1. Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Theo quy định tại Điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được thiết lập để hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân, một số luật có liên quan và Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân, điểm nổi bật được đề cập là thời điểm lập chứng từ trong quá trình khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Tại thời điểm thực hiện việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải thực hiện việc lập chứng từ.
- Cùng với thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức thu thuế cũng phải lập chứng từ, biên lai để giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế và người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
- Tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải lập chứng từ cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cũng có trách nhiệm lập chứng từ, biên lai để giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế và người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí. Điều này giúp đảm bảo quyền lợi của người nộp và tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu thông tin.
Theo hướng dẫn của Mục 2 Công văn 7563/CTTPHCM-TTHT năm 2022 của Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, quy trình đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP được thực hiện như sau:
- Hồ sơ đăng ký:
+ Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ phải nộp hồ sơ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý qua Cổng thông tin thuế điện tử (thuedientu).
+ Hồ sơ bao gồm Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ, sử dụng mẫu thông báo phát hành biên lai 02/PH-BLG Phụ lục IA theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo phát hành cho chứng từ khấu trừ thuế điện tử.
- Gửi hồ sơ: Trường hợp Cổng thông tin thuedientu (ứng dụng HTKK) chưa cập nhật mẫu 02/PH-BLG, các tổ chức chi trả thu nhập gửi hồ sơ đến cổng thông tin. Tổ chức có thể tải về mẫu thông báo phát hành biên lai 02/PH-BLG trên trang web cổng thông tin thuedientu.
Đối với các tổ chức chi trả thu nhập là văn phòng đại diện chưa có chữ ký số, để tiết kiệm chi phí, văn phòng đại diện có thể đăng ký chữ ký số được cấp một lần và có hiệu lực sử dụng chỉ trong vòng 5 ngày. Quy trình trên giúp tổ chức trả thu nhập tiếp cận và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của cơ quan thuế thành phố Hồ Chí Minh.
2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ được sử dụng dưới dạng chứng từ điện tử?
Theo quy định tại khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xử lý chuyển tiếp về sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được thực hiện như sau:
- Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC: Các doanh nghiệp và tổ chức cá nhân tiếp tục thực hiện việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo hướng dẫn của Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính. Điều này bao gồm cả việc phát hành, sử dụng, và quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính.
- Áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: Các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin có thể áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
- Thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn của Thông tư số 37/2010/TT-BTC: Trong trường hợp sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, các tổ chức cần thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.
- Thay đổi hạn chế sử dụng chứng từ giấy từ ngày 1/7/2022: Kể từ ngày 1/7/2022, mọi doanh nghiệp, tổ chức cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
Tại Điều 30 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định về loại chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:
- Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế:
+ Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: Chứng từ này được sử dụng để chứng minh quyền lợi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với các tổ chức, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và thu nhập khác theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.
+ Định dạng và yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải tuân thủ các định dạng và yêu cầu kỹ thuật do cơ quan thuế quy định.
- Các thông tin trên chứng từ phải được điền đầy đủ, chính xác, và đảm bảo tính bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật.
+ Quy định về việc cấp mã chứng từ điện tử: Cơ quan thuế có thẩm quyền cấp mã chứng từ điện tử cho các tổ chức, cá nhân đáp ứng đầy đủ điều kiện và thực hiện các quy định của pháp luật.
+ Quy định về lưu trữ chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được lưu trữ đúng quy định của pháp luật về lưu trữ hóa đơn và chứng từ liên quan.
+ Chứng từ điện tử có giá trị và hiệu lực như chứng từ giấy và phải được lưu trữ trong thời hạn quy định.
+ Quy định về tra cứu, xác nhận chứng từ điện tử: Cơ quan thuế cung cấp các dịch vụ tra cứu, xác nhận chứng từ điện tử theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quản lý thuế.
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ có ghi nhận nội dung như sau, đặc biệt là định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:
- Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và hệ thống phần mềm: Khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được phép tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử.
- Nội dung bắt buộc và quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Hệ thống phần mềm và chứng từ điện tử phải đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các thông tin quan trọng liên quan đến khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cần được ghi chính xác và đầy đủ.
- Hiển thị đầy đủ và chính xác: Chứng từ điện tử và biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác về nội dung của chứng từ. Điều này đảm bảo rằng các thông tin về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được trình bày một cách rõ ràng và không dẫn tới sự hiểu lầm hay sai lệch khi người sử dụng đọc thông tin trên phương tiện điện tử.
- Đọc được bằng phương tiện điện tử: Chứng từ điện tử và biên lai điện tử phải được thiết kế sao cho người sử dụng có thể đọc được thông tin trên phương tiện điện tử một cách thuận tiện và dễ dàng.
Tóm lại, việc triển khai chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải tuân thủ đầy đủ các quy định và yêu cầu về nội dung, định dạng và hiển thị theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hiệu quả trong quản lý thuế.
3. Các thông tin về chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN phải đảm bảo các nội dung bắt buộc theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể bao gồm:
- Thông tin về chứng từ khấu trừ thuế:
+ Tên chứng từ khấu trừ thuế.
+ Ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế.
+ Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế.
+ Số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.
- Thông tin về người nộp thuế:
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế.
+ Nếu người nộp thuế có mã số thuế, thì cần ghi rõ mã số thuế.
+ Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).
- Thông tin về thu nhập chịu thuế và khấu trừ:
+ Khoản thu nhập.
+ Thời điểm trả thu nhập.
+ Tổng thu nhập chịu thuế.
+ Số thuế đã khấu trừ.
+ Số thu nhập còn được nhận.
- Thông tin về ngày lập chứng từ: Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Thông tin về người trả thu nhập:
+ Họ tên của người trả thu nhập.
+ Chữ ký của người trả thu nhập.
- Chữ ký số cho chứng từ điện tử: Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, chữ ký số phải được áp dụng. Chữ ký số này cần đảm bảo tính xác thực và pháp lý của chứng từ.
Các thông tin trên đều rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và pháp lý của quá trình khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Các doanh nghiệp và tổ chức cần tuân thủ nghiêm túc quy định này khi sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế.
Quý khách có nhu cầu xem thêm bài viết sau: Khấu trừ thuế là gì? Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ là gì?
Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.
