Thủ tục làm giấy khai sinh mới: Cần những giấy tờ gì, nộp ở đâu?

1. Giấy khai sinh là gì?

Khai sinh là một trong những quyền cơ bản của các cá nhân, mỗi đứa trẻ được sinh ra trên đất nước Việt Nam đề có quyền được đăng ký khai sinh. Giấy khai sinh là một loại giấy tờ gốc rất quan trọng ghi nhận những thông tin cơ bản của một con người, ghi nhận sự kiện họ sinh ra và danh tính của họ.

Theo quy định tại khoản 6 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014:

"Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho các nhân khi được đăng ký khai sinh".

Có thể hiểu giấy khai sinh là một loại giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân; Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm, sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha mẹ, con phải phù hợp với giấy khai sinh của người đó; Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung ở trong giấy khai sinh của người đó thì Cơ quan nhà nước có thẩm quyền  trong hoạt động quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong giấy khai sinh.

Như vậy, giấy khai sinh bao gồm những thông tin cá nhân cơ bản nhất của một người, khi làm thủ tục khai sinh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ cấp cho người được khai sinh giấy khai sinh với đầy đủ các nội dung sau:

Thứ nhất: Thông tin của người được đăng ký khai sinh bao gồm thông tin về tên, tên đệm, họ; giới tính; ngày tháng năm sinh; nơi sinh; dân tộc; quê quán; quốc tịch của người được khai sinh;

Thứ hai: Thông tin của cha mẹ của người được đăng ký khai sinh, bao gồm: họ, tên đệm, tên, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú của cha mẹ người được đăng ký khai sinh. Việc khai báo và ghi nhận những thông tin của cha, mẹ người được khai sinh là căn cứ để xác định họ, dân tộc, quốc tịch, quê quán của người được khai sinh, bởi những thông tin này có quan hệ mật thiết với cha mẹ của họ.

Thứ ba: Mã số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh. Mã số định danh này là dãy số tự nhiên gồm 12 số, có cấu trúc gồm 6 số thế kỷ, mã giới tính, mã năm sinh của công dân, mã tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc mã quốc gia nơi công dân đăng ký khai sinh và 6 số là khoảng ngầu nhiên.

>> Xem thêm: Thủ tục làm giấy khai sinh online nhanh nhất

2. Ý nghĩa, vai trò của giấy khai sinh

Thứ nhất: Giấy khai sinh ghi nhận sự kiện sinh của một cá nhân, sự kiện này có ý nghĩa xác lập các quyền, nghĩa vụ cơ bản của họ.

Thứ hai: Giấy khai sinh ghi nhận các thông tin cơ bản của một cá nhân để xác định vấn đề về nhận diện người này trong xã hội. Những thông tin trên giấy khai sinh là thông tin gốc, ngoài giấy khai sinh, giấy tờ tùy thân của cá nhân bao gồm có: chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, hộ chiếu, bằng lái xe,... tất cả những thông tin trên các giấy tờ này cần khớp với giấy khai sinh và lấy giấy khai sinh làm giấy tờ quy chiếu. Nếu có sự sai lệch thì việc xác định về nhân thân người này gặp nhiều khó khăn và có thể gây cản trở trong nhiều thủ tục về hành chính hiện nay.

Thứ ba: Giấy khai sinh là giấy tờ có giá trị pháp lý cao, không bị giới hạn bởi thời hạn, không gian. Khác với căn cước công dân hay hộ chiếu tất cả những giấy tờ này đều có thười hạn sử dụng nhất định, còn giấy khai sinh sẽ không có thời hạn sử dụng. Khi một trong những giấy tờ trên mất đi, có thể căn cứ vào giấy khai sinh để xác định và lầm lại những giấy tờ này.

>> Xem thêm: Khai sinh là gì? Quy định về thủ tục làm giấy khai sinh

3. Thủ tục đăng ký khai sinh

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký khai sinh

Trong vòng 60 ngày cha, mẹ, người thân thích của trẻ phải có trách nhiệm thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ. Nếu quá thời hạn này thì làm theo thủ tục khai sinh muộn, thủ tục khai sinh muộn vẫn sẽ được thực hiện mà không bị phạt hành chính.

