Mua hàng không có hóa đơn vẫn được trừ chi phí khi tính thuế TNDN

Trên thực tế có nhiều trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ gia đình hoặc các đối tượng không thuộc diện phải xuất hóa đơn nên việc có hóa đơn giá trị gia tăng là không thể thực hiện được. Để tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, pháp luật thuế hiện hành đã cho phép một số trường hợp mua hàng không có hóa đơn vẫn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện và có hồ sơ, chứng từ hợp lệ theo quy định.  

1. Hóa đơn là gì? 

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập nhằm ghi nhận thông tin về hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Đây là căn cứ quan trọng để xác nhận giao dịch phát sinh giữa bên bán và bên mua, đồng thời phục vụ cho công tác hạch toán kế toán, kê khai thuế và quản lý doanh thu của doanh nghiệp.

Hóa đơn có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính. Đối với doanh nghiệp, hóa đơn là cơ sở chứng minh doanh thu, chi phí, xác định nghĩa vụ thuế phải nộp cũng như phục vụ việc theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh. Đối với cơ quan nhà nước, hóa đơn là công cụ giúp kiểm soát hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và hạn chế các hành vi gian lận về thuế.

Theo quy định hiện hành, hóa đơn được thể hiện dưới hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Trong đó, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, giảm thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu cho doanh nghiệp cũng như cơ quan thuế. Đồng thời, hình thức này còn góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính và thuế tại Việt Nam.

Ngoài hóa đơn điện tử, pháp luật vẫn quy định trường hợp sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in đối với một số tổ chức, cá nhân chưa đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử hoặc thuộc trường hợp đặc biệt theo quy định. Các loại hóa đơn này vẫn có giá trị pháp lý khi được lập và sử dụng đúng quy định của pháp luật.

Việc lập và sử dụng hóa đơn đúng quy định không chỉ bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, tăng hiệu quả quản lý thuế và xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh, công bằng.

2. Mua hàng không có hóa đơn vẫn được trừ chi phí khi tính thuế TNDN

Theo quy định tại điểm b Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí hợp lý đối với một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật. Quy định này nhằm phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất, kinh doanh khi nhiều giao dịch được thực hiện với cá nhân, hộ gia đình hoặc người trực tiếp sản xuất không thuộc đối tượng xuất hóa đơn giá trị gia tăng.

Cụ thể, từ ngày 15/12/2025, doanh nghiệp được tính chi phí được trừ đối với các trường hợp sau đây:

Thứ nhất, mua các sản phẩm nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản từ người trực tiếp sản xuất hoặc trực tiếp đánh bắt bán ra. Đây là trường hợp phổ biến trong hoạt động thu mua nông sản, hải sản tại địa phương.

Thứ hai, mua các sản phẩm thủ công được làm từ nguyên liệu tự nhiên như đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc các nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp do người sản xuất thủ công trực tiếp bán.

Thứ ba, mua phế liệu từ người trực tiếp thu gom, thu nhặt. Trường hợp này thường phát sinh trong hoạt động tái chế hoặc sản xuất có sử dụng nguyên liệu tái chế.

Thứ tư, mua đồ dùng hoặc tài sản do hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra mà không thuộc trường hợp phải xuất hóa đơn theo quy định.

Thứ năm, mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng, ngoại trừ các trường hợp đã được liệt kê ở trên.

Tuy nhiên, để các khoản chi này được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định. Trong đó bao gồm chứng từ thanh toán tiền cho người bán; trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên trong ngày đối với cùng một hộ hoặc cá nhân thì phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt. Đồng thời, doanh nghiệp phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung kê khai.

3. Mua hàng không có hóa đơn thì dùng giấy tờ gì thay thế để được trừ chi phí khi tính thuế TNDN

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, việc mua hàng không có hóa đơn vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, nhưng điều kiện tiên quyết là doanh nghiệp phải xây dựng được một “bộ hồ sơ chứng từ thay thế” đầy đủ, hợp lệ và có khả năng chứng minh giao dịch là có thật. Cụ thể, căn cứ điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, giấy tờ cần chuẩn bị khi mua hàng không có hóa đơn bao gồm ba nhóm sau:

Thứ nhất, phải có Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ. 

