1. Khái niệm Văn phòng công chứng

Theo khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

Theo đó, Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, được tổ chức và hoạt động theo Luật Công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan đến loại hình công ty hợp danh.

Căn cứ Điều 22 Luật Công chứng, Văn phòng công chứng có các đặc điểm như sau:

- Phải có từ hai Công chứng viên hợp danh trở lên.

- Không có thành viên góp vốn.

- Trụ sở phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho Công chứng viên và người lao động, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.

- Tên gọi phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một Công chứng viên hợp danh khác do các Công chứng viên hợp danh thỏa thuận.

- Có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

- Được khắc và sử dụng con dấu không có hình quốc huy sau khi có quyết định cho phép thành lập.

 

2. Chức năng và vai trò của văn phòng công chứng

- Chức năng của văn phòng công chứng

Văn phòng công chức có chức năng đầy đủ của một tổ chức hành nghề công chứng gồm:

Chức năng xác thực, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của các hợp đồng giao dịch dân sự dưới dạng là văn bản hoặc giấy tờ khác. Theo quy định của pháp luật những văn bản này phải công chứng hay do các cá nhân và tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng

Văn phòng công chứng nói chung và công chứng viên nói riêng có chức năng đảm bảo sự an toàn cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch

- Vai trò của văn phòng công chứng

Bên cạnh chức năng, vai trò của văn phòng công chứng cũng là điều mà người tham gia công chứng quan tâm. Theo đó, văn phòng công chứng đảm nhận các vai trò sau.

+ Vai trò đối với Nhà nước

Văn phòng công chứng ra đời đã giúp giảm bớt số lượng công việc của các cơ quan Nhà nước liên quan đến vấn đề này. Đồng thời văn phòng công chứng còn đẩy mạnh quá trình pháp chế chủ nghĩa xã hội cũng như phát huy tối đa các nguồn lực pháp lý trong xã hội.

+ Vai trò đối với các bên tham gia giao dịch

Văn phòng công chứng đã giúp cho việc thực hiện các giao dịch của những cá nhân, tổ chức được thuận lợi, đúng pháp luật, từ đó đảm bảo được quyền và lợi ích hợp pháp của họ.

 

3. Về mô hình tổ chức Văn phòng Công chứng (công ty hợp danh)

Cùng với việc duy trì sự tồn tại của Phòng Công chứng với tư cách là đơn vị sự nghiệp công lập, Luật Công chứng 2014 tiếp tục ghi nhận hoạt động của “văn phòng công chứng” do các chủ thể là công chứng viên thuộc khu vực tư thành lập, tồn tại và hoạt động song song với phòng công chứng nhà nước. Sự ghi nhận này đã thể hiện việc tiếp tục thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động này phát triển, giải quyết công việc của nhân dân một cách tốt nhất.

Luật Công chứng 2014 quy định về mô hình tổ chức của tổ chức hành nghề công chứng thuộc khu vực tư là “công ty hợp danh”; theo đó, văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

Hiện nay, theo Luật Công chứng 2014, cá nhân công chứng viên tham gia hoạt động hành nghề công chứng chỉ được lựa chọn một hình thức tổ chức duy nhất là công ty hợp danh “thuần túy” (chỉ có 2 thành viên hợp danh trở lên mà thôi, không có loại công ty hợp danh “hữu hạn” có thêm thành viên góp vốn và doanh nghiệp tư nhân). Điều này khiến ta liên tưởng đến hình ảnh “không quản lý được thì cấm”, thể hiện tính bất lực, cực đoan trong quản lý nhà nước. Xã hội đang đồng tình và ủng hộ chủ trương xã hội hóa bằng việc ghi nhận các loại hình doanh nghiệp mà các ứng viên thuộc khu vực tư có thể lựa chọn để thành lập và hoạt động trong lĩnh vực công chứng, trong đó có cả doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh nói chung.

Với việc ghi nhận các loại hình doanh nghiệp như Luật Công chứng 2006, mặc dù chưa tận dụng và phát huy hết ý nghĩa, ưu điểm của mỗi loại hình doanh nghiệp nhưng chúng tôi cho rằng, đó là một ghi nhận tích cực, tạo bước đột phá về hình thức tổ chức cho hoạt động công chứng phát triển.

Sự thu hẹp hay loại bỏ hai hình thức tổ chức hoạt động công chứng thuộc khu vực tư (loại bỏ doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh “hữu hạn”) trong Luật Công chứng 2014 đã làm xáo trộn trong hoạt động của tổ chức công chứng, gây khó khăn, phiền hà, vướng mắc cho các doanh nghiệp, các nhà đầu tư khi tham gia vào hoạt động trong lĩnh vực công chứng. Với thực trạng này, nguyên tắc “cởi trói” cho nền kinh tế đã bị hạn chế; buộc các doanh nghiệp, nhà đầu tư phải mất nhiều thời gian, công việc cho việc sắp xếp lại, như: chuyển đổi, sáp nhập, thành lập mới...; khiến các nhà đầu tư gặp khó khăn, phải xoay sở trong việc tìm kiếm đối tác hợp nhất, thành lập..., không có nhiều cơ hội để lựa chọn hình thức tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công chứng theo ý chí, sở trường của mình.

Quyền tự do kinh doanh bị hạn chế (nếu không muốn nói là bị xâm phạm), vì chẳng có lý do gì để thuyết phục hay lý giải cho những quy định hạn chế này của pháp luật; và đã đến lúc phải nhắc lại quan điểm cho rằng: “Nhà nước sinh ra là để quản lý và tạo điều kiện (cơ hội) thuận lợi thúc đẩy xã hội phát triển chứ không phải là kìm hãm sự phát triển xã hội”.

 

4. Về trách nhiệm tài sản của Văn phòng Công chứng

Luật Công chứng 2014 quy định: Văn phòng Công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

Trong khi đó, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: Công ty hợp danh có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Có thể thấy rằng, quy định trên đây đang thể hiện một thực tế luẩn quẩn, không rõ ràng và đang mâu thuẫn về trách nhiệm tài sản của doanh nghiệp “văn phòng công chứng”. Sự không rõ ràng, mâu thuẫn này thể hiện ở chỗ: theo lý thuyết và pháp luật về pháp nhân, một chủ thể là pháp nhân thì luôn “có tài sản riêng” độc lập với tài sản của tất cả các chủ thể khác, kể cả tài sản riêng của người sở hữu pháp nhân, doanh nghiệp đó. Trong khi ở công ty hợp danh (đặc biệt là hợp danh “thuần túy” theo Luật Công chứng hiện hành), sự tách bạch tài sản đó là không thể vì đã là thành viên hợp danh trong công ty hợp danh họ luôn “phải là cá nhân, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty”.

Và như vậy, ở đây không thể có “tài khoản riêng” cho công ty mà nó chính là tài khoản “chung” với thành viên hợp danh của công ty. Tài sản của công ty cũng chính là tài sản của thành viên công ty bởi tính chịu trách nhiệm vô hạn “bằng toàn bộ tài sản của mình (thành viên hợp danh) về các nghĩa vụ của công ty”. Và như vậy, Luật Công chứng quy định về tài khoản riêng của văn phòng công chứng là không cần thiết nếu như không muốn nói là vô nghĩa bởi mọi nghĩa vụ của công ty đều do cá nhân thành viên công ty chịu trách nhiệm tới cùng (vô hạn). Chữ “tài khoản riêng” ở đây chỉ là hình thức; Luật không quy định cũng không ảnh hưởng gì mà chỉ giúp câu, từ gọn, xúc tích, dễ hiểu hơn, mang tính pháp điển hóa cao hơn mà thôi.

 

5. Về tư cách pháp nhân của văn phòng công chứng

Từ phân tích ở trên, không thể cho rằng công ty hợp danh hay văn phòng công chứng có tư cách pháp nhân, bởi vì lý thuyết về pháp nhân, đặc biệt là pháp nhân trong hoạt động kinh doanh đã khẳng định rất rõ rằng, để công ty có tư cách pháp nhân, khi thành lập công ty đối vốn (lưu ý là chỉ công ty đối vốn mà thôi), các thành viên góp đủ vốn đăng ký vào công ty thì phần này thuộc công ty và tồn tại tách bạch với toàn bộ phần tài sản còn lại thuộc sở hữu của thành viên công ty mà không đưa vào vốn của công ty.