Người thực hiện thủ tục khai sinh chuẩn bị một bộ hồ sơ theo quy định tại Quyết định 1872/QĐ-BTP năm 2020, bao gồm:

- Giấy chứng sinh: Giấy tờ này sẽ do Bệnh viện, cơ sở y tế nơi trẻ sinh ra cấp khi trẻ chào đời. Trong trường hợp trẻ không sinh tại hai nơi trên, sự kiện trẻ sinh ra cần có người làm chứng hoặc không có người làm chứng cần có sự cam đoan của cha, mẹ, người thân thích của trẻ về sự kiện này. 

- Giấy chứng nhận kết hôn của cha, mẹ ruột của trẻ trong trường hợp cha, mẹ của trẻ có kết hôn. Đây không phải là giấy tờ bắt buộc khi người cán bộ tư pháp hộ tịch biết rõ về mối quan hệ hôn nhân của cha và mẹ bé hoặc trong trường hợp khai sinh theo thủ tục mẹ đơn thân cũng không cần có loại giấy tờ này.

- Sổ hộ khẩu hoặc xác nhận cư trú của cha hoặc mẹ cháu bé. Trong trường hợp cha mẹ bé đều không còn thì người khai sinh cho trẻ cần đem theo hộ khẩu hoặc xác nhận cư trú của họ để làm thủ tục khai sinh.

- Chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của cha, mẹ hoặc người đi khai sinh cho trẻ. Khi đên làm thủ tục cần đem theo một bản gốc và một bản sao của loại giấy tờ trên.

- Tờ khai theo mẫu ban hành kèm theo thông tư số 15/2015/TT-BTP.

Ngoài ra, trong trường hợp khai sinh theo thủ tục con ngời giá thú cần có thêm văn bản xác nhận mối quan hệ cha, con của cơ sở y tế hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Bước 2: Nộp hồ sơ và giải quyết

Trường hợp 1: Thẩm quyền đăng ký khai sinh và cấp giấy khai sinh đối với những trường hợp bình thường sẽ là Ủy Ban Nhân dân cấp xã, phường, thị trấn nơi cha, mẹ bé cư trú hoặc nơi cư trú của một trong hai người đối với trường hợp cha và mẹ bé có khác nơi cư trú.

Trường hợp 2: Thẩm quyền đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài. Trường hợp này được xác định khi cha, mẹ của trẻ là người không quốc tịch, người có quốc tịch nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài. Khi đó, việc đăng ký khai sinh sẽ thuộc thẩm quyền của Ủy ban Nhân dan cấp quận, huyện nơi cư trú của cha hoặc mẹ.

Trường hợp 3: Trẻ bị bỏ rơi. Khi phát hiện trẻ bị bỏ rơi thì Ủy ban Nhân dân cấp xã, phường, thị trấn nơi phát hiện trẻ bị bở rơi sẽ có trách nhiệm niêm yết thông tin trong vòng 7 ngày để tìm cha mẹ đẻ của bé. Nếu không có thông tin về cha mẹ của bé thì tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ sẽ đăng ký khai sinh cho bé tại địa phương đó.

Trường hợp 4: Trường hợp trẻ em chưa xác định được cha mẹ thì Ủy ban Nhân dân cấp xã, phường, thị trấn nơi trẻ đang cư trú có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ.

Sau khi tiếp nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh có trách nhiệm cấp giấy tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp hồ sơ thiếu thì cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh lập văn bản yêu cầu, hướng dẫn việc hoàn thiện hồ sơ. Sau đó, thời hạn giải quyết hồ sơ là 01 ngày làm việc. 

Sau khi khai sinh xong, công chức Tư pháp hộ tịch có trách nhiệm chuyển bản chính và hai bản sao Giấy khai sinh cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban Nhân dân cấp xã hoặc cấp huyện để làm các thủ tục khác như việc đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi.

Hiện nay, việc đăng ký khai sinh sẽ không mất mất phí, tuy nhiên nếu thực hiện đăng ký khai sinh không đúng hạn thì một số đại phương sẽ quy định lệ phí theo quyết định của Ủy ban Nhân dân cấp Tỉnh. Xem têhm: Thủ tục làm giấy khai sinh cho con có yếu tố nước ngoài?

Mọi vướng mắc, Hãy gọi ngay: 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến.