1. Thông báo giao hàng là gì?

Giao hàng có thể hiểu là một trong những hoạt động không thể thiếu trong khi thực hiện hợp đồng, là hành động mà bên bán thực hiện chuyển giao hàng hóa từ bên bán sang cho bên mua theo sự thỏa thuận của các bên.

Theo đó, thông báo giao hàng là văn bản được cá nhân, nhóm cá nhân, tổ chức sử dụng để thông báo một cách kịp thời, nhanh chóng với chủ thể có thẩm quyền về việc một hoặc một số chủ thể nhất định đã thực hiện nghĩa vụ hoặc dự định thực hiện giao hàng theo thỏa thuận hoặc quy định tới địa điểm nhất định, trong thời gian xác định. Hiện nay, thông báo giao hàng được thực hiện bởi bên giao, bên có nghĩa vụ giao.

Việc thông báo giao hàng với chủ thể có thẩm quyền, bên có quyền lợi, bên nhận hàng nhằm mục đích để họ được biết và nắm được tình trạng giao hàng đang được thực hiện, xác định được bên giao hàng đã thực hiện nghĩa vụ hoặc dự định thực hiện giao hàng theo thỏa thuận/quy định tới địa điểm nhất định, trong thời gian xác định hay chưa. Cũng như giúp bên nhận hàng có thể nắm được các thông tin để chủ động, phối hợp trong nhận hành đúng thời điểm, cách thức,…

Bên cạnh đó, thông báo giao hàng này giúp các bên trao đổi với nhau bằng văn bản. Theo đó khi nhận được thông báo giao hàng thì bên nhận được mẫu thông báo giao hàng có thể trả lời bằng văn bản để phản hồi. Nếu có ý kiến phản hồi hoặc thay đổi đối với nội dung liên quan. Đảm bảo các quyền và nghĩa vụ, cũng như thực hiện nội dung theo thỏa thuận trước đó. Còn không việc thực hiện sẽ đúng như thông báo. Và các phát sinh nếu có bên nhận hàng sẽ hoàn toàn phải chịu trách nhiệm. Các trách nhiệm thông báo được đảm bảo thực hiện có hiệu quả. Vì thế xác định với bên giao đang đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ của mình. Bên nhận nếu không thực hiện các nội dung đúng với thống nhất phải chịu đối với các ảnh hưởng, thiệt hại có thể phát sinh trên đơn hàng.

 

2. Mẫu thông báo giao hàng chậm

Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm được hiểu là mẫu bản công văn được lập ra để thông báo về việc giao hàng chậm. Theo đó, công văn này phải thể hiện được cụ thể các nguyên nhân, nội dung liên quan đến việc sẽ giao hàng chậ, nêu rõ lý do giao hàng chậm, thời hạn giao hàng. Gắn với việc không đảm bảo giao đúng nhu thỏa thuận của các bên trước đó. Để bên nhận nắm bắt được thông tin cũng như tổ chức nhận hàng sau.

Đặc biệt là việc giao hàng chậm có thể tiềm ẩn rủi ro gây thiệt hại đối với nhu cầu sử dụng hàng hóa của bên nhận không được đảm bảo. Do đó thông báo giao hàng chậm phải được tiến hành một cách nhanh chóng, kịp thời. Mọi vướng mắc pháp lý liên quan, vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi:  1900.6162 để được hỗ trợ.

Quý khách hàng có thể tải ngay Mẫu thông báo giao hàng chậm sau đây do Luật Minh Khuê cung cấp:

Mẫu số 1:

CÔNG TY

Số:.......

V/v: Thông báo thời hạn giao hàng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

........, ngày ....., tháng ....., năm ........

Kính gửi: Công ty …….

Căn cứ trên đơn đặt hàng số …… giữa Công ty …… và Công ty …… về việc cung cấp thiết bị. Thời gian giao hàng theo đơn đặt hàng là ……. kể từ ngày bên B nhận được tiền đặt cọc. Như vậy, thời gian dự kiến giao hàng là ….. (1)

Tuy nhiên, do có sự trục trặc trong hợp đồng giữa Công ty chúng tôi và đơn vị vận tải nên bị chậm trễ tiến độ giao hàng. Dự kiến ….. hàng sẽ về đến ….. nên khoảng từ ngày ….. chúng tôi mới có thể giao hàng cho Quý Công ty. (2)

Kính mong Quý Công ty thông cảm và chia sẻ khó khăn này cùng cho chúng tôi.

Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Công ty!

Nơi nhận:

– Như trên.

– Lưu P.KD.

CÔNG TY…..

(đóng dấu)

Chú thích soạn thảo Mẫu thông báo giao hàng chậm:

(1) Căn cứ Đơn đặt hàng ngày 30/04/2020 giữa Công ty Cổ phần ABC và Công ty TNHH XYZ về việc cung cấp thiết bị. Thời gian giao hàng theo đơn đặt hàng là 27/09/2022 kể từ ngày bên B nhận được tiền đặt cọc. Như vậy, thời gian dự kiến giao hàng là 29/09/2020.

(2) Tuy nhiên, do có sự trục trặc trong hợp đồng giữa Công ty chúng tôi và đơn vị vận tải nên bị chậm trễ tiến độ giao hàng. Dự kiến ngày 15/10/2020 hàng sẽ về đến công ty TNHH XYZ nên khoảng từ ngày 16/10/2022 chúng tôi mới có thể giao hàng cho Quý Công ty.

 

Mẫu số 2:

CÔNG TY …….

______

Số :      /….. – HC

V/v thông báo giao hàng muộn

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

__________

                    Hà Nội, ngày…..  tháng ….năm 20….

 Kính gửi:  CÔNG TY ……………………

Công ty ……..) xin gửi tới Quý Công ty lời chào trân trọng và hợp tác.

Để thực hiện cam kết về tiến độ thi công công trình “Bãi đỗ xe ngầm và dịch vụ Thương mại ….” cung cấp khung nhôm …… tới công trình. Chúng tôi, Công ty Cổ phần …… đã thông báo tiến độ giao hàng với đơn vị cung cấp khung nhôm hộp …. và đã được đơn vị cung cấp đồng ý xác nhận giao hàng lên chuyến tàu đi từ …. từ tới cảng ….. từ ngày …/…./20…. đến Cảng ….. vào ngày …/…./20….. để kịp giao hàng tới quý Công ty vào ngày …./…./20….. Điều này có nghĩa là bên đơn vị cung cấp phải đặt và chuyển hàng lên công ten nơ rồi chuyển tới cảng ….. vào trước ….h ngày …./…/20….

Tuy nhiên, do lý do khách quan, trên đường tới cảng Porkeland …… vậy hàng hóa đã không lên kịp chuyển tàu tới cảng …. vào ngày …./…./20….. Ngay sau khi nhận được thông báo từ nhà sản xuất, chúng tôi đã khẩn trương tìm kiếm các hãng tàu khác từ Việt Nam để chỉ định tàu chở hàng hóa chuyển nhanh về …... Tuy nhiên, dù đã cố gắng hết sức, nhưng chúng tôi không thể tìm được hãng tàu nào có lịch trình đi bình thường và lịch trình đi nhanh từ ….tới ….. trong các ngày …./…./20….., ngày …/…./20…., ngày …./…/20…. và ngày …./…/20…. Vì vậy chúng tôi không thế kịp thời giao hàng hóa tới công trình như đã cam kết. Theo lịch trình giao hàng, hàng hóa dời cảng …. về cảng tới cảng ….. vào ngày …./…./20….. Ngay sau khi hàng hóa cập cảng ….., chúng tôi sẽ khẩn trương lấy hàng và chuyển tới Công trình trong  thời gian sớm nhất.

Bằng công văn này, chúng tôi kính đề nghị Quý Công ty xem xét, thông cảm với sự chậm trễ giao hàng muộn trên. Ngày dự kiến hàng về tới công trường là ngày …/…/20….

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn và mong nhận được sự hợp tác từ Quý Công ty.

 Nơi nhận:

- Như trên;

- Lưu : VT. 

