Đăng ký thay đổi loại hình công ty có được đồng thời thay đổi người đại diện không?

1. Trình tự, thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

Căn cứ vào Điều 26 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp thì trình tự, thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp được quy định như sau:

1.1. Doanh nghiệp tư nhân thành công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh

Doanh nghiệp tư nhân có thể chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

(1) Doanh nghiệp tư nhân được chuyển đổi phải có đủ các điều kiện để cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh; Tên của doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định pháp luật về doanh nghiệp; có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ và nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

(2) Chủ doanh nghiệp tư nhân cam kết bằng văn bản chịu trách nhiệm cá nhân bằng toàn bộ tài sản của mình đối với tất cả khoản nợ chưa thanh toán và cam kết thanh toán đủ số nợ khi đến hạn.

(3) Chủ doanh nghiệp tư nhân có thỏa thuận bằng văn bản với các bên của hợp đồng chưa thanh lý về việc công ty được chuyển đổi tiếp nhận và tiếp tục thực hiện các hợp đồng đó.

Chủ doanh nghiệp tư nhân cam kết bằng văn bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản với các thành viên góp vốn khác về việc tiếp nhận và sử dụng lao động hiện có của doanh nghiệp tư nhân.

Muốn chuyển đổi từ doanh nghiệp tư nhân sang công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh thì cần chuẩn bị những giấy tờ, tài liệu sau:

Hồ sơ đối với công ty hợp danh (Điều 22 Nghị định 01/2021/NĐ-CP): (1) Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp (theo mẫu phụ lục I - 5 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp); (2) Điều lệ công ty; (3) Danh sách thành viên công ty hợp danh; (4) Bản sao các giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên hoặc của người đại diện theo ủy quyền (căn cước công dân/ chứng minh nhân dân/ hộ chiếu); (5) Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên của công ty là tổ chức (quyết định thành lập công ty, giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp).

Hồ sơ đối với công ty trách nhiệm hữu hạn (Điều 23 và Điều 24 Nghị định 01/2021/NĐ-CP): (1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn: một thành viên (mẫu phụ lục I - 2 kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT), hai thành viên trở lên (mẫu phụ lục I - 3 kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT); (2) Điều lệ công ty, danh sách thành viên; (3) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân: căn cước công dân/ chứng minh nhân dân/ hộ chiếu của chủ sở hữu của công ty TNHH một thành viên, của người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; của thành viên công ty TNHH hai thành viên, của người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; (4) Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức: quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên, của thành viên công ty TNHH hai thành viên.

Hồ sơ đối với công ty cổ phần (Điều 23 Nghị định 01/2021/NĐ-CP): (1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp thành lập công ty cổ phần theo mẫu phụ lục I - 4 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT; (2) Điều lệ công ty; (3) Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài của công ty cổ phần; (4) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân: căn cước công dân/ chứng minh nhân dân/ hộ chiếu của cổ đông sáng lập; của cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có); của người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; (5) Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức: quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp của cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.

Ngoài những giấy tờ, tài liệu trên thì doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm:

- Cam kết bằng văn bản của chủ doanh nghiệp tư nhân về việc chịu trách nhiệm cá nhân bằng toàn bộ tài sản của mình đối với tất cả khoản nợ chưa thanh toán và cam kết thanh toán đủ số nợ khi đến hạn;

- Thỏa thuận bằng văn bản của chủ doanh nghiệp tư nhân với các bên của hợp đồng chưa thanh lý về việc công ty được chuyển đổi tiếp nhận và tiếp tục thực hiện các hợp đồng đó;

- Cam kết bằng văn bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản của chủ doanh nghiệp tư nhân với các thành viên góp vốn khác về việc tiếp nhận và sử dụng lao động hiện có của doanh nghiệp tư nhân;

- Hợp đồng chuyển nhượng hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng trong trường hợp chuyển nhượng vốn của doanh nghiệp tư nhân; Hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho vốn của doanh nghiệp tư nhân; Bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế trong trường hợp thừa kế theo quy định của pháp luật;

- Văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.

1.2. Công ty TNHH một thành viên thành công ty TNHH hai thành viên trở lên

Hồ sơ của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên gồm có: (1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên (mẫu phụ lục I - 3 kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT); (2) Điều lệ công ty, danh sách thành viên; (3) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân: căn cước công dân/ chứng minh nhân dân/ hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật, của thành viên công ty TNHH hai thành viên, của người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; (4) Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức: quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp của thành viên công ty TNHH hai thành viên.

