Hóa đơn điện tử đã trở thành một xu hướng phổ biến, tuy nhiên, câu hỏi liệu chúng ta có cần đóng dấu khi in chúng ra giấy vẫn đang gây tranh cãi. Hãy cùng tìm hiểu vấn đề này trong bài viết sau đây.'

 

1. Khái quát quy định về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử, một dạng chứng từ tài chính hiện đại, đã vươn lên như một biểu tượng đích thực của sự tiến bộ trong thế giới công nghệ. Khác với phương thức truyền thống in và gửi qua thư tín, hóa đơn điện tử đã chinh phục không chỉ sự tiện lợi mà còn là một cách thể hiện sự tương thích hoàn hảo với thời đại số hóa 4.0.

Được tạo ra, truyền tải và lưu trữ thông qua mạng internet, email, ứng dụng di động và các phần mềm quản lý tài chính, hóa đơn điện tử đã ghi dấu ấn của sự an toàn và bảo mật. Các biện pháp hiện đại đã được áp dụng để đảm bảo rằng thông tin về tài khoản và giao dịch được truyền tải một cách hoàn toàn bảo mật, từ người gửi tới người nhận.

Bên cạnh việc tiết kiệm thời gian và nguồn lực, hóa đơn điện tử còn mở ra một thế giới mới cho việc quản lý tài chính cá nhân. Thông qua ứng dụng và tài khoản cá nhân, người nhận có khả năng dễ dàng truy cập, xem xét và lưu trữ các hóa đơn một cách tiện lợi. Điều này không chỉ giúp họ tiết kiệm thời gian mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu thông tin giao dịch, đảm bảo tính minh bạch và chính xác.

Đối với doanh nghiệp, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ là việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà còn là một bước đột phá về môi trường. Bằng cách giảm thiểu việc sử dụng giấy và tài liệu in ấn, họ đã đóng góp quan trọng cho việc bảo vệ môi trường và thúc đẩy sự phát triển bền vững của nền kinh tế.

Từ sự thuận tiện trong việc giao dịch, quản lý tài chính cho đến sự góp phần tích cực vào bảo vệ môi trường, hóa đơn điện tử đã trở thành một phương tiện không thể thiếu trong hành trình tiến về tương lai số hóa và phát triển kinh tế.

Cơ chế hoạt động của hoá đơn điện tử đã được thiết kế một cách tinh tế, tập trung vào việc đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu quả trong quá trình tạo, xử lý và quản lý hoá đơn. Các giai đoạn của quy trình này bao gồm những bước quan trọng sau:

1. Khâu tạo và phát hành hoá đơn điện tử:

Doanh nghiệp sử dụng các phần mềm chuyên dụng hoặc hệ thống quản lý hoá đơn để tạo ra các hoá đơn điện tử. Tại đây, mọi thông tin cần thiết, từ chi tiết khách hàng đến thông tin về sản phẩm/dịch vụ, giá cả, và mức thuế, đều được nhập vào hệ thống. Sau khi việc tạo hoá đơn hoàn tất, chúng sẽ được phát hành đến khách hàng.

2. Bước xác thực và đảm bảo bảo mật:

Một phần quan trọng trong quá trình này là việc xác thực và bảo mật hoá đơn điện tử. Điều này đảm bảo rằng thông tin trên hoá đơn không bị thay đổi và giữ được tính bảo mật. Chữ ký số cùng các phương thức xác thực hiện đại khác thường được áp dụng để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hoá đơn điện tử.

3. Giai đoạn truyền tải hoá đơn điện tử:

Hoá đơn điện tử, sau khi đã được tạo và xác thực, sẽ được truyền tải đến khách hàng qua email hoặc các kênh truyền thông điện tử khác. Nếu khách hàng đã đăng ký dịch vụ nhận hoá đơn điện tử, hoá đơn sẽ được gửi trực tiếp vào hộp thư điện tử của họ.

4. Quản lý và lưu trữ hoá đơn điện tử:

Sau khi hoá đơn điện tử đã được phát hành và truyền tải, chúng sẽ được lưu trữ trên máy tính hoặc hệ thống điện tử khác. Tùy theo tình hình, các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các dịch vụ lưu trữ hoá đơn điện tử từ các nhà cung cấp chuyên nghiệp. Việc này giúp đảm bảo rằng các hoá đơn được lưu trữ một cách an toàn và toàn vẹn.

Như một kết quả của những bước trên, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong việc xử lý và quản lý hoá đơn, mà còn thể hiện tính minh bạch và độ chính xác cao trong các hoạt động kinh doanh của họ. Việc áp dụng hoá đơn điện tử không chỉ mang tính hiệu quả trong tài chính mà còn giúp nâng cao chất lượng và uy tín trong quản lý doanh nghiệp.

