1. Chữ ký số công cộng là gì?
Ở góc độ pháp luật, định nghĩa "chữ ký số" được ghi nhận tại khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/ NĐ-CP như sau:
"Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khoá bí mật tương ứng với khoá công khai trong cùng một cặp khoá;
b) Sự vẹn toàn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên."
Cũng có định nghĩa gần giống như "chữ ký số", trước đây, chữ ký số công cộng đã được quy định tại khoản 8 Điều 3 Nghị định 902/VBHN-BKHĐT về đăng ký doanh ngiệp như sau: "chữ ký số công cộng được xác định là: "Một dạng chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số". Cần lưu ý rằng, hiện nay văn bản này đã hết hiệu lực và chưa có một văn bản pháp luật khác thay thế nhưng trên thực tế, định nghĩa về "chữ ký số công cộng" vẫn được hiểu tương tự cho đến nay. Thực chất, chữ ký số công cộng được hiểu là chữ ký số do thuê bao sử dụng chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao tạo ra. Đó là chữ ký điện tử thường được cá nhân, doanh nghiệp sử dụng trên môi trường internet để thực hiện ký kết hợp đồng, chứng từ cần thiết. Khi thực hiện các giao dịch mua bán, kinh doanh, ký kết hợp đồng doanh nghiệp thường sử dụng con dấu, chữ ký viết tay trên các văn bản này. Tuy nhiên, trên môi trường internet thì chữ ký số công cộng thay thế con dấu, chữ ký viết tay. Về giá trị pháp lý, chữ ký số công cộng có giá trị pháp lý tương tự như chữ ký viết tay.
Chữ ký số công cộng được chứa trong thiết bị gọi là USB Token. USB Token gồm khoá bí mật và khoá công khai. Thiết bị này được sử dụng nhằm bảo mật khoá bí mật và chứa thông tin khách hàng. Trong đó, khoá bí mật là khoá dùng để tạo chữ ký số và khoá công khai dùng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khoá bí mật.
2. Hướng dẫn đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số công cộng
Để đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể đăng ký thông qua hai hình thức: Trực tiếp đến cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc Đăng ký kinh doanh thông qua mạng điện tử (chữ ký số công cộng). Quy định về trình tự, thủ tục đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số được quy định tại Điều 44 Nghị định 01/2021 Về đăng ký doanh nghiệp như sau:
"1. Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
3. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa dổi, bổ sung hồ sơ.
4. Việc đăng kí hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử thực hiện theo quy trình quy định tại Điều này."
Như vậy, để đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số công cộng thì doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: sau khi doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định pháp luật thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và thanh toán lệ phí trên mạng điện tử qua cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp uỷ quyền cho một cá nhân thực hiện thủ tục này thì trong hồ sơ cần bao gồm giấy uỷ quyền có nội dung "cho phép người được uỷ quyền ký số xác thực vào tài liệu đính kèm khi nộp hồ sơ". Đây là một bước rút gọn khá tiện lợi giúp doanh nghiệp không cần trực tiếp đến cơ quan đăng ký kinh doanh nộp hồ sơ và làm các thủ tục thông thường.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng kí kinh doanh tại địa chỉ https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn và chọn nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng. Sau khi người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền đăng ký thì cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp cho doanh nghiệp Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp thông qua mạng điện tử. Như vậy, đây là bước để chứng thực cho doanh nghiệp, thể hiện doanh nghiệp đã đăng ký thành lập doanh nghiệp trên mạng điện tử.
Bước 3: Sau khi doanh nghiệp nhận được hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp của mình thì phòng đăng ký xem xét hồ sơ và sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
- Trường hợp 1: Nếu hồ sơ của doanh nghiệp đầy đủ và hợp lệ thì phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi hồ sơ của doanh nghiệp cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp mã số thuế doanh nghiệp. Sau khi được cấp mã số thuế thì phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp cho doanh nghiệp Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp. Theo Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ sẽ được chấp thuận khi có đầy đủ các yêu cầu sau:
" a) Có đầy đủ giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy. Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc cá nhân khác ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo các định dạng quy định tại khoản 2 Điều này.
b) Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ bằng văn bản giấy; có bao gồm thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ.
c) hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp uỷ quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp uỷ quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có các giấy tờ, tài liệu quy định tại Điều 12 Nghị định này."
