Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã gửi người mua bị sai sót chi tiết

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót

Ngày 17/9/2021, Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính được phát hành, hướng dẫn việc thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ. Trong đó, có những điểm mới được đề cập về xử lý hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót.

2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã gửi người mua bị sai sót

Trường hợp 1: Xử lý sai sót trên hóa đơn đã lập và đã được gửi cho người mua, trong trường hợp người mua hoặc người bán phát hiện sai sót chỉ liên quan đến tên và địa chỉ của người mua, trong khi mã số thuế và các thông tin khác không thay đổi (theo Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Phương án xử lý:

- Thông báo về sai sót trên hóa đơn cho người mua và Cơ quan thuế, không cần lập lại hóa đơn mới.

- Quy trình xử lý:

+ Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về sai sót trên hóa đơn và KHÔNG LẬP LẠI HÓA ĐƠN MỚI.

+ Bước 2: Người bán thông báo về sai sót đến Cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

   Lưu ý: Nếu hóa đơn điện tử không chứa mã cơ quan thuế và chưa được gửi dữ liệu cho cơ quan thuế, không cần lập thông báo về sai sót gửi Cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ (theo điểm b Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC).

Nếu người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ, quy trình xử lý như sau:

- Người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập.

- Thông báo với Cơ quan thuế về hủy hóa đơn theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn và thông báo cho người bán (theo Khoản 3 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Bước 1: Người bán nhận thông báo rà soát từ cơ quan thuế.

   - Cơ quan thuế thông báo về sai sót trên hóa đơn điện tử qua Mẫu số 01/TB-RSĐT (ban hành kèm theo Nghị định 123), gửi qua email để người bán kiểm tra sai sót.

   Lưu ý:

   - Mẫu thông báo cần ghi rõ thời hạn để đơn vị phản hồi kết quả rà soát cho cơ quan thuế. Nếu hết thời hạn mà người bán không phản hồi, cơ quan thuế sẽ tiếp tục gửi thông báo yêu cầu rà soát lần 2.

   - Nếu sau 2 lần thông báo mà người bán vẫn không phản hồi, cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị.

Bước 2: Người bán lập thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót và gửi cho cơ quan thuế.

Bước 3: Người bán hủy/thay thế/điều chỉnh hóa đơn và chờ cơ quan thuế cấp mã, sau đó gửi lại cho người mua.

3. Các bước xử lý những trường hợp khác khi hóa đơn sai sót

Trường hợp 1: Nếu người bán tự phát hiện rằng hóa đơn điện tử đã được cấp mã bởi Cơ quan thuế (CQT), nhưng chưa được gửi đến người mua và bị lập sai (theo quy định tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), quy trình xử lý được thực hiện như sau:

Phương án xử lý:

Hủy hóa đơn đã lập và phát hành một hóa đơn mới thay thế.

Quy trình xử lý:

Bước 1: Người nộp thuế (NNT) thực hiện việc lập thông báo về sai sót trong hóa đơn và gửi cho CQT, tuân theo Mẫu 04/SS-HĐĐT. Doanh nghiệp hoặc bộ phận kế toán tiến hành thông báo với Cơ quan thuế (CQT) bằng cách sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA theo Nghị định 123) về việc hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã và có sai sót.

CQT thực hiện quá trình hủy bỏ hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã, và thông tin về sai sót được lưu trữ trên hệ thống của CQT.

Vì hóa đơn sai sót này chưa được gửi đến khách hàng, không cần thông báo hủy cho khách hàng khi tiến hành quá trình hủy.

*Lưu ý:

- Người nộp thuế không được thực hiện chức năng hủy hóa đơn sai sót trên phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ Hóa đơn Điện tử trước khi lập Mẫu 04/SS-HĐĐT. Trong trường hợp đã hủy hóa đơn trước khi lập mẫu, họ cần liên hệ với Nhà cung cấp dịch vụ Hóa đơn Điện tử để được hỗ trợ xử lý.

- Mẫu 04/SS-HĐĐT có thể được thực hiện cho từng hóa đơn sai sót hoặc dưới dạng danh sách nhiều hóa đơn điện tử sai sót.

- Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT không được quá ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Bước 2: Người nộp thuế lập hóa đơn mới, ký số và gửi cho CQT để nhận mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn đã được hủy.

Trường hợp 2: Xử lý sai sót đối với hóa đơn có thông tin viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế, hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng, theo quy định tại Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:

Phương án 1: Lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH cho Hóa đơn Điện tử có sai sót.

Quy trình xử lý:

- Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót và gửi cho bên mua.

- Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải chứa dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

- Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng, ghi dấu dương; với điều chỉnh giảm, ghi dấu âm tương ứng với thực tế điều chỉnh.

- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh và sau đó gửi cho người mua (đối với Hóa đơn Điện tử không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (đối với Hóa đơn Điện tử có mã).

Chú ý:

Trong trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót, 2 bên cần ghi rõ thông tin sai sót trong văn bản thỏa thuận.

Phương án 2: Lập hóa đơn THAY THẾ

Quy trình xử lý:

- Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót và gửi cho bên mua.

- Trong trường hợp có thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế, 2 bên cần ghi rõ thông tin sai sót trong văn bản thỏa thuận, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

- Hóa đơn điện tử mới thay thế phải chứa dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế và sau đó gửi cho người mua (đối với Hóa đơn Điện tử không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (đối với Hóa đơn Điện tử có mã).

Trường hợp 3: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử (Theo Khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC), nếu đơn vị đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng phát hiện hóa đơn giấy đã lập trước đó (theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP) có sai sót, quy trình xử lý như sau:

- Lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ thông tin sai sót.

- Người bán thực hiện thông báo sai sót bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi tới Cơ quan thuế.

- Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn sai sót đa lập phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm".

- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc gửi cho Cơ quan thuế để được cấp mã cho Hóa đơn Điện tử thay thế (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT).

Trường hợp 4: Phát hiện hóa đơn Điều chỉnh hoặc Thay thế tiếp tục có sai sót (Theo Điểm c Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC), nếu người bán đã lập hóa đơn điện tử Điều chỉnh hoặc Thay thế cho hóa đơn bị sai sót, nhưng sau đó tiếp tục phát hiện hóa đơn có sai sót, thì ở các lần xử lý tiếp theo, người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

- Ví dụ A: Khi phát hiện tên hàng hóa có sai sót trên hóa đơn điện tử -> Người bán lập hóa đơn điều chỉnh -> Hóa đơn tiếp tục có sai sót -> Tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh, không được lập hóa đơn mới để thay thế.

- Ví dụ B: Tiền thuế trên hóa đơn điện tử bị viết sai -> Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế -> Hóa đơn tiếp tục có sai sót -> Tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới thay thế, không được lập hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp 5: Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan Thuế có sai sót (Theo Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC), cách xử lý như sau:

- Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, nếu thiếu dữ liệu Hóa đơn Điện tử tại bảng tổng hợp: Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.

- Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu đã gửi có sai sót: Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

- Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phải điền đủ các thông tin: Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn vào cột 14 "thông tin hóa đơn liên quan" tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (Chỉ trừ các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Bài viết liên quan: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót mới nhất năm 2023

Luật Minh khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!