Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam? Lợi ích của Bảo hiểm xã hội điện tử?

1. Phần mềm bảo hiểm xã hội là gì?

Phần mềm bảo hiểm xã hội (hay phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử) là phần mềm hỗ trợ thực hiện việc kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) thông qua hệ thống điện tử sử dụng mạng Internet. Thông qua phần mềm BHXH điện tử các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có thể thực hiện các giao dịch dễ dàng mà không cần trực tiếp tới cơ quan BHXH. 

Phần mềm kê khai BHXH điện tử được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ I-VAN và phải được Bảo hiểm xã hội Việt Nam chính thức ký hợp đồng.

(Lưu ý: Tổ chức I-VAN là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được BHXH Việt Nam ký hợp đồng cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH).

2. Lợi ích của Bảo hiểm xã hội điện tử

Nếu như trước đây, doanh nghiệp buộc phải đến trực tiếp cơ quan Bảo hiểm xã hội để thực hiện đăng ký và kê khai thì với bảo hiểm xã hội điện tử, các nghiệp vụ về Bảo hiểm xã hội nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều:

2.1 Thủ tục kê khai BHXH điện tử dễ dàng, tiết kiệm thời gian

Kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử, các thủ tục được thực hiện trên môi trường mạng, doanh nghiệp có thể kê khai và nộp hồ sơ ở bất cứ đâu chỉ với các thiết bị công nghệ có kết nối Internet. So với phương thức kê khai BHXH trực tiếp, hình thức kê khai BHXH điện tử giúp doanh nghiệp giảm bớt các thủ tục hành chính với cơ quan BHXH, tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức, nhân lực…

Khi thực hiện các nghiệp vụ kê khai BHXH, doanh nghiệp chỉ cần điền các thông tin theo các mẫu hồ sơ đã được thiết lập sẵn, tự động điền kết quả theo mẫu hiển thị sẵn. Với hình thức kê khai này, doanh nghiệp hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình lập hồ sơ, nhập dữ liệu.

2.2 Đơn giản hóa các thủ tục, giao dịch hồ sơ với cơ quan Bảo hiểm xã hội

Nếu như theo hình thức nộp hồ sơ truyền thống, các đơn vị và doanh nghiệp phải trực tiếp đến cơ quan BHXH để nộp hồ sơ, tốn kém nhiều thời gian, công sức và chi phí. Quy trình giao dịch hồ sơ theo phương thức này khá cồng kềnh và kém hiệu quả, gây nhiều bất lợi cho cả doanh nghiệp và phía cơ quan BHXH.

Với các phần mềm kê khai BHXH điện tử, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một chiếc máy tính có kết nối internet là có thể thực hiện nộp hồ sơ mọi lúc, mọi nơi, nhanh chóng và thuận tiện. Vì vậy, doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể thời gian, chi phí (giấy tờ, nhân sự) cho doanh nghiệp, đồng thời giảm bớt đáng kể áp lực cho cơ quan quản lý BHXH.

2.3 Lấy kết quả tự động

Thay vì phải đến trực tiếp cơ quan BHXH để lấy kết quả với nhiều thủ tục phức tạp như trình giấy hẹn, giấy tờ tùy thân,..., doanh nghiệp sẽ được trả kết quả tự động khi kê khai BHXH điện tử. Kết quả giải quyết hồ sơ sẽ được gửi lại thông qua hệ thống phần mềm, vì vậy, kể cả trong trường hợp doanh nghiệp cần bổ sung hồ sơ thì quy trình cũng sẽ được thu gọn, rút ngắn hơn rất nhiều.

2.4 Dễ dàng quản lý, lưu trữ hồ sơ

Khi thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng, toàn bộ hồ sơ, giấy tờ được lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Vì vậy, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu hồ sơ, xóa bỏ nguy cơ bị thất lạc hồ sơ. Với phương thức kê khai BHXH điện tử, doanh nghiệp dễ dàng nắm được những hồ sơ nào đã nộp chưa có kết quả, đã nhận kết quả, đã giải quyết xong. Đồng thời, cơ quan Bảo hiểm xã hội cũng dễ dàng quản lý, đối chiếu hồ sơ, giấy tờ khi cần thiết, không cần phải lục lại các tủ hồ sơ lưu trữ.

2.5 Được hỗ trợ, giải đáp tận tình các vấn đề về nghiệp vụ, thông tin BHXH

Sử dụng các phần mềm kê khai BHXH điện tử, doanh nghiệp sẽ được tư vấn, hướng dẫn cả về nghiệp vụ và các thông tin về Bảo hiểm xã hội. Với nhiều kênh hỗ trợ như tổng đài, email, messenger,... đơn vị, doanh nghiệp sẽ được giải đáp thắc mắc và cập nhật nhiều văn bản pháp luật mới về BHXH.

3. Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam là điểm truy cập trên môi trường mạng của hệ thống công nghệ thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để nhận, truyền thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội với tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử và với Tổ chức I-VAN.

