Cuộc họp Hội đồng thành viên có được mở khi không có đủ thành viên được không?

1. Hội đồng thành viên là gì? Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng thành viên?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì hội đồng thành viên, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cá nhân là thành viên của công ty và các tổ chức được ủy quyền đại diện cho thành viên của công ty. Theo quy định của Điều lệ công ty, Hội đồng cần tổ chức các cuộc họp định kỳ, nhưng ít nhất là một lần mỗi năm.

Theo đó, hội đồng thành viên có quyền và nghĩa vụ như thế nào trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên?

Theo quy định tại Khoản 2 của Điều 55 trong Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên có các quyền và nhiệm vụ sau đây:

-  Quyết định về chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty.

- Quyết định về việc tăng hoặc giảm vốn điều lệ, cũng như xác định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn; cũng như quyết định về việc phát hành trái phiếu.

- Quyết định về các dự án đầu tư phát triển của công ty; các giải pháp liên quan đến thị trường, tiếp thị và chuyển giao công nghệ.

- Thông qua các hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản và các hợp đồng khác, khi mà giá trị của chúng đạt hoặc vượt quá một phần nào đó của tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính mới nhất của công ty, hoặc theo tỷ lệ khác nhỏ hơn được quy định trong Điều lệ công ty.

- Bầu, miễn nhiệm, hoặc sa thải Chủ tịch Hội đồng thành viên; quyết định về bổ nhiệm, miễn nhiệm, sa thải, ký kết và chấm dứt hợp đồng của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Kiểm soát viên và các quản lý khác theo quy định trong Điều lệ công ty.

- Quyết định về mức lương, thù lao, thưởng và các lợi ích khác của Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và các quản lý khác theo quy định trong Điều lệ công ty.

- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm, kế hoạch sử dụng và phân phối lợi nhuận hoặc xử lý thua lỗ của công ty.

- Quyết định về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty.

- Quyết định về việc thành lập công ty con, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

- Sửa đổi hoặc bổ sung Điều lệ công ty.

- Quyết định về việc tái cơ cấu công ty.

- Quyết định về việc giải thể hoặc yêu cầu phá sản của công ty.

Ngoài ra, Hội đồng còn có các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty.

2. Cuộc họp hội đồng thành viên có được mở khi không đủ thành viên không?

Theo Điều 58 Luật Doanh nghiệp 2020, điều kiện họp Hội đồng thành viên Công ty TNHH 2 thành viên trở lên được quy định như sau:

Về, họp lần thứ nhất

Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Về, họp lần thứ hai

Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành và Điều lệ công ty không quy định hoặc không có quy định khác, thì cuộc họp lần thứ hai được triệu tập trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất.

Cuộc họp Hội đồng thành viên triệu tập lần thứ 2 được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ.

Về, họp lần thứ ba

Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành thì cuộc họp lần thứ ba được triệu tập trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai.

Trường hợp này, cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.

Trường hợp cuộc họp đủ điều kiện quy định nhưng không hoàn thành chương trình họp trong thời hạn dự kiến, thì có thể kéo dài phiên họp; thời hạn kéo dài không được quá 30 ngày, kể từ ngày khai mạc cuộc họp đó.

Như vậy, từ quy định và phân tích trên, thì cuộc họp hội đồng thành viên hoàn toàn có thể mở khi không đủ số lượng thành viên. Tuy nhiên, theo quy định số lượng thành viên phải tương ứng với số vốn nắm giữ trong công ty. Vì một số hoàn cảnh khách quan mà thành viên không thể tham gia cuộc họp thì cuộc họp hội đồng thành viên chỉ cần đáp ứng về điều kiện số vốn tham gia.

3. Thủ tục tiến hành cuộc họp hội đồng thành viên

3.1. Chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp

Chủ tịch Hội đồng thành viên/người triệu tập họp có trách nhiệm chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp Hội đồng thành viên. Thành viên có quyền kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản. Kiến nghị phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

- Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; họ, tên, chữ ký của thành viên hoặc người đại diện theo ủy quyền;

- Tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp;

- Nội dung kiến nghị đưa vào chương trình họp;

- Lý do kiến nghị.

Chủ tịch Hội đồng thành viên phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp Hội đồng thành viên nếu kiến nghị có đủ nội dung theo quy định được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng thành viên.

Trường hợp kiến nghị được trình ngay trước khi họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp tán thành.

3.2. Chuẩn bị tài liệu cuộc họp

Chủ tịch Hội đồng thành viên/người triệu tập họp phải chuẩn bị tài liệu phục vụ cho cuộc họp Hội đồng thành viên. Tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp.

Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua chiến lược phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất là 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.

3.3. Thông báo mời họp

Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc thành viên/ nhóm thành viên triệu tập cuộc họp phải có trách nhiệm gửi

Thông báo mời họp đến từng thành viên Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát (nếu có), các cá nhân, tổ chức khác (nếu có liên quan) để thông báo về thời gian, địa điểm, chương trình họp. Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể bằng giấy mời, điện thoại, fax hoặc phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên. Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp, tài liệu kèm theo (nếu có).

3.4. Các công việc khác liên quan

Các công việc này có thể theo quy định của pháp luật hoặc Điều lệ của công ty.

4. Quyền dự họp Hội đồng thành viên

Thành viên có thể trực tiếp tham dự họp hoặc ủy quyền cho một người khác dự họp Trường hợp thành viên là tổ chức chưa có người đại diện theo ủy quyền thì ủy quyền cho người khác dự họp Hội đồng thành viên. Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp Hội đồng thành viên phải lập thành văn bản theo mẫu do công ty phát hành. Người được ủy quyền dự họp Hội đồng thành viên phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp.

Thành viên được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên trong trường hợp sau đây:

- Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

- Ủy quyền cho một người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;

- Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác; - Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.

Chúng tôi có đội ngũ luật sư, chuyên viên tư vấn tận tâm và nhanh chóng. Hãy gọi qua hotline 1900.6162 hoặc gửi thư đến địa chỉ email lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