Hướng dẫn lập hóa đơn trong trường hợp người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng?

1. Lập hóa đơn trả lại hàng hóa trước ngày 01/01/2023

Theo Công văn 2121/TCT-CS năm 2023 thì trong quá trình giao dịch hàng hóa mua bán, có một số trường hợp đặc biệt liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn để áp dụng thuế GTGT 8%. Để rõ hơn, hãy xem xét tình huống sau:

Năm 2022, người mua đã mua hàng hóa với mức thuế GTGT 8%. Tuy nhiên, sau ngày 31/12/2022, người mua buộc phải trả lại hàng hóa vì không đáp ứng các yêu cầu về chất lượng hoặc qui cách. Để giải quyết tình huống này, người bán sẽ phải điều chỉnh hóa đơn ban đầu để thể hiện sự trả lại này và thực hiện giảm hoặc thay thế hóa đơn ban đầu với mức thuế GTGT 8%. Điều quan trọng là cả bên bán và bên mua cần có thỏa thuận rõ ràng về việc ghi chép sự trả lại hàng hóa này.

Như vậy, theo hướng dẫn, khi hàng hóa bị trả lại sau ngày 01/01/2023, tức sau khi kỳ giảm thuế GTGT cụ thể, bên bán và bên mua sẽ phải thỏa thuận về cách ghi chép việc trả lại hàng hóa trên hóa đơn. Đối với mức thuế GTGT được ghi trên hóa đơn ban đầu, người bán sẽ phải lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa với mức thuế GTGT là 8%. Điều này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định thuế phù hợp

2. Hướng dẫn lập hóa đơn trong trường hợp người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng

Theo quy định tại Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023 hướng dẫn lập hóa đơn trong trường hợp người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng cụ thể như sau:

- Trong quá trình thực hiện giao dịch hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, quyền và trách nhiệm của người bán đòi hỏi họ phải thực hiện việc lập hóa đơn một cách cẩn thận và đúng quy định. Điều này bao gồm không chỉ các trường hợp thông thường như bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho người mua, mà còn cả những tình huống đặc biệt khác như cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ sử dụng trong mục đích khuyến mại, quảng cáo, hoặc dùng để trưng bày hàng mẫu. Ngoài ra, hóa đơn cũng phải được lập khi có sự thay đổi sở hữu của hàng hoá hoặc dịch vụ, chẳng hạn như cho, biểu, tặng, hoặc trao đổi chúng, hoặc khi chúng được sử dụng như một phần của quá trình trả lương cho người lao động hoặc tiêu dùng nội bộ (trừ trường hợp hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

Hơn nữa, việc lập hóa đơn cũng áp dụng cho trường hợp xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá. Nội dung trên hóa đơn cần được thể hiện đầy đủ và tuân thủ theo quy định của cơ quan thuế. Đối với hóa đơn điện tử, nó cần phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu được quy định bởi cơ quan thuế. Điều này đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ quy tắc trong quá trình giao dịch, đồng thời giúp cơ quan thuế kiểm tra và quản lý thuế một cách hiệu quả.

- Trong trường hợp một tổ chức hoặc cá nhân mua hàng hoá và đã nhận hóa đơn từ người bán, nhưng sau đó phát hiện rằng hàng hoá không đáp ứng đúng tiêu chuẩn về qui cách hoặc chất lượng, người mua có sự lựa chọn phải trả lại một phần hoặc toàn bộ số hàng hoá. Để xử lý tình huống này, người bán sẽ phải thực hiện việc lập hóa đơn hoàn trả hàng hoá, nhằm điều chỉnh và thay thế hóa đơn ban đầu. Trong quá trình này, cả người bán và người mua sẽ cùng nhau thỏa thuận và ghi rõ thông tin liên quan đến việc trả lại hàng hóa này. Quá trình này đảm bảo tính minh bạch và sự tuân thủ với các quy định về giao dịch thương mại, giúp đảm bảo quyền lợi của cả hai bên và đồng thời tạo ra một quy trình linh hoạt để điều chỉnh các hóa đơn mua bán khi có sự thay đổi trong giao dịch.