- Trường hợp 2: Nếu hồ sơ của doanh nghiệp không có đầy đủ giấy tờ thì cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo cho doanh nghiệp thông qua mạng điện tử để doanh nghiệp biết và sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng kí doanh nghiệp.
3. Cách thức nộp phí công bố thông tin khi đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số công cộng.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể nộp phí sau khi nhận kết quả tại phòng đăng ký kinh doanh. Ví dụ, tại Hà Nội thì thông tin nộp phí như sau:
Chủ tài khoản: Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội.
Số tài khoản: 351101083602
Mã quan hệ ngân sách: 1083602
Nội dung chuyển khoản:
- Đối với nộp phí công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp, ghi theo cú pháp :CBTT_Mã số doanh nghiệp.
- Đối với nộp phí cung cấp thông tin, đề nghị ghi theo cú pháp: CCTT_Tên đơn vị đề nghị cung cấp thông tin.
4. Những lợi ích của việc sử dụng chữ ký số công cộng
Thứ nhất, chữ ký số công cộng giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc: kê khai hải quan điện tử, thực hiện các công việc với cơ quan hành chính nhà nước thông qua cổng thông tin một cửa quốc gia,... Đối với những doanh nghiệp thao tác trực tuyến thì chữ ký số công công giúp doanh nghiệp ký kết những hợp đồng với đối tác chiến lược mà không cần gặp mặt trực tiếp, đặc biết hữu ích trong giai đoạn giãn cách xã hội do dịch COVID-19 gây ra.
Thứ hai, tính bảo mật là lợi ích rất lớn không thể phủ nhận của chữ ký số công cộng. Chữ ký số công cộng có thể đảm bảo thông tin dữ liệu cao giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin trong những giao dịch, cũng như tài liệu của doanh nghiệp.
Thứ ba, tính không thể phủ nhận: Trong giao dịch, một bên có thể từ chối nhận một văn bản nào đó do mình gửi. Để ngăn ngừa tình trạng này, bên nhận có thể yêu cầu bên gửi phải gửi kèm chữ ký số với văn bản. Khi có tranh chấp, bên nhận sẽ dùng chữ ký này như một chứng cứ để bên thứ ba giải quyết.
Thứ tư, việc sử dụng chữ ký số công cộng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, ngân sách, không phải in ấn các loại hồ sơ, đồng thời việc thanh toán giao dịch cũng được thực hiện nhanh gọn, hiệu quả hơn. Điểm đặc biệt là doanh nghiệp hoàn toàn có thể tránh được những rủi ro có thể phát sinh vì tất cả các thao tác thực hiện đều được ghi nhận và lưu trữ trên môi trường điện tử.
5. Tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng
Hiện nay, ở Việt Nam có 9 nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số công công đã tích hợp với Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm:
- Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam
- Công ty cổ phần Công nghệ thẻ Nacencomm
- Công ty cổ phần BKAV
- Tập đoàn Viễn thông quân đội Viettel
- Công ty cổ phần Hệ thống Thông tin FPT
- Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông CK
- Công ty Cổ phần Viễn thông New - Telecom
- Công ty Cổ phần Chứng số an toàn
- Công ty Cổ phần Chữ ký số Vina
Trên đây là những thông tin Luật Minh Khuê muốn cung cấp đến bạn đọc liên quan đến Chữ ký số công cộng và trình tự, thủ tục đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số công cộng. Nếu bạn đọc còn thắc mắc liên quan đến vấn đề này hay bất kì vấn đề pháp lý nào khác, xin vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí trực tuyến 24/7 qua số hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ và tư vấn nhiệt tình. Xin trân trọng cảm ơn!
