1. Quy định về chi phí công tác phí

Các quy định mới nhất về chi phí công tác, như quy định trong Thông tư 40/2017/TT-BTC, được trình bày như sau:

Thứ nhất, chi phí đi lại (Điều 5 của Thông tư 40/2017/TT-BTC) bao gồm:

   (1) Thanh toán theo hóa đơn thực tế: áp dụng cho tất cả các đối tượng.

      - Chi phí đi lại hai chiều từ nhà hoặc cơ quan đến sân bay, ga tàu, bến xe; vé máy bay, vé tàu, phương tiện công cộng đến nơi công tác và ngược lại.

      - Chi phí đi lại trong địa phương từ nơi nghỉ đến nơi làm việc, từ sân bay, ga tàu, bến xe trở lại nơi nghỉ (đi và về).

      - Phí vận chuyển bằng đường bộ, đường thủy, đường biển cho cả người và phương tiện công tác.

      - Phí cho tài liệu, thiết bị, dụng cụ, và đạo cụ (nếu có) phục vụ trực tiếp cho chuyến đi công tác mà người công tác đã thanh toán.

      - Chi phí hành lý khi đi máy bay khi chi phí hành lý không được tính vào giá vé.

      Lưu ý: Trong trường hợp cơ quan cử và cơ quan công tác đã bố trí phương tiện vận chuyển, các chi phí này sẽ không được thanh toán.

   (2) Thanh toán khoán chi phí sử dụng phương tiện:

      - Đối với các lãnh đạo có tiêu chuẩn sử dụng ô tô khi đi công tác: Mức thanh toán khoán chi phí sử dụng ô tô sẽ tuân theo quy định tại Thông tư 159/2015/TT-BTC.

      - Đối với những người không có xe ô tô theo tiêu chuẩn nhưng phải đi công tác xa trụ sở từ 10 km trở lên đối với các xã khó khăn, đặc biệt khó khăn, và từ 15 km trở lên đối với các xã khác và phải tự túc bằng phương tiện cá nhân: Thanh toán khoán chi phí sử dụng phương tiện bằng 0,2 lít xăng/km tính theo địa giới hành chính và giá xăng tại thời điểm công tác.

Thứ hai, phụ cấp lưu trú (Điều 6 của Thông tư 40/2017/TT-BTC):

   - Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động ở đất liền đi công tác tại vùng có điều kiện bình thường: Mức phụ cấp lưu trú là 200.000 đồng/ngày.

   - Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động ở đất liền đi công tác trên biển, đảo: Mức phụ cấp lưu trú là 250.000 đồng/ngày.

Trong trường hợp các ngành đặc thù được quy định về chi phí công tác trên biển, đảo, sẽ áp dụng chế độ cao nhất để thanh toán cho người đi công tác.

Thứ ba, thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác (Điều 7 Thông tư 40/2017/TT-BTC).

 

Đối tượng áp dụng

Mức phí công tác

Thanh toán theo hình thức khoán

Lãnh đạo cấp Bộ trưởng, Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 trở lên

Mức khoán: 1.000.000 đồng/ngày/người, không phân biệt nơi đến công tác

 

Đối với các đối tượng cán bộ, công chức, viên chức và người lao động còn lại

 
 

Đi công tác ở quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh

Mức khoán: 450.000 đồng/ngày/người.

 

Đi công tác tại huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc trung ương, tại thị xã, thành phố còn lại thuộc tỉnh

Mức khoán: 350.000 đồng/ngày/người.

 

Đi công tác tại các vùng còn lại

Mức khoán: 300.000 đồng/ngày/người.

Thanh toán theo hoá đơn thực tế

Đối với Lãnh đạo cấp Bộ trưởng và các chức danh tương đương

Mức giá thuê phòng ngủ: 2.500.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng, không phân biệt nơi đến công tác

 

Khi đi công tác trong các quận, thành phố trực thuộc trung ương và thành phố đô thị loại I thuộc tỉnh:

- Thứ trưởng và các lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 đến 1,3 sẽ được áp dụng.

Mức giá thuê phòng ngủ là 1.200.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng.

 

- Đối với các đối tượng còn lại

Mức giá thuê phòng ngủ là 1.000.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng.

 

Đi công tác tại các vùng còn lại

 
 

Đối với Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 đến 1,3

Mức giá thuê phòng ngủ là 1.100.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng.

 

Đối với các đối tượng còn lại

Mức giá thuê phòng ngủ là 700.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng.

Thứ tư, thanh toán tiền phụ cấp công tác định kỳ theo tháng (Điều 8 của Thông tư 40/2017/TT-BTC).

Mức tiền phụ cấp công tác định kỳ hàng tháng cho nhân viên di chuyển để hỗ trợ chi phí gửi xe và xăng dầu là 500.000 đồng/người/tháng (dựa trên đối tượng, bản chất công việc và nguồn kinh phí), áp dụng cho:

- Cán bộ cấp xã thường xuyên phải thực hiện công tác di chuyển trên 10 ngày/tháng.

