Hộ kinh doanh cá thể bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?

1. Hộ kinh doanh cá thể bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?

Theo Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ thì hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, các cơ sở kinh doanh nói chung và hộ kinh doanh bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này áp dụng cho tất cả các hộ kinh doanh cá thể và tổ chức kinh doanh, không phân biệt quy mô hoặc ngành nghề.

1.1. Trường hợp hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định 3 trường hợp hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử.

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Lưu ý: Với hộ khoán và một số trường hợp cần hợp đồng điện tử theo từng lần phát sinh:

- Với hộ khoán, cơ quan thuế cung cấp thông tin về áp dụng hợp đồng điện tử kèm theo tờ khai thuế của năm 2022 đến từng hộ kinh doanh từ ngày 20/11/2021 đến 5/12/2021 theo quy định tại Thông tư số 40/2021/TT-BTC;

- Với hộ khoán có nhu cầu sử dụng hợp đồng điện tử thường xuyên, cơ quan thuế cần hướng dẫn hộ khoán chuyển đổi sang phương pháp kê khai, sau đó đăng ký sử dụng hợp đồng điện tử;

- Với hộ khoán có nhu cầu sử dụng hợp đồng điện tử theo từng lần phát sinh, cơ quan thuế cần hướng dẫn nộp tờ khai thuế khoán cho năm 2023 theo quy định, thực hiện thủ tục đề nghị cấp hợp đồng điện tử theo từng lần phát sinh.

- Một số trường hợp khác sử dụng hợp đồng điện tử theo từng lần phát sinh: cá nhân kinh doanh không thường xuyên nộp thuế theo từng lần phát sinh; hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai ngừng, tạm ngưng hoạt động kinh doanh, hộ kinh doanh cá thể bị cơ quan thuế cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn. Theo đó, khi phát sinh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần hóa đơn giao cho người mua, những đối tượng này cần đề nghị hợp đồng điện tử theo từng lần phát sinh theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

1.2. Trường hợp hộ kinh doanh chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2 Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: Hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn được sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan Thuế trong thời gian tối đa 12 tháng khi:

• Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
• Không có hạ tầng công nghệ thông tin.
• Không có hệ thống phần mềm kế toán.
• Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Trong thời gian đó, cơ quan thuế sẽ có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Thời gian 12 tháng được tính như sau:

- Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01/07/2022: 12 tháng tính một lần kể từ 01/07/2022.

- Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/07/2022: 12 tháng kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn.

2. Những lưu ý đối với hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử

Để có thể hoạt động trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật, hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử còn cần nắm được các quy định về hình thức hóa đơn điện tử, thời điểm xuất hóa đơn điện tử và hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

(1) Về hình thức hóa đơn điện tử

Về hình thức hóa đơn điện tử, dựa vào từng trường hợp cụ thể, hộ kinh doanh sẽ sử dụng các loại hóa đơn điện tử như sau:

(2) Về thời điểm xuất hóa đơn điện tử

Các hộ kinh doanh hoạt động theo các phương pháp khai thuế khác nhau sẽ có thời điểm xuất hóa đơn điện tử khác nhau. Cụ thể:

(3) Về hồ sơ đăng ký sử dụng

Về thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, tùy thuộc vào phương pháp khai thuế, hộ kinh doanh sẽ sử dụng các mẫu đăng ký sau đây.

3. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Dưới đây là hướng dẫn quy trình đăng ký hóa đơn điện tử dành cho 2 trường hợp: đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán/theo từng lần phát sinh.

3.1. Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải đảm bảo đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Có thiết bị kết nối Internet.
• Có địa chỉ thư điện tử.
• Có sử dụng chữ ký số theo thông tin mã số thuế.
• Có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

Đối với hộ kinh doanh tại địa bàn có điều kiện khó khăn và đặc biệt khó khăn (thuộc trường hợp người nộp thuế không phải trả tiền dịch vụ theo Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP): Truy cập Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/, chọn Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn của hệ thống.

Trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được tờ khai đăng ký, Cổng thông tin của Tổng Cục Thuế sẽ gửi tới người đăng ký email thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận tờ khai. Sau khi được chấp nhận tờ khai đăng ký hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh sẽ được nhận email có chứa tài khoản và mật khẩu để đăng nhập trên Cổng thông tin điện tử.

Đối với các trường hợp còn lại: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ. Sau đó chọn mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và nhập các thông tin để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Sau khi được chấp nhận tờ khai, hộ kinh doanh phải ngưng sử dụng và tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy đã mua của cơ quan Thuế nhưng chưa sử dụng (nếu có) (Theo Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

3.2. Đối với hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh

Cách đăng ký hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc nộp theo từng lần phát sinh sẽ phụ thuộc vào địa điểm nơi hộ kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh. Cụ thể:

- Đối với hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến Chi cục thuế tại nơi thực hiện hoạt động kinh doanh.

- Đối với hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến Chi cục thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.

Để tìm hiểu thêm thông tin liên quan, mời quý bạn đọc tham khảo bài viết: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất năm 2023?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến vấn đề hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh. Mọi thắc mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác thì quý khách hàng vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.