Cách thiết kế về mặt pháp lý như vậy, suy cho cùng chỉ nhằm mục đích là để các tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân hưởng quy chế trách nhiệm hữu hạn mà thôi. Nói khác đi, pháp nhân không phải là khái niệm khẳng định tính độc lập về pháp lý của mọi loại chủ thể kinh doanh hay thương gia. Theo lẽ đó, pháp luật nước ta (mà trước hết là pháp luật kinh tế - dân sự) cũng như pháp luật của mọi quốc gia trên thế giới đều coi pháp nhân là một thực thể pháp lý:

- Được thành lập hay thừa nhận một các hợp pháp;

- Có tài sản riêng;

- Tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình bằng số tài sản riêng đó;

- Là nguyên đơn hay bị đơn trước cơ quan tài phán.

Trong đó dấu hiệu thứ 2 và 3 là thuộc tính riêng của pháp nhân”.

Bên cạnh đó, Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định: Một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau:

a) Được thành lập theo quy định của Bộ luật này, luật khác có liên quan;

b) Có cơ cấu tổ chức theo quy định tại Điều 83 của Bộ luật này;

c) Có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình;

d) Nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập.

Luật Doanh nghiệp năm 2014 cũng đã thể chế hóa khái niệm pháp nhân vào một số quy định; điều đặc biệt là khi quy định về các yếu tố, điều kiện nội hàm của công ty hợp danh với tư cách là một doanh nghiệp thuộc nhóm công ty đối nhân, Điều 172 Luật Doanh nghiệp 2014 đã quy định tư cách pháp nhân cho loại công ty này, theo đó, công ty hợp danh là doanh nghiệp phải có ít nhất hai thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung (sau đây gọi là thành viên hợp danh).

Ngoài các thành viên hợp danh, công ty có thể có thêm thành viên góp vốn. Thành viên hợp danh phải là cá nhân, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty. Thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty. Công ty hợp danh có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, cùng với các loại hình công ty đối vốn (công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần), công ty hợp danh cũng được Luật Doanh nghiệp 2014 quy định (ấn định) cho tư cách là pháp nhân.

Dưới giác độ khoa học, một chủ thể để được xác định là một pháp nhân không phải dễ dàng mà nó có sự khắt khe, chặt chẽ về điều kiện của nó. Nếu căn cứ vào điều kiện đủ, phổ biến thì có thể thấy công ty hợp danh (ở đây là văn phòng công chứng) không khác một chủ thể là pháp nhân vì nó cũng được thành lập hợp pháp và cũng có thể có cơ cấu tổ chức “chặt chẽ”…

Tuy nhiên, khi căn cứ vào điều kiện cần, đặc thù của một pháp nhân thì công ty hợp danh trong Luật Doanh nghiệp 2014 chưa (không) đủ điều kiện là pháp nhân. Điều này thể hiện rất rõ ở yếu tố điều kiện nội hàm là công ty phải “có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình” như Bộ luật Dân sự 2015 đã quy định.

Trong khoa học pháp lý, việc “có tài sản độc lập” ở đây chỉ xuất hiện trong các công ty đối vốn (xin giới hạn các chủ thể là công ty) khi mà thành viên công ty ngay sau khi góp vốn vào công ty, công ty chính thức được thành lập thì ngay lập tức phần vốn họ đã góp đó trở thành vốn (tài sản) của công ty chứ không còn là tài sản đơn thuần của thành viên đó nữa. Số vốn đó phải được quản lý, sử dụng theo một quy chế riêng biệt của công ty.

Quyền quyết định không phải là của cá nhân, tổ chức chủ sở hữu phần vốn góp trước đó nữa mà nó đã được chuyển giao cho một cơ quan hay một chủ thể khác (có thể là hội đồng thành viên, chủ tịch công ty trong công ty trách nhiệm hữu hạn; đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị trong công ty cổ phần… do pháp luật, điều lệ công ty quy định) cùng quản lý, thực hiện. Điều khác biệt ở đây là: Quyền quyết định đối với khối tài sản, phần vốn góp ở công ty hợp danh của thành viên hợp danh sau khi góp vào công ty thì họ vẫn có toàn quyền, liên đới chịu trách nhiệm về mọi nghĩa vụ của công ty. Điều đó cũng có nghĩa, ở đây không có sự tách bạch về tài sản của công ty với tài sản riêng của thành viên hợp danh trong công ty. Mọi nghĩa vụ của công ty hợp danh suy cho cùng và cuối cùng vẫn do thành viên hợp danh liên đới chịu trách nhiệm một cách vô hạn, tức là họ vẫn phải huy động tới đồng bạc cuối cùng trong khối tài sản riêng của họ (bao gồm cả tài sản không và chưa từng đưa vào làm vốn kinh doanh tại công ty) để thực hiện nghĩa vụ của công ty nếu số nợ công ty phải trả vẫn còn.