- Cán bộ thuộc các cơ quan, đơn vị khác cũng phải thực hiện công tác di chuyển thường xuyên trên 10 ngày/tháng, như: nhân viên văn phòng; kế toán giao dịch; cán bộ kiểm lâm thực hiện kiểm tra rừng; cán bộ của các cơ quan tố tụng tham gia điều tra, kiểm sát, xác minh, truy đuổi và thực hiện các nhiệm vụ di chuyển định kỳ khác.

 

2. Lưu ý khi lập chứng từ cho chi phí công tác phí

Dựa trên Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi bởi Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC), có các quy định sau:

- Trừ các khoản chi không được trừ theo Khoản 2 của Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng các điều kiện sau đây:

+ Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Khoản chi có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

+ Khoản chi có hóa đơn mua hàng hoặc dịch vụ mỗi lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm cả thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.

- Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không tuân thủ theo quy định của Bộ Luật Lao động.

- Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và chi phí thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Nếu doanh nghiệp có chính sách khoản tiền đi lại, chi phí thuê chỗ ở và phụ cấp cho người lao động đi công tác và tuân theo quy định tài chính hoặc quy định nội bộ của doanh nghiệp, thì sẽ được tính vào chi phí được trừ.

- Trong trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (trong và ngoài nước) và chi phí phát sinh từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng cá nhân, nếu đáp ứng các điều kiện sau:

+ Có hóa đơn, chứng từ phù hợp từ người cung cấp hàng hoá, dịch vụ.

+ Có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác từ doanh nghiệp.

+ Quy định tài chính hoặc quy định nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán chi phí công tác và mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng cá nhân, và sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

- Trong trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, chứng từ để tính vào chi phí được trừ sẽ bao gồm vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trong trường hợp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động, chứng từ để tính vào chi phí được trừ sẽ bao gồm vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Như vậy, để hợp lý chi phí công tác, cần có các chứng từ sau đây:

(1) Chi công tác phí với đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ:

   - Hóa đơn và chứng từ liên quan trong quá trình công tác như vé máy bay, cuống vé máy bay, vé tàu, cuống vé tàu, hóa đơn khách sạn, hóa đơn taxi, hóa đơn ăn uống, v.v.

   - Quyết định cử cán bộ đi công tác.

   - Giấy đi đường được xác nhận bởi doanh nghiệp và nơi công tác.

   - Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt (nếu giá trị hóa đơn lớn hơn 20 triệu đồng).

(2) Chi công tác phí dưới dạng phụ cấp, bao gồm phụ cấp đi lại và chỗ ở cho người lao động đi công tác (không yêu cầu hóa đơn, chứng từ từng lần phát sinh), cần các chứng từ sau:

   - Quyết định cử cán bộ đi công tác.

   - Giấy đi đường.

   - Báo cáo chi phí công tác.

   - Giấy đề nghị tạm ứng tiền công tác phí.

   - Giấy thanh toán tiền tạm ứng.

Lưu ý: Khoản phụ cấp thường được thanh toán kèm theo tiền lương hàng tháng. Mức phụ cấp cần được xác định hợp lý tùy theo nhiệm vụ công tác, chức vụ của người được cử đi công tác, và địa điểm công tác. Ví dụ: Mức phụ cấp đi lại cho nhân viên ký hợp đồng sẽ cao hơn việc tìm kiếm thị trường; với giám đốc sẽ cao hơn so với trưởng phòng hay nhân viên; công tác nước ngoài sẽ được trả mức phụ cấp cao hơn so với công tác trong nước...

 

3. Lợi ích của việc đưa chi phí công tác phí vào chi phí hợp lý

Chi phí công tác, một trong những loại chi phí dễ bị loại bỏ khi quyết toán thuế, đòi hỏi các chứng từ phù hợp để bảo vệ trước cơ quan thuế. Chi phí hợp lý của doanh nghiệp là những chi phí cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, bao gồm tiền lương, các khoản trợ cấp, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ... Tất cả các chi phí này cần được hỗ trợ bởi hóa đơn, chứng từ hợp pháp và được trừ trước khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), tuân thủ quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành.

Vậy việc tính chi phí công tác phí vào trong tổng chi phí hợp lý mang lại nhiều lợi ích:

- Doanh nghiệp có thể giảm thiểu thuế TNDN.

- Chi phí công tác phí được coi là một phần của chi phí hợp lý trong việc xác định giá thành sản phẩm, dịch vụ.

- Giúp doanh nghiệp quản lý chi phí công tác phí một cách hiệu quả hơn.

Bài viết liên quan: Chế độ tiền công tác phí cho công chức, viên chức mới nhất 2023

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!