Đây là chứng từ trung tâm trong trường hợp không có hóa đơn, được áp dụng đối với các giao dịch đặc thù như: mua nông, lâm, thủy sản của người sản xuất trực tiếp; mua phế liệu; mua hàng hóa, tài sản của cá nhân; hoặc mua hàng từ hộ, cá nhân có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế.

Bảng kê này phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm, đồng thời thể hiện đầy đủ thông tin về người bán, hàng hóa, số lượng, giá trị giao dịch . Đây chính là căn cứ pháp lý thay thế hóa đơn để cơ quan thuế xem xét chấp nhận chi phí.

Thứ hai, phải có chứng từ thanh toán hợp lệ theo quy định pháp luật về kế toán và thuế. 

Nghị định 320/2025/NĐ-CP nhấn mạnh rằng: dù không có hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải chứng minh dòng tiền thực tế. Đặc biệt, đối với giao dịch có giá trị từ 5 triệu đồng/ngày/người trở lên, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, thanh toán điện tử…) thì chi phí mới được chấp nhận.

Thứ ba, cần có hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế. 

Mặc dù Nghị định không liệt kê cứng, nhưng theo nguyên tắc “chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh”, doanh nghiệp nên bổ sung đầy đủ:

• Hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận giao dịch
• Biên bản giao nhận hàng hóa
• Phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển
• Tài liệu xác minh nguồn gốc hàng hóa (nếu có)

Nhóm hồ sơ này đóng vai trò “bằng chứng thực tế”, giúp bảo vệ doanh nghiệp khi cơ quan thuế đánh giá tính hợp lý của chi phí.

4. Chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN không?

Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, nhiều doanh nghiệp phát sinh trường hợp hàng tồn kho bị hư hỏng, hết hạn sử dụng, lỗi thời kỹ thuật hoặc không còn phù hợp với nhu cầu thị trường dẫn đến phải thực hiện tiêu hủy. Đây là vấn đề khá phổ biến, đặc biệt đối với các ngành nghề kinh doanh thực phẩm, mỹ phẩm, thời trang, linh kiện điện tử hoặc các sản phẩm có vòng đời ngắn. Khi phát sinh hoạt động tiêu hủy hàng hóa, một trong những vấn đề được doanh nghiệp quan tâm là khoản chi phí liên quan đến việc hủy hàng có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp hay không.

Căn cứ theo điểm i7 khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi phát sinh từ việc:

• Hủy hàng tồn kho hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên,
• Hàng hóa lỗi mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, hết hạn sử dụng
• Hàng hông còn đủ điều kiện lưu thông trên thị trường theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Ngoài ra, quy định này cũng áp dụng đối với nguyên liệu, vật tư, linh kiện không còn nhu cầu sử dụng phải thực hiện tiêu hủy.

Theo quy định trên, khoản chi phí được tính vào chi phí hợp lý không chỉ bao gồm giá trị hàng hóa bị tiêu hủy theo giá vốn mà còn bao gồm cả các chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động tiêu hủy như:

• Chi phí vận chuyển, thuê đơn vị xử lý,
• Chi phí nhân công
• Các khoản chi cần thiết khác phục vụ việc tiêu hủy hàng hóa.

Tuy nhiên, đối với phần giá trị hàng hóa đã được trích lập dự phòng trước đó theo đúng quy định thì sẽ không tiếp tục được tính trùng vào chi phí được trừ.

Bên cạnh hàng tồn kho, pháp luật cũng cho phép doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với chi phí hủy tài sản hư hỏng không còn nhu cầu sử dụng theo điểm i8 khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Khoản chi này bao gồm giá trị còn lại của tài sản trên sổ sách kế toán và các chi phí liên quan đến việc tiêu hủy tài sản. Đồng thời, chi phí hủy phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình sản xuất, gia công cũng được chấp nhận là khoản chi được trừ theo điểm i9 của điều khoản này.

