Thời hạn điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định mới

Trong quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, việc kê khai và cập nhật chính xác thông tin cá nhân, quá trình đóng - hưởng là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn thường phát sinh các sai sót như nhầm lẫn họ tên, ngày sinh, số căn cước công dân hoặc thời gian tham gia. Vì vậy, pháp luật bảo hiểm xã hội mới đã quy định cụ thể về thời hạn điều chỉnh thông tin để bảo đảm tính thống nhất, minh bạch trong quản lý dữ liệu. Việc nắm rõ các mốc thời gian này giúp người tham gia chủ động thực hiện thủ tục kịp thời, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi sau này.

1. Thông tin tham gia bảo hiểm xã hội là gì?

Thông tin tham gia bảo hiểm xã hội là toàn bộ dữ liệu cá nhân và nghề nghiệp của người lao động được kê khai khi đăng ký tham gia hệ thống bảo hiểm xã hội. Những thông tin này bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số căn cước công dân, địa chỉ cư trú và các yếu tố nhận diện khác. Đây là cơ sở để cơ quan bảo hiểm xã hội xác định đúng chủ thể tham gia và quản lý hồ sơ riêng biệt cho từng người. Việc ghi nhận đầy đủ giúp tránh nhầm lẫn, trùng lặp hoặc sai sót trong quá trình quản lý. Nhờ đó, mỗi người tham gia có một quá trình đóng và hưởng được theo dõi chính xác, liên tục.

Bên cạnh dữ liệu nhân thân, thông tin tham gia bảo hiểm xã hội còn bao gồm các yếu tố liên quan đến quá trình lao động và đóng bảo hiểm. Cụ thể như đơn vị sử dụng lao động, mức tiền lương làm căn cứ đóng, phương thức đóng và thời gian tham gia. Những thông tin này quyết định trực tiếp đến việc tính mức hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội sau này. Do đó, tính chính xác và cập nhật kịp thời của dữ liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với quyền lợi của người tham gia. Có thể hiểu, thông tin tham gia bảo hiểm xã hội chính là nền tảng dữ liệu pháp lý để bảo đảm việc quản lý và thực hiện chính sách an sinh xã hội hiệu quả.

2. Ai có trách nhiệm nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội?

Chủ thể có trách nhiệm nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội trước hết là người đăng ký kê khai theo quy định của pháp luật.

Căn cứ khoản 1 Điều 29 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, khi thông tin đã đăng ký thay đổi thì người đăng ký kê khai phải nộp tờ khai điều chỉnh kèm giấy tờ liên quan cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Đối với nhóm tham gia bắt buộc, người sử dụng lao động là chủ thể trực tiếp thực hiện nghĩa vụ này. Họ có trách nhiệm tổng hợp và cập nhật đầy đủ thông tin của người lao động trong đơn vị. Quy định này bảo đảm tính thống nhất, tập trung trong quản lý hồ sơ và hạn chế việc chậm trễ do nhiều đầu mối thực hiện.

Bên cạnh người sử dụng lao động, pháp luật còn xác định người tham gia trong một số trường hợp phải tự mình nộp hồ sơ điều chỉnh. Căn cứ các khoản 2 và 3 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, đối tượng tự nộp hoặc tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện trực tiếp kê khai hồ sơ với cơ quan bảo hiểm xã hội. Khi phát sinh thay đổi thông tin, họ cũng phải chủ động thực hiện thủ tục điều chỉnh theo khoản 1 Điều 29. Cách quy định này đề cao trách nhiệm cá nhân, bảo đảm mỗi người tự bảo vệ quyền lợi của mình. Nhờ đó, dữ liệu tham gia được cập nhật kịp thời, chính xác và phù hợp với thực tế phát sinh.

