Dấu doanh nghiệp có bắt buộc phải là hình tròn không?

1. Dấu của doanh nghiệp là gì?

Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020:

- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu chứ không phải chỉ một con dấu như trước đây. Tất cả những con dấu của doanh nghiệp phải giống nhau về hình thức và nội dung. Doanh nghiệp cũng có thể chọn hình thức cho con dấu; Hình dáng của con dấu có thể có bất kỳ hình dáng nào, pháp luật không quy định cụ thể con dấu phải có hình thức như thế nào mà để doanh nghiệp được quyền quyết định. Cùng với đó, cũng có thể có có bất kỳ màu sắc nào, vấn đề này pháp luật cũng cho phép doanh nghiệp được quyết định.  Pháp luật cũng không có quy định bắt buộc về kích thước của con dấu.

- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Như vậy, theo quy định hiện nay, nghiệp tự quyết định về việc quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu được lưu giữ ở đâu, đóng vào chỗ nào, đóng dấu ra sao tuỳ doanh nghiệp quyết định. Con dấu một biểu tượng giá trị được công nhận trong giấy tờ pháp lý. Hay có thể hiêu, viêc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.  dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Đây là các nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020. Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.

Như vậy, theo quy định hiện nay, dấu doanh nghiệp được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc cũng có thể được thể hiện dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Bên cạnh đó, luật cũng quy định rõ doanh nghiệp có quyền quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của dấu doanh nghiệp, chi nhánh và văn phòng đại diện cũng như các đơn vị doanh nghiệp khác. Ngoài ra, đối với vấn đề quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc được thực hiện theo quy chế doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác của doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. 

2. Dấu của doanh nghiệp có bắt buộc phải là hình tròn không?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 "Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp." 

Theo đó, hiện nay pháp luật không bắt buộc dấu của doanh nghiệp phải có hình tròn, các vấn đề liên quan đến dấu do doanh nghiệp quyết 

3. Các quy định của pháp luật về vấn đề thay đổi con dấu hiện nay

Theo quy định hiện nay tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên, theo Luật Doanh nghiệp 2020, quy định về việc trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký doanh nghiệp đã được bãi bỏ. Theo đó, về dấu doanh nghiệp, như đã phân tích ở trên, Luật Doanh nghiệp 2020 chỉ quy định:

- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (quy định mới được bổ sung trong Luật 2020);

- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp (bổ sung thêm);

- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành (bổ sung thêm);

Như vậy, theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 các doanh nghiệp  khi sử dụng doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng kí kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng con dấu mà không cần phải thực hiện thêm thủ tục nào khác.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, những con dấu được làm trước ngày 1/7/2015 vẫn được tiếp tục sử dụng mà không cần phải làm bất kỳ thủ tục nào. Việc  đổi mẫu con dấu, mất con dấu Muốn thay con dấu mới, hoặc bị mất con dấu, doanh nghiệp tự làm con dấu hoặc đặt làm con dấu theo quy định nêu trên mà không cần thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như quy định trước đây.

Do khi thay đổi co dấu, doanh nghiệp không cần thông báo đối với cơ quan nhà nước do đó không thể xin xác nhận mẫu dấu cũ, tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh trên thực tế, doanh nghiệp tiến hành các hoạt động giao dịch trên thị trường, một số đơn vị là đối tác, khách hàng yêu cầu doanh nghiệp phải có xác nhận mẫu dấu cũ và yêu cầu cam kết đang sử dụng đối với mẫu dấu mới. Đối với tình huống này, do không có cơ quan nhà nước nào quản lý về mấu dấu nên doanh nghiệp không thể xin xác nhận mẫu dấu cũ.

Trong tình huống này, phía doanh nghiệp có thể giải thích rõ cho các đối tác, khách hàng rằng về các quy định hiện hành của pháp luật về vấn đề quản lý con dấu doanh nghiệp. Do vậy, không thể xin xác nhận về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể làm bản cam kết sử dụng mẫu con dấu cũ và mới.

Nhìn chung, theo quy định hiện hành, việc quản lý con dấu sẽ được giao cho chính doanh nghiệp, khi thay đổi về con dấu, doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục thông báo về việc sử dụng mẫu dấu mới lên Phòng Đăng ký kinh doanh như trước đây. Trong quá trình thực hiện hoạt động, nếu các đối tác có nhu cầu về việc xác nhận việc doanh nghiệp sử dụng con dấu mới, doanh nghiệp có thể thực hiện làm cam kết về viễc sử dụng mẫu con dấu cũn và mới.

Luật Doanh nghiệp 2020 có nhiều quy định mới về doanh nghiệp bên cạnh việc xóa bỏ nhiều quy định không thật sự phù hợp trong vấn đề quản lý dấu doanh nghiệp. Trong đó, có thể kể đến, việc Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về dấu điện tử, cụ thể Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: Dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 02 hình thức bao gồm:

- Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;

- Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. (Chữ ký số đã được quy định cụ thể trong Nghị định 130/2018/NĐ-CP.  Theo đó, có thể hiểu đơn giản, chữ kí số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.)

Trên đây là một các vấn đề về đến dấu doanh nghiệp và các vấn đề khác liên quan đến thay đổi dấu doanh nghiệp cũng như điểm mới về dấu doanh nghiệp theo quy định hiện nay. Để hiểu nội dung pháp lý được nêu trên, tham khảo: Doanh nghiệp là gì? Các loại hình doanh nghiệp chính?

Mọi thắc mắc liên hệ  19006162 hoặc email lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp chi tiết.

Trân trọng !