Tuy nhiên, để các khoản chi phí tiêu hủy được cơ quan thuế chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật. Trước hết, khoản chi phải là chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh cho hoạt động tiêu hủy hàng hóa, tài sản hoặc nguyên vật liệu.

Ngoài ra, đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các khoản thanh toán khác có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho từng lần thanh toán, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Điều này nhằm bảo đảm tính minh bạch trong hoạt động tài chính và hạn chế tình trạng kê khai chi phí không đúng thực tế.

Không chỉ dừng lại ở việc có hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp còn phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến hoạt động tiêu hủy để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ này có thể bao gồm:

• Quyết định tiêu hủy,
• Biên bản kiểm kê hàng hóa,
• Biên bản xác nhận tình trạng hư hỏng,
• Hội đồng tiêu hủy,
• Hợp đồng thuê đơn vị tiêu hủy,
• Chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan khác.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp lý, hợp lệ của khoản chi khi cơ quan thuế kiểm tra.

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì để hạn chế rủi ro pháp lý liên quan đến chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Pháp luật quy định doanh nghiệp chỉ được trừ chi phí nếu đồng thời đáp ứng các điều kiện: chi phí thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Trên cơ sở đó, để giảm thiểu rủi ro bị loại chi phí khi thanh tra, kiểm tra thuế, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý sau:

Doanh nghiệp phải chứng minh bản chất kinh tế của giao dịch, thay vì chỉ dựa vào hình thức chứng từ. Cơ quan thuế hiện nay có xu hướng đánh giá sâu vào tính thực tế: có phát sinh giao dịch hay không, hàng hóa có tồn tại, dịch vụ có được cung cấp thực sự hay không. Do đó, ngoài hóa đơn (nếu có), cần xây dựng đầy đủ bộ hồ sơ gồm: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập – xuất kho, chứng từ vận chuyển… Việc thiếu các tài liệu này là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến chi phí bị loại, ngay cả khi có hóa đơn hợp lệ 

Cần kiểm soát chặt chẽ điều kiện thanh toán, đặc biệt đối với các giao dịch có giá trị lớn. Theo quy định hiện hành, các khoản chi từ ngưỡng giá trị nhất định trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, nếu không sẽ không được tính vào chi phí được trừ. 

Doanh nghiệp cần đảm bảo tính nhất quán giữa kế toán – thuế – thực tế hoạt động. Một khoản chi dù có đủ hồ sơ nhưng nếu:

• Hạch toán sai kỳ
• Không tương ứng với doanh thu phát sinh
• Không phù hợp với ngành nghề kinh doanh

thì khoản chi vẫn có thể không được coi là chi phí hợp lý.

Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ về chi phí: từ khâu phê duyệt, ký kết hợp đồng, thanh toán đến lưu trữ hồ sơ. Việc chuẩn hóa ngay từ đầu không chỉ giúp tối ưu thuế hợp pháp mà còn giảm thiểu đáng kể rủi ro khi bị thanh tra, kiểm tra.

Rủi ro pháp lý về chi phí được trừ không nằm ở việc doanh nghiệp không chứng minh được tính hợp pháp và thực tế của khoản chi. Vì vậy, thay vì chỉ tập trung vào hóa đơn, doanh nghiệp cần chuyển sang tư duy quản trị theo hướng “chứng cứ đầy đủ – dòng tiền minh bạch – giao dịch có thật”, đây chính là chìa khóa để bảo vệ chi phí hợp lý trước cơ quan thuế.

Kết luận

Quy định cho phép một số trường hợp mua hàng không có hóa đơn vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đã tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh. Chính sách này không chỉ phản ánh sự linh hoạt của pháp luật thuế trước thực tế giao dịch trên thị trường mà còn giúp doanh nghiệp bảo đảm quyền lợi hợp pháp về chi phí và nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, để khoản chi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định, đồng thời chuẩn bị và lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh tính thực tế của giao dịch phát sinh. Việc thực hiện đúng quy định về chứng từ, bảng kê và thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, nâng cao tính minh bạch trong hoạt động tài chính và bảo đảm việc hạch toán chi phí được thực hiện đúng quy định của pháp luật. 

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.