giấy hiện nay khá phức tạp, kế toán phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết, viết chính xác các thông tin của khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện. Thông thường, phải mất vài ngày khách hàng mới nhận được hóa đơn. Trong khi đó, với hóa đơn điện tử, chỉ cần vài cú nhấp chuột, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào có internet.
- Không lo bị thất lạc hóa đơn
Hóa đơn điện tử được lập trên máy tính và cũng sẽ được chuyển cho khách hàng qua internet, trong khi hóa đơn giấy phải được gửi qua đường bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác. Việc hóa đơn giấy bị thất lạc rất dễ xảy xa và gây không ít phiền toái cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giảm được các rủi ro do mất mát hóa đơn trong khâu vận chuyển, giao nhận đồng thời cũng giảm được các vụ việc tranh chấp, kiện tụng xảy ra do các lỗi thất lạc, mất mát hoặc giao chậm trễ hóa đơn. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng tăng tính an toàn, bảo mật, tiện lợi cho doanh nghiệp trong kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin về đối tác bán hàng.
- Có độ an toàn, chính xác cao
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Vì thế, đây là loại hóa đơn không thể làm giả. Đáng chú ý, hóa đơn điện tử có độ chính xác rất cao, trong khi viết hóa đơn giấy thường xảy ra sai sót như: Viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá… và việc xử lý sai sót trong các trường hợp này thường rất phức tạp và mất thời gian.
Có thể thấy, việc chủ động chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử càng sớm, bài toán về chi phí, nguồn lực và thời gian của doanh nghiệp càng được xử lý nhanh chóng, hiệu quả nhất, đồng thời cá nhân khi mua hàng cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là nhu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch trong xu thế toàn cầu hóa - hiện đại hóa hiện nay.
Để tham khảo thêm thông tin về vấn đề này, quý khách hàng có thể tìm hiểu tại bài viết: Quy định mới về hóa đơn điện tử 2023 cần lưu ý những gì? của Luật Minh Khuê.
Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Cần cung cấp những thông tin gì khi yêu cầu lập hóa đơn điện tử? mà Công ty Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.
Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!