ĐẠI ĐIỆN CÔNG TY


 

3. Hướng dẫn chi tiết thông báo giao hàng chậm

Ngoài các nội dung cần triển khai trong mẫu như trên. Trong quá trình soạn mẫu công văn thông báo giao hàng, bên giao hàng cần chú ý các thông tin về:

- Thể thức văn bản: với hình thức triển khai theo quy định đối với văn bản được soạn thảo cần mang đến sự chuyên nghiệp, bài bản đối với tổ chức thực hiện.

- Ghi chính xác thời gian soạn thảo, cũng xác định cho thời điểm tiến hành lập thông báo. Có kịp thời, nhanh chóng và mang đến hiệu quả theo yêu cầu hay không. Bao gồm ngày tháng năm để làm căn cứ cho việc đã thực hiện thông báo giao hàng. Cũng như đảm bảo nghĩa vụ được thực hiện trong trường hợp giao hàng chậm. Bắt buộc phải làm thông báo ngay khi các nguyên nhân bất lợi phát sinh. Đồng thời nhanh chóng tác động, xử lý để tìm kiếm các hiệu quả trong nghĩa vụ cần thiết.

- Phần kính gửi cần thể hiện gửi công ty nào. Chính là xác định đối với các chủ thể có quyền, nghĩa vụ và lợi ích liên quan. Cần thiết biết và tiếp nhận các nội dung từ thông báo này. Xác định đối với địa chỉ, phương thức gửi mới có thể tiến hành nhanh chóng và hiệu quả.

Hoặc kính gửi chủ thể khác có thẩm quyền. Với các hoạt động giao hàng có liên quan, phức tạp trong tính chất giao dịch. Không đơn thuần là các giao dịch của cá nhân, tổ chức thông thường. Tùy thuộc vào chủ thể mà bên giao hàng cần thông báo là chủ thể nào. Xác định với hoạt động của mình có thể ảnh hưởng đến công việc, tiến độ hay các lợi ích của chủ thể nào.

- Với phần căn cứ soạn thảo. Thì có thể dựa vào số hiệu hợp đồng đã ký chính. Với thỏa thuận được xác lập và đảm bảo thực hiện giữa các bên. Trong đó cũng xác định với các quyền và nghĩa vụ liên quan. Bên cạnh thời gian giao hàng dự kiến mà các bên thỏa thuận để đảm bảo quyền lợi. Là căn cứ phát sinh cho việc thực hiện thông báo đơn hàng.

Ví dụ: Ngày…. tháng…. năm……, Công ty chúng tôi có ký kết với Quý công ty Hợp đồng dân sự số…. về việc…… Theo quy định tại… Hợp đồng này thì trước khi giao hàng hoá chúng tôi có gửi thông báo đến Khách hàng được biết một số nội dung như sau:

Các thông tin đó giúp đối chiếu và xác thực, đồng thời xác định cho nghĩa vụ phải thông báo. Phải đảm bảo cho cân đối trong việc giao hàng không ảnh hưởng đến quyền lợi ích của bên nhận.

- Thời gian giao hàng dự kiến. Cũng gần ghi cụ thể ngày dự kiến. Với các cố gắng trong công tác khắc phục, đảm bảo mang đến các chuyển giao đúng tiến độ. Hoặc thông báo để diễn ra hoạt động nhận hàng đúng thời gian, địa điểm, phương thức. Để bên nhận hàng có thời gian chuẩn bị, sắp xếp cũng như thời gian để chuẩn bị kinh phí. Cũng như các công tác bảo quản. Các tính toán với sử dụng, khai thác lợi ích hàng hóa hay tham gia vào các nhu cầu kinh doanh khác.

- Phần cuối thông báo không thể thiếu được nội dung cam đoan và cảm ơn. Xác nhận với đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ. Cố gắng thực hiện đúng tiến độ và khắc phục rủi ro. Xác định cho hiệu quả triển khai đối với các nội dung giao dịch. Và mang đến các hiệu quả giao dịch giữa các bên, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp cho các nhu cầu hợp tác trong tương lai.

Ví dụ: Trân trọng thông báo để Quý công ty được biết và xin cảm ơn!

Nếu có bất kỳ vướng mắc nào , quý khách hàng vui lòng liên hệ trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7. Gọi số 1900.6162 hoặc gửi email chi tiết tại: Tư vấn pháp luật qua Email. Chúng tôi rất mong nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê. Trân trọng cảm ơn!