Công ty chuyển trụ sở thì xuất hóa đơn như thế nào trong thời gian chuyển ?

Trả lời:

Chào bạn, Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

1. Cơ sở pháp lý:

- Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Nghị định 109/2013/NĐ-CP về xử lý vi phạm hành chính về quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn

2. Luật sư tư vấn:

1. Đối với số hóa đơn chưa sử dụng hết

Theo quy định tại khoản 5 Điều 2 Thông tư 26/2015/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn khi có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp được thực hiện như sau:

“5. Sửa đổi Khoản 2 Điều 9 như sau:

“2. Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm: tên đơn vị phát hành hoá đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (đối với hoá đơn tự in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử (đối với hoá đơn điện tử); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Trường hợp các ngân hàng, tổ chức tín dụng và các chi nhánh ngân hàng, tổ chức tín dụng sử dụng chứng từ giao dịch kiêm hoá đơn thu phí dịch vụ tự in thì gửi Thông báo phát hành hoá đơn kèm theo hoá đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý, đăng ký cấu trúc tạo số hoá đơn, không phải đăng ký trước số lượng phát hành.

Đối với các số hoá đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hoá đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hoá đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn, gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng). Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện huỷ các số hoá đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ hoá đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức kinh doanh phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.”

Như vậy, nếu công ty chị muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn cũ kia, thì chị phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến chi cục thuế quận Đống Đa và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn và gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng Theo mẫu số 3.10 ban hành kèm Theo thông tư 39/2014/TT-BTC và lập thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn cho chi cục thuế huyện Thường Tín theo mẫu số TB04/AC).

2. Đối với số hóa đơn đã sử dụng khi chưa có con dấu mới

Trường hợp này công ty chị đã có thông báo thay đổi con dấu mà vẫn cưa có con dấu mới và xuất hóa đơn bằng con dấu cũ, như vậy sẽ thuộc trường hợp lập sai hóa đơn nhưng không ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp. Vậy sẽ xảy ra hai trường hợp sau:

-Trường hợp chưa kê khai thuế: Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn (Theo quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC), sau đó lập lại hóa đơn mới để kê khai thuế. (Người bán giữ lại các số hóa đơn lập sai, gạch chéo vào các liên và kẹp vào quyển hóa đơn để làm căn cứ giải trình với chi cục thuế)

-Trường hợp đã kê khai thuế: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và lập hóa đơn điều chỉnh. Tại kỳ kê khai lập hóa đơn điều chỉnh, bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê bán ra, bên mua kê khai vào bảng kê mua vào, chỉ tiêu “doanh thu” và “thuế GTGT” ghi bằng “0” (Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm – Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Khi công ty thu hồi lại 30 hóa đơn đó thì không phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn vì số hóa đơn này phải được giữ lại để làm cơ sở giải trình cho cơ quan thuế và sẽ không bị xử phạt về sai thông tin trên hóa đơn Theo quy định tại Nghị định 109/2013/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn. Theo đó, nghị định 109/2013/NĐ-CP không quy định về việc xử phạt đối với việc hóa đơn đã lập có sai sót.

Như vậy, Sau khi làm thủ tục tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã được phát hành chưa sử dụng hết, thì công ty chị vẫn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó (Lưu ý: Phải sử dụng con dấu mới). Sau khi đã sử dụng hết số hóa đơn đó, công ty chị làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn để sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới.

Đăng ký thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp

căn cứ vào Điều 40, Nghị định 78/2015/NĐ – CP quy định về đăng ký thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp. Chúng tôi chia làm hai trường hợp:

Trường hợp 1: chuyển địa chỉ trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi công ty bạn đã đăng ký, công ty bạn phải gửi Thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Nội dung Thông báo gồm:

• Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số thuế, mã số doanh nghiệp);
• Địa chỉ trụ sở định chuyển đến;
• Họ, tên, chữ ký của người đại điện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Ngoài Thông báo phải có Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh. Những Quyết định và biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

Sau khi nộp các giấy tờ trên, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao cho bạn Giâý biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho công ty bạn.

Trường hợp 2: chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi công ty bạn đã đăng ký thì công ty bạn phải gửi Thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi dự định đặt trụ sở mới. Nội dung Thông báo gồm:

• Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);
• Địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến;
• Họ, tên, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định 78/2015/NĐ - CP, địa chỉ thường trú và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Kèm theo Thông báo phải có:

- Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty;

- Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài đối với công ty cổ phần; danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

Khi nhận Thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty bạn dự định đặt trụ sở mới trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho công ty bạn và gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi trước đây công ty bạn đã đăng ký.

Tham khảo bài viết liên quan:

Xử lý trường hợp đã xuất hóa đơn nhưng chưa lập thông báo phát hành hóa đơn ?

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email: Tư vấn pháp luật qua Emailđể nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận Luật sư Tư vấn Pháp luật