Có được xuất nhiều hóa đơn cho cùng 1 công ty cùng 1 ngày không?

1. Có được xuất nhiều hóa đơn cho cùng 1 công ty trong cùng 1 ngày không?

Hoàn toàn có quyền xuất hai hoặc nhiều hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho cùng một công ty trong cùng một ngày. Tuy nhiên, để tránh tình trạng không được khấu trừ thuế GTGT, các bên liên quan cần chú ý đến giá trị hàng hóa và dịch vụ cụ thể. Theo quy định của Khoản 5 Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC, đã được sửa đổi bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ một nhà cung cấp có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, nhưng tổng giá trị trong cùng một ngày từ hai mươi triệu đồng trở lên, chỉ có thể khấu trừ thuế nếu có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Trong trường hợp này, nhà cung cấp, là người nộp thuế có mã số thuế, phải tự khai và nộp thuế GTGT.

Ngoài ra, theo điểm c khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, đã được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi từ hóa đơn hoặc đơn từ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt để được tính vào chi phí, trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo hướng dẫn, cần chú ý những điểm sau đây:

- Nếu tổng giá trị của các hóa đơn GTGT xuất trong một ngày không vượt quá 20 triệu đồng, thì có thể thực hiện thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, tương tự như trong trường hợp các hoá đơn GTGT có giá trị dưới 20 triệu đồng theo quy định thông thường. Bên mua sẽ được khấu trừ thuế GTGT và các chi phí này được coi là chi phí hợp lý để tính vào thuế thu nhập doanh nghiệp, miễn là có đầy đủ các chứng từ đi kèm như Hợp đồng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa, và các văn bản khác liên quan.

- Trong trường hợp tổng giá trị của các hóa đơn GTGT xuất trong một ngày lớn hơn 20 triệu đồng, bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng. Trong trường hợp này, bên mua mới được khấu trừ thuế GTGT và các chi phí mới được xem xét là chi phí hợp lý để tính vào thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đồng thời, cần lưu ý đến trường hợp bên bán xuất lại hóa đơn cho bên mua, và trong ngày đó có phát sinh hóa đơn mới với tổng giá trị trên 20 triệu đồng. Theo hướng dẫn của Công văn số 77490/CT-TTHT ngày 28/11/2017 của Cục Thuế Thành phố Hà Nội, hóa đơn thay thế có giá trị dưới 20 triệu đồng vẫn có thể thanh toán bằng tiền mặt và được khấu trừ theo quy định, bằng cách xác định ngày mua hàng theo ngày của hóa đơn bị thay thế.

2. Có thể chia nhỏ hóa đơn để thanh toán bằng tiền mặt?

Dựa vào quy định của Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, sửa đổi bổ sung Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC, khi xuất nhiều hóa đơn GTGT cùng ngày cho một người mua (có cùng mã số thuế) với tổng giá trị trên 20 triệu đồng, người mua phải thực hiện thanh toán bằng hình thức không sử dụng tiền mặt để đạt được quyền khấu trừ thuế GTGT. Theo Điểm C Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi trên 20 triệu đồng cũng phải được thanh toán không sử dụng tiền mặt để được xem xét là chi phí có thể được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trong trường hợp hóa đơn có giá trị dưới 20 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt, và mỗi người mua trong cùng một ngày chỉ phát sinh một hóa đơn, thì có thể thực hiện thanh toán bằng tiền mặt và xử lý hạch toán cũng như khấu trừ thuế GTGT như thông thường.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, nếu thời điểm mua hàng hóa không trùng khớp trong cùng một ngày và các hóa đơn bán hàng của bên bán không được lập cùng ngày, việc lập nhiều hóa đơn để thanh toán bằng tiền mặt là khả thi. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải tuân thủ nguyên tắc ngày lập hóa đơn là ngày bàn giao quyền sở hữu/sử dụng tài sản. Việc lập hóa đơn sai ngày có thể bị phạt theo quy định, như trong công văn 4131/CT-TTHT.

Ví dụ minh họa:

Ngày 26/3/2023, công ty A tiến hành giao dịch mua hàng từ công ty B, có chi tiết như sau:

- Lúc 9h30 sáng: Mua 1 lô hàng trị giá 10 triệu đồng (chưa bao gồm thuế), công ty B xuất hóa đơn số 00000XX1.