- Trong những tình huống mua sắm, nếu bạn là người mua và đã thực hiện việc mua hàng trước ngày 01/01/2023 và được hưởng chế độ giảm thuế GTGT 8%, và sau ngày 31/12/2022 bạn phát hiện rằng hàng hóa không đáp ứng đúng tiêu chuẩn về qui cách hoặc chất lượng, thì quy định xử lý sẽ là như sau: người bán sẽ phải thực hiện việc lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa, với việc áp dụng thuế GTGT 8%. Hành động này là một phần của quá trình điều chỉnh và cập nhật hóa đơn ban đầu để phản ánh chính xác tình hình giao dịch. Điều này đồng thời đảm bảo sự minh bạch trong các giao dịch thương mại và tuân thủ đúng quy định thuế

3. Quy định về việc lưu trữ hóa đơn hoàn trả hàng hóa

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì việc lưu trưc hóa đơn hoàn trả hàng hóa được quy định cụ thể như sau:

- Hóa đơn và các chứng từ quan trọng phải được quản lý và lưu trữ một cách cẩn thận để đảm bảo rằng:

+ Chúng đạt được tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn trong suốt thời gian lưu trữ. Điều này có nghĩa là chúng không được thay đổi, sửa đổi hoặc bị sai lệch bất kể trong bất kỳ tình huống nào. Các biện pháp an ninh và kiểm soát phải được áp dụng để bảo vệ chúng khỏi bất kỳ truy cập trái phép nào và đảm bảo rằng chúng không bị mất mát.

+ Chúng phải được lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán. Điều này bao gồm việc tuân thủ các quy định về thời gian lưu trữ và lập kế hoạch cho việc bảo quản hóa đơn và chứng từ trong thời gian cần thiết để tuân thủ quy định. Điều này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp trong việc xác minh thông tin tài chính và quản lý tài sản của tổ chức một cách hiệu quả

- Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử là một phần quan trọng của quá trình giao dịch hiện đại và cần được quản lý và lưu trữ một cách cẩn thận. Để đảm bảo điều này, cơ quan, tổ chức và cá nhân có quyền tự chọn và áp dụng hình thức bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của họ. Điều quan trọng là hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phải có khả năng sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu. Điều này giúp đảm bảo tính linh hoạt và tuân thủ với quy định trong trường hợp cần thiết, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và xác minh thông tin tài chính. Tuy nhiên, việc chọn lựa hình thức và công nghệ lưu trữ cần phải được xem xét kỹ lưỡng, đảm bảo rằng chúng phù hợp với yêu cầu và quy định cụ thể của từng hoạt động và lĩnh vực cụ thể.

- Hệ thống quản lý hóa đơn và chứng từ là một phần thiết yếu của quy trình tài chính và thuế. Để đảm bảo tuân thủ các quy định, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in hoặc chứng từ được đặt in hoặc tự in phải được quản lý và lưu trữ theo các quy định sau:

+ Các hóa đơn và chứng từ chưa được lập sẽ được bảo quản và lưu trữ một cách cẩn thận trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá trị. Điều này đảm bảo tính an toàn và toàn vẹn của các thông tin quan trọng cho đến khi chúng được sử dụng.

+ Hóa đơn và chứng từ đã được lập trong các đơn vị kế toán sẽ được lưu trữ theo các quy định lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán. Điều này đảm bảo rằng thông tin liên quan đến tài chính và thuế được quản lý một cách cẩn thận và tuân thủ với các quy định về kế toán.

+ Các hóa đơn và chứng từ đã được lập trong các tổ chức, hộ, hoặc cá nhân không phải là đơn vị kế toán sẽ được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, hoặc cá nhân đó. Điều này giúp đảm bảo rằng các thông tin quan trọng không bị mất mát và có sẵn để sử dụng khi cần thiết.

Tổng cộng, việc quản lý và lưu trữ hóa đơn và chứng từ đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ và sẵn sàng cho các yêu cầu kiểm tra và xác minh trong quá trình quản lý tài chính và thuế.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Đại lý có phải xuất hóa đơn bán hàng không? Cách lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ. Còn vướng mắc, vui lòng liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Trân trọng./.