Ngoài ra, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên còn chuẩn bị thêm những giấy tờ, tài liệu sau:

- Hợp đồng chuyển nhượng hoặc giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng trong trường hợp chuyển nhượng phần vốn góp; Hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho phần vốn góp; Bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế trong trường hợp thừa kế theo quy định của pháp luật.

- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty về việc huy động thêm vốn góp của cá nhân, tổ chức khác và giấy tờ xác nhận việc góp vốn của thành viên mới trong trường hợp huy động vốn góp của thành viên mới.

- Văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.

1.3. Công ty TNHH hai thành viên trở lên thành công ty TNHH một thành viên

Hồ sơ đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên gồm có: (1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (mẫu phụ lục I - 2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT); (2) Điều lệ công ty; (3) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; (4) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân; (5) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; còn đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

Công ty còn cần chuẩn bị thêm cho hồ sơ chuyển đổi những giấy tờ, tài liệu sau:

- Hợp đồng chuyển nhượng hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng trong trường hợp chuyển nhượng phần vốn góp; Hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho phần vốn góp; Bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế trong trường hợp thừa kế theo quy định của pháp luật; Hợp đồng sáp nhập, hợp đồng hợp nhất trong trường hợp sáp nhập, hợp nhất công ty.

- Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc chuyển đổi hoạt động theo mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

- Văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.

1.4. Công ty TNHH thành công ty cổ phần và ngược lại

Hồ sơ đối với công ty cổ phần: (1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp thành lập công ty cổ phần theo mẫu phụ lục I - 4 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT; (2) Điều lệ công ty; (3) Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài của công ty cổ phần; (4) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân: căn cước công dân/ chứng minh nhân dân/ hộ chiếu của cổ đông sáng lập; của cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có); của người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; (5) Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức: quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp của cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.

Hồ sơ đối với công ty trách nhiệm hữu hạn: (1) Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn: một thành viên (mẫu phụ lục I - 2 kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT), hai thành viên trở lên (mẫu phụ lục I - 3 kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT); (2) Điều lệ công ty, danh sách thành viên; (3) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân: căn cước công dân/ chứng minh nhân dân/ hộ chiếu của chủ sở hữu của công ty TNHH một thành viên, của người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; của thành viên công ty TNHH hai thành viên, của người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; (4) Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức: quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên, của thành viên công ty TNHH hai thành viên.

Hồ sơ chuyển đổi loại hình doanh nghiệp còn cần chuẩn bị thêm những giấy tờ, tài liệu sau:

- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc nghị quyết và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển đổi công ty.

- Hợp đồng chuyển nhượng hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng trong trường hợp chuyển nhượng cổ phần, phần vốn góp; Hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho cổ phần, phần vốn góp; Bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế trong trường hợp thừa kế theo quy định của pháp luật.

- Giấy tờ xác nhận việc góp vốn của thành viên, cổ đông mới

- Văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.

2. Trình tự, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty, công ty gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính (tại Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (mẫu Phụ lục II - 2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới như: CMND/ CCCD/ Hộ chiếu

- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật; nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp năm 2020.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

3. Đăng ký thay đổi loại hình công ty có được đồng thời thay đổi người đại diện không?

Theo quy định tại khoản 5 Điều 26 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp đăng ký chuyển đổi loại hình doanh nghiệp đồng thời đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật thì người ký hồ sơ là Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần của công ty sau chuyển đổi.

Công ty phải đăng ký chuyển đổi công ty với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chuyển đổi, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và cập nhật tình trạng pháp lý của công ty trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nếu Quý khách hàng có bất kỳ vướng mắc nào hay muốn sử dụng dịch vụ chuyển đổi loại hình, thay đổi người đại diện và những dịch vụ liên quan đến doanh nghiệp khác thì có thể liên hệ trực tiếp với Luật sư Khánh Linh qua số điện thoại 093.262.6162. Quý khách hàng cũng có thể gửi thắc mắc của mình đến địa chỉ email lienhe@luatminhkhue.vn. Xin chân thành cảm ơn!