3. Thời hạn điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội

Thời hạn điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội được pháp luật quy định cụ thể nhằm bảo đảm việc cập nhật dữ liệu diễn ra kịp thời và thống nhất. Căn cứ khoản 2 Điều 29 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ tờ khai và giấy tờ hợp lệ, cơ quan bảo hiểm xã hội phải thực hiện việc điều chỉnh thông tin. Đây là mốc thời gian mang tính bắt buộc, thể hiện trách nhiệm hành chính của cơ quan giải quyết hồ sơ. Thời hạn được tính theo ngày làm việc, không bao gồm ngày nghỉ lễ, nghỉ cuối tuần theo quy định. Quy định này giúp rút ngắn thời gian chờ đợi và bảo đảm quyền lợi của người tham gia không bị gián đoạn.

Bên cạnh nghĩa vụ điều chỉnh trong 05 ngày làm việc, pháp luật còn đặt ra cơ chế xử lý khi cơ quan bảo hiểm xã hội không thể thực hiện cập nhật thông tin. Cũng theo khoản 2 Điều 29 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trường hợp không điều chỉnh thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do. Yêu cầu này bảo đảm tính minh bạch, tránh tình trạng kéo dài hoặc im lặng hành chính gây bất lợi cho người tham gia. Đồng thời, văn bản trả lời là căn cứ để cá nhân, tổ chức thực hiện quyền khiếu nại hoặc bổ sung hồ sơ khi cần thiết. Như vậy, quy định về thời hạn không chỉ bảo đảm tính nhanh chóng mà còn tăng cường trách nhiệm giải trình của cơ quan bảo hiểm xã hội.

4. Mẫu điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội mới nhất

Mẫu điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội mới nhất hiện nay được sử dụng thống nhất theo Mẫu TK1-TS, đây là tờ khai dùng cho cá nhân khi cần thay đổi, bổ sung hoặc cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Mẫu này được ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và đã được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023.

Tải mẫu chuẩn tại đây>>> Mẫu tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiển y tế  Mẫu số TK1-TS 

TỜ KHAI

THAM GIA, ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ

I. Áp dụng đối với người tham gia tra cứu không thấy mã số BHXH do cơ quan BHXH cấp

[01]. Họ và tên (viết chữ in hoa): .................................................................... [02]. Giới tính: ...............

[03]. Ngày, tháng, năm sinh: ............... / .............../ ................... [04]. Quốc tịch: .....................................

[05]. Dân tộc: .......................................[06]. Số CCCD/ĐDCN/Hộ chiếu:...............................................

[07]. Điện thoại: ................................................ [08]. Email (nếu có):.......................................................

[09]. Nơi đăng ký khai sinh: [09.1]. Xã: .......................................................................... [09.2]. Huyện:

................................................................................................[09.3]. Tỉnh: ..................................................

[10]. Họ tên cha/mẹ/giám hộ (đối với trẻ em dưới 6 tuổi): ........................................................................

[11]. Đăng ký nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính:

[11.1] Nhận sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử:

[11.2]. Nhận sổ BHXH, thẻ BHYT bản giấy, địa chỉ:

[11.2a]. Số nhà, đường/phố, thôn/xóm: .....................................................................................................

[11.2b]. Xã: ..........................................[11.2c]. Huyện: ...................................... [11.2d]. Tỉnh: ...............

[12]. Kê khai Phụ lục Thành viên hộ gia đình (phụ lục kèm theo) đối với người tham gia tra cứu không thấy mã số BHXH và người tham gia BHYT theo hộ gia đình để giảm trừ mức đóng.

II. Áp dụng đối với người tham gia đã có mã số BHXH đề nghị đăng ký, điều chỉnh thông tin ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT

[13]. Mã số BHXH: ..........................................................................[14]. Điều chỉnh thông tin cá nhân:

[14.1]. Họ và tên (viết chữ in hoa): ................................................................. [14.2]. Giới tính: ............

[14.3]. Ngày, tháng, năm sinh: ........... / .............../ ..................... [14.4]. Nơi đăng ký khai sinh:

Xã ...................................................Huyện:....................................................... Tỉnh:...................................

[14.5]. Số CCCD/ĐDCN/Hộ chiếu: ...........................................................................................................

[15]. Mức tiền đóng: .......................................... [16]. Phương thức đóng: .............................................