Như vậy, ở đây có điều chưa rõ, có sự đánh đồng giữa doanh nghiệp chịu trách nhiệm hữu hạn với doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô hạn; theo đó, mặc dù được gọi là pháp nhân nhưng bản thân các thành viên của pháp nhân đó (thành viên hợp danh của công ty hợp danh hay của công chứng viên văn phòng công chứng) vẫn có thể và có nguy cơ bị khánh kiệt tài sản khi công ty bị phá sản, phần tài sản còn lại của công ty không đủ trang trải cho các khoản nợ của công ty và thành viên hợp danh của công ty vẫn phải có nghĩa vụ trả nợ cho chủ nợ tới đồng bạc cuối cùng.

Cùng với tiến trình hoàn thiện pháp luật về kinh doanh, thương mại nói chung, thời gian sắp tới, các nhà làm luật cũng cần nghiên cứu kỹ càng hơn với tính chất đặc thù của lĩnh vực hoạt động công chứng, điều chỉnh, bổ sung kịp thời những đòi hỏi khách quan của thực tiễn nhằm xây dựng hệ thống pháp luật, bảo đảm tính khoa học, khách quan, đầy đủ, giữ vai trò là công cụ hữu hiệu trong điều chỉnh hành vi của các cá nhân, tổ chức khi tham gia vào hoạt động công chứng; giúp hoạt động này được thực hiện một cách khoa học, tiến bộ, đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi chính đáng của đời sống thực tiễn.

>> Xem thêm: Chức năng và vai trò của văn phòng công chứng

 

6. Một số câu hỏi thường gặp về công chứng và văn phòng công chứng

6.1 Những trường hợp nào thì cần công chứng?

Có rất nhiều người đã từng tham gia công chứng qua các loại giấy tờ, văn bản… nhưng cũng có nhiều người vẫn chưa biết có những trường hợp nào thì cần được công chứng. Trên thực tế có hai trường hợp cần được công chứng như sau:

Trường hợp 1: Bao gồm các loại hợp đồng dân sự và giấy tờ cần phải công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành liên quan đến vấn đề đó.

Trường hợp 2: Trường hợp này do các bên cá nhân hay tổ chức có tham gia giao kết hợp đồng hay có yêu cầu và nhu cầu công chứng một cách tự nguyện. 

 

6.2 Các thủ tục được thực hiện tại Văn phòng công chứng?

Các thủ tục Văn phòng công chứng được thực hiện nêu tại Chương V Luật Công chứng gồm:

- Hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn.

- Hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

- Công chứng bản dịch…

Trong đó, một số loại hợp đồng, giao dịch có thể công chứng gồm:

- Hợp đồng thế chấp bất động sản;

- Hợp đồng uỷ quyền;

- Di chúc;

- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản…

 

6.3 Có nên công chứng ở Văn phòng công chứng không?

Từ những đặc điểm khác nhau cơ bản giữa Phòng và Văn phòng công chứng, có thể thấy, về nhiệm vụ, công việc, hai loại hình này chỉ khác nhau ở tên gọi, chủ sở hữu vốn và nguồn gốc thành lập. Một bên là đơn vị sự nghiệp công lập, một bên hoạt động như loại hình doanh nghiệp hợp danh.

Tuy nhiên, hai hình thức này đều thực hiện việc công chứng - chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự... cũng như có quyền, nghĩa vụ như nhau. Đặc biệt, giá trị pháp lý của văn bản công chứng từ hai loại hình này là như nhau.

Như vậy, công chứng ở Phòng công chứng hay Văn phòng công chứng đều được, chỉ cần lựa chọn nơi nào thuận tiện hơn trong việc đi lại để thực hiện công chứng.

>> Xem thêm: Thủ tục thành lập văn phòng công chứng theo quy định mới nhất?