1. Phân loại chi phí thành lập doanh nghiệp:

Việc phân loại chi phí thành lập doanh nghiệp là một phần quan trọng trong quá trình khởi đầu kinh doanh. Điều này giúp các doanh nghiệp mới thành lập có cái nhìn rõ ràng về những khoản chi phí cần thiết, từ đó lập kế hoạch tài chính hợp lý và tránh những bất ngờ không mong muốn. Chi phí thành lập doanh nghiệp có thể được chia thành hai loại chính: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Chi phí trực tiếp

Chi phí trực tiếp là những khoản chi phí mà doanh nghiệp cần phải chi trả ngay từ đầu để hoàn thành các thủ tục pháp lý và hành chính. Đây là những chi phí bắt buộc, không thể tránh khỏi và ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thành lập doanh nghiệp. Các chi phí này bao gồm:

- Lệ phí đăng ký kinh doanh

Lệ phí đăng ký kinh doanh là khoản tiền mà doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan quản lý nhà nước khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để doanh nghiệp có thể hoạt động hợp pháp. Lệ phí này có thể thay đổi tùy theo loại hình doanh nghiệp và quy mô vốn điều lệ.

- Chi phí làm con dấu

Con dấu là một công cụ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, được sử dụng để xác nhận các văn bản, giấy tờ chính thức. Chi phí làm con dấu bao gồm chi phí thiết kế, khắc con dấu và đăng ký con dấu với cơ quan chức năng.

- Chi phí in ấn và phát hành Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Chi phí in ấn và phát hành giấy chứng nhận này là một phần trong tổng chi phí trực tiếp. Đây là tài liệu quan trọng, chứng nhận sự hợp pháp của doanh nghiệp.

- Chi phí tư vấn pháp luật (nếu có)

Để đảm bảo quá trình thành lập doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật. Chi phí này bao gồm việc thuê luật sư hoặc chuyên gia tư vấn để hỗ trợ trong việc chuẩn bị và nộp các giấy tờ cần thiết, cũng như giải đáp các thắc mắc liên quan đến pháp lý.

Chi phí gián tiếp

Chi phí gián tiếp là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình chuẩn bị và thành lập doanh nghiệp, không phải là các khoản chi trả trực tiếp cho các thủ tục pháp lý nhưng vẫn cần thiết để hoàn thành công việc. Các chi phí này bao gồm:

- Chi phí đi lại

Trong quá trình hoàn thành các thủ tục thành lập, doanh nghiệp có thể phải di chuyển nhiều lần giữa các cơ quan chức năng, ngân hàng và các địa điểm khác. Chi phí đi lại bao gồm tiền xăng xe, tiền vé xe buýt, taxi hoặc các phương tiện giao thông khác.

- Chi phí liên lạc

Chi phí liên lạc bao gồm tiền điện thoại, internet và các dịch vụ viễn thông khác. Đây là các khoản chi phí cần thiết để liên lạc với các cơ quan chức năng, đối tác, khách hàng và các bên liên quan trong quá trình thành lập doanh nghiệp.

- Chi phí văn phòng phẩm

Việc chuẩn bị các giấy tờ, hồ sơ, biểu mẫu cần thiết cho quá trình đăng ký kinh doanh đòi hỏi sử dụng một lượng lớn văn phòng phẩm như giấy, bút, mực in, bìa kẹp, v.v. Chi phí này tuy không lớn nhưng là một phần không thể thiếu trong quá trình chuẩn bị.

- Chi phí tiếp khách

Trong quá trình thành lập doanh nghiệp, việc gặp gỡ và làm việc với đối tác, nhà đầu tư, luật sư, và các bên liên quan khác là điều không thể tránh khỏi. Chi phí tiếp khách bao gồm tiền cà phê, ăn uống, quà tặng hoặc các khoản chi khác để duy trì mối quan hệ và thúc đẩy hợp tác.

Tóm lại, việc phân loại chi phí thành lập doanh nghiệp thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về các khoản chi cần thiết, từ đó lập kế hoạch tài chính một cách hợp lý và hiệu quả. Quá trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo rằng tất cả các bước pháp lý và hành chính được thực hiện đúng quy định, giúp doanh nghiệp có nền tảng vững chắc để phát triển trong tương lai. Việc nắm rõ và quản lý tốt các chi phí thành lập là bước đầu quan trọng để bất kỳ doanh nghiệp nào có thể khởi đầu thuận lợi và tiến tới thành công.

