Hướng dẫn trình tự, thủ tục xin cấp bản sao trích lục giấy khai sinh

Kính chào công ty Luật Minh Khuê, Em muốn được xin trích lục giấy khai sinh thì em phải làm như thế nào ạ?

Thứ nhất, em không biết phải làm sao khi đi xin trích lục giấy khai sinh

Thứ hai, khi trích lục giấy khai sinh tại Bộ tư pháp thì mình cần những gì?

Thứ ba, em đã không có gia đình từ nhỏ bây giờ em trích lục lại có được làm giấy căn cước công dân không?

Em tự mình đi xin trích lục có được Bộ tư pháp công nhận không hay phải bắt người lớn đi.

Người hỏi: K.L – Châu Đốc (An Giang)

>> Luật sư tư vấn pháp luật Dân sự, gọi:  1900 6162

Trả lời:

1. Trích lục khai sinh là gì?

Khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch năm 2014 quy định:

9. Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Từ quy định trên có thể hiểu trích lục khai sinh là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện sinh của một cá nhân đã đăng ký khai sinh.

Theo quy định của pháp luật hiện hành thời điểm này bạn xin cấp trích lục khai sinh chỉ xin được bản sao chứ không phải bản chính, song chúng có giá trị pháp lý tương đương nhau nên bản sao hay bản chính đều được.

2. Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục khai sinh

Về cơ quan cấp bản sao trích lục hộ tịch, Điều 63 Luật Hộ tịch quy định cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký như sau:

Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

Trong đó, cơ quan đăng ký khai sinh được quy định tại khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch như sau:

1. Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).

Theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014:

Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Như vậy, để xin được bản sao trích lục khai sinh, bạn có quyền xin cấp bản sao trích lục khai sinh tại:

- Cơ quan đăng ký hộ tịch: Thông thường là Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện (nếu khai sinh có yếu tố nước ngoài).

- Bộ Tư pháp;

- Bộ Ngoại giao;

Hiện nay, cơ sở dữ liệu hộ tịch chưa được cập nhật hoàn thiện do đó việc cấp trích lục giấy đăng ký khai sinh vẫn được cấp căn cứ vào Sổ đăng ký khai sinh nơi cá nhân đã đăng ký khai sinh trước đây. Vì thế, bạn trước hết nên đến nơi từng cấp giấy khai sinh trước đây để xin cấp trích lục khai sinh.

3. Thủ tục xin cấp bản sao trích lục khai sinh

Về thủ tục xin cấp trích lục khai sinh bản sao, căn cứ Điều 64 Luật Hộ tịch:

1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

Căn cứ khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP:

1. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch xuất trình bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân.

Căn cứ các quy định trên, khi xin bản sao trích lục giấy khai sinh bạn cần chuẩn bị:

- Tờ khai cấp bảo sao trích lục giấy khai sinh (điền đầy đủ thông tin) - Xem thêm: Mẫu trích lục khai sinh bản sao mới nhất và cách viết

- Xuất trình giấy tờ tùy thân có ảnh;

- Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục phải có văn bản ủy quyền.

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục giấy khai sinh, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.

Điều 23 Thông tư 04/2020/TT-BTP, hướng dẫn thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch như sau:

1. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu giữ Sổ hộ tịch hoặc quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch. Nội dung bản sao trích lục hộ tịch được ghi đúng theo thông tin trong Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Những thông tin Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không có để ghi vào mẫu bản sao trích lục hộ tịch hiện hành thì để trống. ....

3. Trường hợp thông tin của cá nhân đã được thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì thông tin trong bản sao Giấy khai sinh, bản sao trích lục hộ tịch là thông tin đã được cập nhật theo nội dung ghi trong mục Ghi chú của Sổ hộ tịch.
 

4. Em tự mình đi xin bản sao trích lục giấy khai sinh được không?

Khoản 1 Điều 64 Luật hộ tịch 2014 quy định rõ rằng:

Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Như vậy, việc yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh có thể do bạn trực tiếp thực hiện hoặc thông qua người đại diện (nếu bạn chưa đủ năng lực hành vi dân sự).

Để biết bạn có đủ năng lực hành vi dân sự để tự mình thực hiện thủ tục xin cấp bản sao trích lục giấy khai sinh hay chưa, bạn căn cứ quy định của Bộ luật dân sự 2015 được trích dẫn dưới đây:

Điều 19. Năng lực hành vi dân sự của cá nhân

Năng lực hành vi dân sự của cá nhân là khả năng của cá nhân bằng hành vi của mình xác lập, thực hiện quyền, nghĩa vụ dân sự.

Điều 20. Người thành niên

1. Người thành niên là người từ đủ mười tám tuổi trở lên.

2. Người thành niên có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ trường hợp quy định tại các điều 22, 23 và 24 của Bộ luật này.

Điều 21. Người chưa thành niên

1. Người chưa thành niên là người chưa đủ mười tám tuổi.

2. Giao dịch dân sự của người chưa đủ sáu tuổi do người đại diện theo pháp luật của người đó xác lập, thực hiện.

3. Người từ đủ sáu tuổi đến chưa đủ mười lăm tuổi khi xác lập, thực hiện giao dịch dân sự phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý, trừ giao dịch dân sự phục vụ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày phù hợp với lứa tuổi.

4. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi tự mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự, trừ giao dịch dân sự liên quan đến bất động sản, động sản phải đăng ký và giao dịch dân sự khác theo quy định của luật phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý.

5. Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục giấy khai sinh

>>> Biểu mẫu được ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TỜ KHAI

CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH

Kính gửi: (1) ................................. 

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ........................ 

Nơi cư trú: (2) ...........................................................  

.................................................................................. 

Giấy tờ tùy thân: (3) ................................................. 

.................................................................................... 

Quan hệ với người được cấp bản sao Trích lục hộ tịch: ..... 

Đề nghị cơ quan cấp bản sao trích lục(4) ............. 
cho người có tên dưới đây:

Họ, chữ đệm, tên: ................................................... 

Ngày, tháng, năm sinh:................................................. 

Giới tính: ........... .Dân tộc: ......   Quốc tịch: ..... 

Nơi cư trú: (2)............................................................ 

................................................................................... 

Giấy tờ tùy thân: (3) .................................................. 

.................................................................................... 

Số định danh cá nhân (nếu có): ................................ 

Đã đăng ký tại: (5) ....................................................... 

................................................................................... 

ngày  .......... tháng ........... năm ........  số ......  Quyển số: ........... 

Số lượng bản sao yêu cầu cấp:.......................bản(6).

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình

   Làm tại: .......................... , ngày .....  tháng ...........  năm .......

Người yêu cầu

(ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

Chú thích:

(1) Ghi tên cơ quan đề nghị thực hiện việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

(2) Ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.

(3) Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký, ghi rõ số, cơ quan cấp, ngày cấp hộ chiếu, chứng minh nhân dân  hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế

Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 001089123 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004.

              (4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây, nay đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

              (5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.

Ví dụ:   Ủy ban nhân dân phường Điện Biên, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.

              Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

              Sở Tư pháp tỉnh Hòa Bình

(6) Ghi rõ số lượng bản sao đề nghị cấp.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi, Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp. Rất mong nhận được sự hợp tác!