 

2. Hóa đơn điện tử in ra giấy có cần đóng dấu không?

Tại thời điểm hiện tại, không có bất kỳ văn bản pháp luật nào đã quy định rằng hóa đơn điện tử khi được in ra giấy phải đóng dấu. Không chỉ vậy, mà hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ có tác dụng làm bằng chứng để lưu trữ, ghi sổ và theo dõi, chứ không được công nhận là cơ sở để thực hiện các giao dịch hay thanh toán. Do vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy từ phía các doanh nghiệp không yêu cầu phải thực hiện việc đóng dấu trên hóa đơn giấy.

Để cụ thể hơn, theo những quy định được nêu trong khoản 1 và khoản 2 của Điều 6 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử. Qua đó, các doanh nghiệp có quyền lựa chọn và áp dụng phương thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử mà phù hợp với tính chất hoạt động và khả năng sử dụng công nghệ của mình.

Tuy nhiên, điều cần lưu ý là hóa đơn điện tử phải có khả năng sẵn sàng được in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu.

Theo quy định, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy, mà việc in ra giấy chỉ cần thiết khi có yêu cầu cụ thể liên quan đến các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh hoặc được yêu cầu bởi các cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra, tuân theo các quy định về thanh tra, kiểm tra và điều tra theo pháp luật. Khi thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy, sự tương thích giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi cần phải được đảm bảo.

Nghĩa là, hóa đơn chuyển đổi phải thể hiện đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, điều này cũng đồng nghĩa với việc bản thể hiện của hóa đơn điện tử (file PDF) cũng phải bao gồm đầy đủ các yếu tố nội dung giống như hóa đơn điện tử ban đầu.

So với Điều 10 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm:

  • Tên của hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
  • Số hóa đơn.
  • Thông tin về người bán, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.
  • Thông tin về bên mua, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế (nếu có).
  • Thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
  • Chữ ký của người bán và chữ ký của người mua.
  • Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
  • Mã cơ quan thuế liên quan đến hóa đơn điện tử (nếu có).
  • Các phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, các khuyến mại hoặc chiết khấu thương mại (nếu có), và bất kỳ thông tin khác liên quan (nếu có).

Dựa trên các điều khoản nêu trên, có thể thấy rằng việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy không đòi hỏi bất kỳ việc đóng dấu nào trên hóa đơn giấy.

Lưu ý: Hạn chế lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm kể từ thời điểm phát sinh.

 

3. In hóa đơn điện tử ra giấy như thế nào?

Mặc dù không bắt buộc, việc lưu giữ hóa đơn điện tử dưới dạng bản giấy vẫn đem lại nhiều tiện ích quan trọng, đặc biệt trong quá trình hạch toán, cũng như phục vụ các hoạt động thanh tra và kiểm tra thuế.

Vào thời điểm hiện tại, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang dạng in bản giấy đã trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Người sử dụng có thể dễ dàng thực hiện thao tác này ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử mà họ đang sử dụng.

Tùy thuộc vào loại phần mềm hóa đơn điện tử được sử dụng, các bước thực hiện cụ thể có thể có sự khác biệt nhất định, tuy nhiên, nguyên tắc cơ bản vẫn được duy trì và bao gồm các bước sau:

  • Bước 1: Tiến hành đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
  • Bước 2: Tìm kiếm và xác định hóa đơn điện tử cần thực hiện chuyển đổi.
  • Bước 3: Chọn chức năng "in chuyển đổi" từ giao diện phần mềm.
  • Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động kết nối với máy in và tiến hành quá trình chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn in bản giấy.

Tổng kết lại, bên cạnh tính linh hoạt trong việc lựa chọn lưu trữ, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử ra dạng in bản giấy vẫn đang được coi là một phương pháp hữu ích và thực hiện được dễ dàng, nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử hiện đại.

Công ty Luật Minh Khuê trân trọng gửi đến quý khách hàng những lời tư vấn vô cùng quý báu và chân thành. Đối với những vấn đề pháp lý phức tạp hoặc bất cứ thắc mắc nào mà quý khách đang đối diện, chúng tôi muốn gửi đến quý khách một lời mời đặc biệt: hãy xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến với số hotline độc quyền: 1900.6162.

Chúng tôi khuyến nghị quý khách hàng viết thư điện tử đầy đủ chi tiết tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để có cơ hội được hỗ trợ một cách chi tiết và nhận lời giải đáp cho những thắc mắc của quý khách hàng với tốc độ nhanh chóng và chất lượng tối ưu. Chúng tôi chân thành cảm ơn sự hợp tác quý báu mà quý khách hàng dành cho chúng tôi và hy vọng có thể mang đến những giải pháp pháp lý đáng tin cậy và hiệu quả nhất cho quý khách.