 

2. Cách thức phân bổ chi phí thành lập doanh nghiệp:

Chi phí thành lập doanh nghiệp là một phần quan trọng trong quá trình khởi đầu kinh doanh, và việc nắm rõ các quy định liên quan đến chi phí này là cần thiết để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả. Theo Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC, chi phí thành lập doanh nghiệp được quy định chi tiết với các tiêu chuẩn và cách nhận biết tài sản cố định, đồng thời có các quy định cụ thể về việc phân bổ chi phí này vào hoạt động kinh doanh. Dưới đây là phần mô tả chi tiết về các quy định này.

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC, các chi phí sau đây phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp không được coi là tài sản cố định vô hình mà phải được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tối đa không quá 3 năm theo quy định của Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN):

Chi phí thành lập doanh nghiệp: Đây là các chi phí cần thiết để hoàn thành các thủ tục pháp lý và hành chính liên quan đến việc đăng ký và thành lập doanh nghiệp, bao gồm lệ phí đăng ký kinh doanh, chi phí làm con dấu, chi phí in ấn và phát hành Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, và chi phí tư vấn pháp luật (nếu có).

Chi phí đào tạo nhân viên: Trong giai đoạn đầu, việc đào tạo nhân viên là rất quan trọng để đảm bảo họ nắm vững các quy trình làm việc và hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí này bao gồm chi phí thuê giảng viên, chi phí tổ chức các khóa đào tạo và các tài liệu đào tạo cần thiết.

Chi phí quảng cáo phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp: Để giới thiệu doanh nghiệp và sản phẩm/dịch vụ của mình ra thị trường, doanh nghiệp cần chi một khoản tiền cho các hoạt động quảng cáo. Chi phí này có thể bao gồm chi phí thiết kế và in ấn các tài liệu quảng cáo, chi phí thuê các kênh truyền thông để quảng bá thương hiệu, và chi phí tổ chức các sự kiện quảng bá.

Chi phí cho giai đoạn nghiên cứu: Trước khi chính thức đi vào hoạt động, nhiều doanh nghiệp cần tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm, và các nghiên cứu khác để đảm bảo sản phẩm/dịch vụ của mình phù hợp với nhu cầu thị trường. Chi phí này bao gồm chi phí thuê chuyên gia, chi phí thu thập và phân tích dữ liệu, và chi phí thử nghiệm sản phẩm.

Chi phí chuyển dịch địa điểm: Trong trường hợp doanh nghiệp phải thay đổi địa điểm hoạt động trước khi chính thức đi vào hoạt động, các chi phí phát sinh trong quá trình này như chi phí vận chuyển, chi phí thuê địa điểm mới, và chi phí thiết lập cơ sở hạ tầng tại địa điểm mới cũng cần được tính vào chi phí thành lập.

Chi phí mua để có và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, giấy phép chuyển giao công nghệ, nhãn hiệu thương mại, lợi thế kinh doanh: Đây là các chi phí liên quan đến việc mua sắm các tài liệu và quyền sở hữu trí tuệ cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp. Những chi phí này bao gồm chi phí mua tài liệu kỹ thuật, phí sử dụng bằng sáng chế, phí cấp giấy phép chuyển giao công nghệ, phí đăng ký nhãn hiệu thương mại, và chi phí để có được các lợi thế kinh doanh khác.

Như vậy, chi phí thành lập doanh nghiệp không phải là tài sản cố định vô hình mà được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tối đa không quá 3 năm theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể cân đối chi phí một cách hợp lý và tránh tình trạng chi phí quá cao trong giai đoạn đầu mới thành lập.

Việc phân bổ dần chi phí thành lập vào chi phí kinh doanh có thể hiểu là một phương pháp giúp doanh nghiệp không phải gánh chịu một khoản chi phí lớn ngay trong năm đầu tiên hoạt động. Thay vào đó, các chi phí này sẽ được chia đều ra nhiều năm, cụ thể là trong thời gian tối đa 3 năm. Đây là một cách tiếp cận hợp lý để doanh nghiệp có thể duy trì dòng tiền ổn định, đồng thời đảm bảo rằng các chi phí cần thiết cho việc thành lập doanh nghiệp được phân bổ một cách có hiệu quả.