- Lúc 15h chiều: Mua thêm 1 lô hàng khác từ công ty B, trị giá lô hàng là 15 triệu đồng (chưa bao gồm thuế), công ty B xuất hóa đơn số 00000XX6.

Khi thực hiện thanh toán, có thể diễn ra các trường hợp sau đây:

Trường hợp 1: Công ty A thanh toán chuyển khoản tổng giá trị 2 đơn hàng là 27,5 triệu cho 2 hóa đơn số 00000XX1 và 00000XX6. Theo các quy định tại phần 2, công ty A được khấu trừ thuế GTGT và chi phí mua hàng của cả hai hóa đơn được tính vào chi phí hợp lý.

Trường hợp 2: Công ty A thanh toán bằng tiền mặt tổng giá trị 2 đơn hàng là 27,5 triệu cho 2 hóa đơn số 00000XX1 và 00000XX6. Tuy nhiên, theo quy định tại phần 2, công ty A sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và chi phí mua hàng của cả hai hóa đơn không được coi là chi phí hợp lý.

Trường hợp 3: Công ty A thanh toán hóa đơn 00000XX1 bằng tiền mặt, còn hóa đơn 00000XX6 được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng. Theo quy định tại phần 2, vì tổng giá trị các hóa đơn mua hàng trong ngày của công ty A từ công ty B đã lớn hơn 20 triệu đồng, nên công ty A chỉ được khấu trừ thuế GTGT và chi phí mua hàng được xem xét là chi phí hợp lý đối với hóa đơn 00000XX6 được thanh toán bằng chuyển khoản. Tuy nhiên, hóa đơn 00000XX1 không được khấu trừ thuế và chi phí không được coi là chi phí hợp lý.

Lưu ý: Các chứng từ cần có khi thanh toán hóa đơn dưới 20 triệu đồng bằng tiền mặt bao gồm:

- Hợp đồng mua bán;

- Hóa đơn GTGT;

- Phiếu xuất kho;

- Phiếu thu;

- Biên lai thu tiền;

- Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ;

- Chứng từ vận chuyển;

- Biên bản thanh lý hợp đồng;

- Biên bản nghiệm thu;

- Các chứng từ khác (nếu có).

Lưu ý: Mặc dù có những khúc mắc từ một số kế toán doanh nghiệp về việc có cần hợp đồng cho hóa đơn dưới 20 triệu hay không, nhưng trên thực tế, để tuân thủ đúng quy định pháp luật, việc có hợp đồng mua bán là cần thiết. Hợp đồng mua bán giữa hai bên là một chứng từ quan trọng, giúp bảo đảm tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao dịch, đồng thời đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

3. Cách xử lý khi có hóa đơn trên 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt

Trong trường hợp hóa đơn đã được lập và gửi cho bên mua nhưng cả hai bên chưa kê khai thuế, quy trình xử lý được thực hiện như sau:

- Hủy hóa đơn sau khi có sự xác nhận và đồng ý từ cả hai bên bán và bên mua.

- Bên bán lập hóa đơn mới theo quy định và ghi đúng hình thức thanh toán để gửi cho bên mua.

Trong trường hợp hóa đơn đã lập, đã được gửi cho người mua và cả hai bên đã kê khai thuế, bên bán xử lý theo các bước sau:

- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của cả hai bên, ghi rõ sai sót (đặc biệt là về hình thức thanh toán).

- Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh để sửa sai sót.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương thức xử lý khác như:

- Cả hai bên mua và bán ra ngân hàng, bên mua viết uỷ nhiệm chi chuyển khoản cho bên bán.

- Bên bán, sau khi nhận tiền, rút tiền mặt để trả lại cho bên mua hoặc thực hiện trả lại bằng séc.

Quy trình xử lý hóa đơn đòi hỏi sự cẩn trọng, đặc biệt là khi có số lượng lớn giao dịch hàng ngày. Vì vậy mà các phần mềm kế toán hiện đại đã có tính năng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử, giúp kế toán dễ dàng xử lý một lượng lớn hóa đơn mỗi ngày và giảm thiểu sai sót.

Bài viết liên quan: Trên cùng 1 hóa đơn có được ghi hai mặt hàng không cùng thuế suất?

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!