[17]. Nơi đăng ký khám, chữa bệnh ban đầu: ..........................................................................................

[18]. Nội dung thay đổi, yêu cầu khác: .....................................................................................................

.........................................................................................................................................................................

[19]. Hồ sơ kèm theo (nếu có): ..................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................

Ghi chú: Người tham gia tra cứu mã số BHXH tại địa chỉ: https://baohiemxahoi.gov.vn.

Phụ lục Thành viên hộ gia đình

(Áp dụng đối với: Người tham gia tra cứu không thấy mã số BHXH; Người tham gia BHYT theo hộ gia đình để giảm trừ mức đóng;

Trẻ em dưới 6 tuổi thực hiện cấp thẻ BHYT liên thông dữ liệu với Bộ Tư pháp)

Họ và tên chủ hộ:........................................................................ Số CCCD/ĐDCN:..............................................................

Mã số hộ gia đình: .............................................................. Điện thoại liên hệ: .....................................................................

Địa chỉ theo nơi thường trú hoặc tạm trú: Số nhà, đường phố, tập thể: ..................................................................................

Thôn (bản, tổ dân phố):............................................................... Xã (phường, thị trấn): .............................................................

Huyện (quận, Tx, Tp thuộc tỉnh): .................................................. Tỉnh (Tp thuộc Trung ương): ....................................................

Bảng thông tin thành viên hộ gia đình:

Tải mẫu chuẩn tại đây>>> Mẫu tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiển y tế  Mẫu số TK1-TS 

Việc cập nhật giúp biểu mẫu phù hợp hơn với thực tiễn quản lý và ứng dụng công nghệ thông tin trong kê khai. Người lao động có thể sử dụng mẫu để điều chỉnh họ tên, ngày sinh, số căn cước công dân, địa chỉ hoặc các thông tin nhân thân khác. Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan BHXH quản lý chính xác dữ liệu người tham gia và bảo đảm quyền lợi về sau.

Về hình thức, Mẫu TK1-TS được thiết kế theo dạng tờ khai hành chính gồm các phần thông tin cá nhân, nội dung đề nghị điều chỉnh và cam kết của người kê khai. Trong mẫu có các mục chi tiết để người lao động ghi rõ nội dung thay đổi, lý do điều chỉnh và cung cấp giấy tờ chứng minh kèm theo. Biểu mẫu cũng có phần xác nhận của đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH khi tiếp nhận hồ sơ. Cách trình bày khoa học, rõ ràng giúp việc kê khai thuận tiện và hạn chế sai sót trong quá trình xử lý. Nhờ đó, thủ tục điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội được thực hiện nhanh chóng, minh bạch và đúng quy định pháp luật.

Kết luận

Như vậy, quy định về thời hạn điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội giữ vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính chính xác và thống nhất của dữ liệu quản lý. Việc cập nhật kịp thời các thông tin cá nhân và quá trình tham gia giúp người lao động bảo vệ đầy đủ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Đây cũng là cơ sở để cơ quan bảo hiểm xã hội giải quyết chế độ nhanh chóng, đúng đối tượng và đúng quy định pháp luật. Nếu chậm trễ hoặc bỏ sót việc điều chỉnh, người tham gia có thể gặp khó khăn khi thụ hưởng các chế độ sau này. Do đó, mỗi cá nhân cần chủ động kiểm tra hồ sơ, phát hiện sai sót và thực hiện thủ tục điều chỉnh trong thời hạn luật định. Người sử dụng lao động cũng cần phối hợp chặt chẽ trong việc rà soát và xác nhận thông tin cho người lao động. Sự tuân thủ nghiêm túc các quy định mới sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý quỹ bảo hiểm xã hội. Đồng thời, điều này còn tăng cường tính minh bạch, công bằng và hạn chế các tranh chấp phát sinh. Từ đó, hệ thống bảo hiểm xã hội được vận hành ổn định, bền vững và đáp ứng tốt hơn nhu cầu an sinh của toàn xã hội.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email  để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.