Ví dụ, nếu một doanh nghiệp mới thành lập phải chịu chi phí đăng ký kinh doanh, chi phí làm con dấu, chi phí in ấn và phát hành Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, và chi phí tư vấn pháp luật với tổng số tiền là 300 triệu đồng, thì theo quy định này, doanh nghiệp có thể phân bổ chi phí này vào chi phí kinh doanh hàng năm, với mỗi năm là 100 triệu đồng trong vòng 3 năm. Điều này giúp giảm bớt áp lực tài chính trong năm đầu tiên và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch tài chính và quản lý ngân sách.

Ngoài ra, việc phân bổ chi phí thành lập doanh nghiệp dần vào chi phí kinh doanh còn giúp doanh nghiệp có thời gian để bắt đầu tạo ra doanh thu và lợi nhuận, trước khi phải chịu toàn bộ gánh nặng chi phí. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp khởi nghiệp, khi mà nguồn vốn ban đầu có thể hạn chế và áp lực tài chính trong giai đoạn đầu có thể rất lớn. Với quy định này, doanh nghiệp có thể tập trung vào việc phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường và xây dựng thương hiệu mà không phải lo lắng quá nhiều về chi phí ban đầu.

Mặt khác, việc này cũng yêu cầu doanh nghiệp cần có kế hoạch chi tiết và cẩn thận trong việc ghi nhận và phân bổ chi phí. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các chi phí thành lập được ghi nhận đúng thời điểm và phân bổ chính xác vào các kỳ kế toán tương ứng. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống kế toán và quản lý tài chính chuyên nghiệp, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật và các chuẩn mực kế toán hiện hành.

Hơn nữa, trong quá trình thực hiện phân bổ chi phí, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến việc cập nhật các thay đổi về chính sách thuế và các quy định pháp luật liên quan. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các thông tư hướng dẫn có thể có sự điều chỉnh theo thời gian, do đó, việc nắm bắt kịp thời các thay đổi này là cần thiết để doanh nghiệp không vi phạm pháp luật và tận dụng được các chính sách ưu đãi thuế nếu có.

Tóm lại, quy định về việc chi phí thành lập doanh nghiệp không phải là tài sản cố định vô hình và được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong thời gian tối đa 3 năm là một quy định hợp lý và cần thiết. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp mới khởi nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn ban đầu. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần có kế hoạch chi tiết và hệ thống quản lý tài chính chuyên nghiệp để thực hiện đúng quy định và tận dụng tối đa các lợi ích mà quy định này mang lại.

 

3. Hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp:

Chi phí thành lập doanh nghiệp được hạch toán vào tài khoản 242 - Chi phí trả trước theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC. Đây là một trong những tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các khoản chi phí trả trước một cách khoa học và chính xác. Khi doanh nghiệp mới thành lập, các chi phí ban đầu như lệ phí đăng ký kinh doanh, chi phí làm con dấu, chi phí in ấn và phát hành Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, và chi phí tư vấn pháp luật (nếu có) đều được ghi nhận vào tài khoản này.

Khi doanh nghiệp đi vào hoạt động, các chi phí này sẽ không được tính ngay vào chi phí kinh doanh của một kỳ mà sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh theo từng tháng, quý hoặc năm. Quá trình phân bổ này được thực hiện bằng cách trích lập dự phòng chi phí trả trước vào tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là một tài khoản thuộc nhóm chi phí quản lý doanh nghiệp, được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến quản lý hành chính và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Xem thêm: Chi phí thành lập công ty hiện nay hết bao nhiêu tiền?

Còn bất kỳ điều gì vướng mắc, quý khách hàng vui lòng liên hệ trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7. Gọi số 1900.6162 hoặc gửi email đến địa chỉ: Tư vấn pháp luật qua Email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ tốt nhất từ Luật Minh Khuê. Chúng tôi rất hân hạnh nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng. Trân trọng./.