Trên website cổng thông tin bảo hiểm xã hội điện tử bảo hiểm xã hội Việt Nam cho phép doanh nghiệp kê khai hồ sơ, thực hiện các dịch vụ công trực tuyến, tra cứu hồ sơ và tài liệu ứng dụng. Một số dịch vụ công trực tuyến về bảo hiểm xã hội trên Cổng thông tin giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội Việt Nam có thể kể đến như:

3.1. Đối với lĩnh vực thực hiện chính sách bảo hiểm y tế

– Thanh toán chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế với cơ sở khám chữa bệnh bảo hiểm y tế

– Ký hợp đồng khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế

– Khám chữa bệnh bảo hiểm y tế

– Thanh toán trực tiếp chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế

3.2. Lĩnh vực chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội

– Truy lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng hoặc trợ cấp một lần của người hưởng đã chết nhưng còn những tháng chưa nhận

– TL lương hưu, hưởng tiếp tc bhxh trong các TH: HH hưởng, không có tên trên DS CT tháng này nhưng còn tiền chưa nhận; người hưởng hoặc người lĩnh thay 6 tháng liên tục k0 nhận tiền, BHXH đã tạm dừng in DS CT; TL chế độ BHXH 1 lần những năm trước

– Ủy quyền lĩnh thay lương hưu, trợ cấp BHXH

– Người hưởng lĩnh chế độ BHXH hàng tháng bằng tiền mặt chuyển sang lĩnh bằng tài khoản cá nhân và ngược lại hoặc thay đổi tài khoản cá nhân hoặc thay đổi nơi nhận trong địa bàn tỉnh

3.3. Lĩnh vực thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội

– Giải quyết hưởng chế độ trợ cấp một lần đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng ra nước ngoài để định cư

– Giải quyết hưởng chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đối với trường hợp bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp lần đầu

– Giải quyết hưởng trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp

– Giải quyết hưởng chế độ thai sản

– Giải quyết hưởng chế độ ốm đau

– Giải quyết di chuyển đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng và người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng từ tỉnh này đến tỉnh khác

– Giải quyết hưởng trợ cấp đối với nhà giáo đã nghỉ hưu chưa được hưởng phụ cấp thâm niên trong lương hưu theo Quyết định số 52/2013/QĐ-TTg

– Giải quyết điều chỉnh thông tin về nhân thân đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng; điều chỉnh, hủy quyết định, chấm dứt hưởng BHXH

– Giải quyết hưởng tiếp lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng đối với người chấp hành xong hình phạt tù, người xuất cảnh trái phép trở về nước định cư hợp pháp, người được toàn án tuyên bố hủy quyết định mất tích

– Giải quyết hưởng chế độ tử tuất

– Giải quyết hưởng trợ cấp theo Quyết định số 91/2000/QĐ-TTg, Quyết định số 613/QĐ-TTg

– Giải quyết hưởng bảo hiểm xã hội một lần

– Giải quyết hưởng chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp do thương tật, bệnh tật tái phát

– Giải quyết hưởng chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đối với trường hợp đã bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tiếp tục bị tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp

– Giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng đối với cán bộ xã

3.4. Lĩnh vực cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế

– Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế

3.5. Lĩnh vực thu Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

– Đăng ký đóng, đăng ký lại, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện; cấp sổ BHXH

– Đăng ký đóng, cấp thẻ BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT.

– Hoàn trả tiền đã đóng đối với người tham gia BHXH tự nguyện, người có từ 2 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau, người tham gia BHYT theo hộ gia đình, người tham gia BHYT được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng.

– Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐBNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT

4. Cách đăng ký bảo hiểm xã hội điện tử

Theo quy định, Cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội được lựa chọn thực hiện giao dịch điện tử trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc thông qua Tổ chức I-VAN. Vậy cách đăng ký bảo hiểm xã hội điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc thông qua tổ chức I-VAN thì doanh nghiệp cần phải thực hiện như thế nào?

4.1. Đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử

Để thực hiện đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử, tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

– Truy cập Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam để kê khai và gửi Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH (mẫu số 01/ĐK-GD) hoặc gửi bản giấy tới cơ quan BHXH;

– Trường hợp cá nhân chưa có chữ ký số đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử để hưởng các chế độ BHXH phải đến cơ quan BHXH để đăng ký, đối chiếu thông tin theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.

Trong trường hợp đủ điều kiện sử dụng phương thức giao dịch điện tử thì trong thời gian 03 ngày doanh nghiệp sẽ được cấp và kích hoạt tài khoản giao dịch BHXH điện tử qua địa chỉ thư trực tuyến.

Trường hợp không đủ điều kiện, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo (mẫu số 01/TB-GDĐT) tại địa chỉ thư điện tử.

4.2. Đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN

Tổ chức, cá nhân có chữ ký số truy cập hệ thống giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN để lập và gửi Tờ khai đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN (mẫu số 04/ĐK-IVAN).

5. Cách nộp bảo hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử qua Tổ chức I-VAN

Tại Điều 30 Nghị định 166/2016 đã quy định rõ về cách nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử thông qua tổ chức I-VAN. Cụ thể việc nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử thông qua tổ chức này được quy định như sau:

Cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội thực hiện lập và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử theo một trong hai cách sau:

– Truy cập tài khoản giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, thực hiện lập hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử của Tổ chức I-VAN và gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử cho Tổ chức I-VAN;

– Lập hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử bằng các phần mềm, công cụ hỗ trợ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam; sau đó truy cập vào tài khoản giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội để thực hiện gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử cho Tổ chức I-VAN.

Sau khi nhận được hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, Tổ chức I-VAN thực hiện việc gửi hồ sơ đến Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử qua địa chỉ thư điện tử cho cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội trong thời hạn 02 giờ.