Điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh có bắt buộc xuất hóa đơn?

1. Điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh có bắt buộc xuất hóa đơn?

Theo Điểm d Khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về áp dụng hóa đơn điện tử và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, đối với tổ chức kinh doanh thực hiện kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa, có một số điều quan trọng như sau:

- Lựa chọn cách sử dụng hóa đơn: Cơ sở hạch toán phụ thuộc có quyền lựa chọn giữa sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng hoặc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

- Lập hóa đơn hoặc Phiếu xuất kho:

+ Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, cơ sở nhận làm đại lý bán hàng cần lập hóa đơn theo quy định khi bán hàng cho người mua.

+ Bảng kê hàng hóa bán ra cần được lập và gửi về cơ sở giao hàng, có thể lập cho 05 ngày hay 10 ngày một lần tùy thuộc vào số lượng và doanh số hàng hóa bán ra.

- Kê khai nộp thuế giá trị gia tăng:

+ Đơn vị phụ thuộc thực hiện kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng đối với số hàng xuất bán cho người mua.

+ Kê khai và khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo hóa đơn giá trị gia tăng của cơ sở giao hàng.

- Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Trường hợp của các đơn vị phụ thuộc có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh, sẽ sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thay vì hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

Theo quy định hiện hành, khi có việc điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh của một doanh nghiệp, quy trình xuất nhập kho và quản lý vận chuyển cần tuân theo các hướng dẫn và điều khoản về chứng từ kế toán. Đặc biệt, khi thực hiện điều chuyển hàng hóa, có hai phương thức chính được chấp nhận: sử dụng hóa đơn điện tử hoặc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

- Hóa đơn điện tử:

+ Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lập một hóa đơn điện tử chứng từ cho việc điều chuyển hàng hóa.

+ Hóa đơn điện tử này cần phải đảm bảo các thông tin cơ bản như thông tin về người xuất kho, người nhận hàng, thông tin về hàng hóa, số lượng, giá trị, thuế và các thông tin khác liên quan.

+ Hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và phải được lưu trữ và quản lý một cách đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn.

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:

+ Trong trường hợp không sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

+ Phiếu này cũng phải chứa đựng đầy đủ thông tin về người xuất kho, người nhận hàng, mô tả chi tiết về hàng hóa, số lượng, giá trị, và thông tin vận chuyển nếu có.

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng phải được lập và quản lý một cách chặt chẽ, giúp doanh nghiệp kiểm soát được quá trình điều chuyển hàng hóa một cách hiệu quả.

2. Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã số của cơ quan thuế thì phải trả tiền dịch vụ trong vòng 12 tháng không? 

Tại Khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử mà không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, có các điều sau:

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn khó khăn:

+ Địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn: Theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư, doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại các địa bàn khó khăn được miễn phí sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này thực hiện theo quy định của Nghị định số 118/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ về Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư.

+ Địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn: Cũng thực hiện theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư, các đối tượng kinh doanh tại những địa bàn này sẽ được miễn phí sử dụng hóa đơn điện tử.

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao: Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao sẽ được miễn phí sử dụng hóa đơn điện tử theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và được trừ doanh nghiệp hoạt động trong các khu vực kinh tế đặc biệt.

- Thực hiện bởi Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ: Tổng cục Thuế hoặc tổ chức được ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà không phải trả tiền dịch vụ cho các đối tượng nêu trên trong thời gian 12 tháng.

Theo quy định hiện tại, việc sử dụng hóa đơn điện tử với mã của cơ quan thuế có ưu đãi về chi phí áp dụng đối với hộ kinh doanh tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn. Trong khoảng thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh tại những địa bàn này sẽ được miễn phí dịch vụ.

Do đó, việc hộ kinh doanh tại các địa bàn khó khăn được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử trong 12 tháng là một chính sách tích cực, hỗ trợ doanh nghiệp thích hợp với điều kiện kinh tế cụ thể của từng địa phương, đồng thời thúc đẩy sự hiện đại hóa và tiện lợi hóa trong quản lý kinh doanh.

3. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử 

Căn cứ Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về định dạng hóa đơn điện tử như sau:

- Định dạng hóa đơn điện tử:

+ Là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu và chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử.

+ Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language), được tạo ra để chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.

- Thành phần của định dạng hóa đơn điện tử:

+ Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử.

+ Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

+ Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

- Chức năng của Tổng cục Thuế:

+ Xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

+ Cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.

- Yêu cầu cho doanh nghiệp khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế:

+ Kết nối với Tổng cục Thuế qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3 với băng thông tối thiểu là 5 Mbps, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng.

+ Sử dụng dịch vụ Web hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức kết nối.

+  Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

- Hiển thị hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung để đảm bảo không gây hiểu lầm cho người mua khi đọc bằng phương tiện điện tử.

Quý khách có nhu cầu xem thêm bài viết sau: Xuất hóa đơn trước khi giao hàng có hợp pháp không?

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.