Hướng dẫn xuất hóa đơn đối với hàng cho tặng

1. Quy định của pháp luật về hóa đơn hàng cho tặng

Theo quy định tại điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.

Ngoài ra, tại khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC cũng có quy định 

- Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán. Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

- Đối với tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

- Đối với tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc.

- Đối với đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

- Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

- Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.

- Đối với hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Bên cạnh đó, theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC cũng có quy định:  Hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng. Theo đó, có thể kết luận rằng: Hàng hóa dịch vụ cho biếu tặng nhân viên sẽ phải lập hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng như các trường hợp thông thường.

- Theo khoản 5 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật thuế giá trị gia tăng và Nghị định 209/2013/NĐ-CP do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành quy định: Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0); trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại nhưng không thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại thì phải kê khai, tính nộp thuế như hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho.

Từ đây có thể thấy, việc xuất hóa đơn hàng tặng cho được chia thành:

- Hàng tặng có đăng ký với sở Công Thương, kèm theo việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khi viết hóa đơn, sản phẩm cho tặng cần phải ghi thêm là “hàng khuyến mại không thu tiền”. Phần đơn giá và thành tiền sẽ để trống. Theo quy định hiện hành, kế toán không cần hạch toán thuế suất đầu ra của hàng tặng.

- Hàng tặng cho có đăng ký với sở Công Thương, không kèm theo việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khi viết hóa đơn, sản phẩm cho tặng chỉ cần ghi đúng tên sản phẩm. Phần đơn giá, thành tiền sẽ để trống. 

- Hàng hóa không đăng ký với Sở Công Thương và không kèm điều kiện.

2. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn hàng cho tặng

Theo quy định, cần lưu ý các mục sau khi xuất hoá đơn quà biếu tặng:

- Mục “Họ và tên người mua hàng”: Tên người mua hàng/người được tặng;

- Mục tên đơn vị: Tên đơn vị nhận quà tặng. Trong trường hợp khách không lấy hoá đơn thì điền “Khách hàng không lấy hoá đơn”;

- Mục mã số thuế và địa chỉ người mua hàng: Điền thông tin của bên nhận hàng;

- Mục tên hàng hóa, dịch vụ: Điền tên hàng hóa quà tặng và ghi kèm theo, ví dụ: Hàng cho biếu tặng không thu tiền;

- Mục đơn vị tính và số lượng: Điền như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường. Mục đơn giá: Ghi giá bán của hàng hóa là quà tặng;

- Mục thành tiền, thuế suất và cộng tiền hàng: Điền như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường.

- Đối với hồ sơ chứng từ:

+ Thông thường, đối với việc hạch toán quà biếu tặng, kế toán cần chuẩn bị những chứng từ sau: Bộ chứng từ đầu vào (Như bộ chứng từ mua hàng hóa về kinh doanh)

+ Hóa đơn hàng hóa mua để tặng

+ Phiếu nhập kho (trường hợp mua hàng hóa về nhập kho sau đó mới mang tặng)

+ Hợp đồng mua hàng

+ Hồ sơ thanh toán Bộ chứng từ tặng quà

+ Hóa đơn bán ra quà tặng (xuất hóa đơn hàng biếu tặng)

+ Phiếu xuất kho (trường hợp mua hàng hóa về nhập kho sau đó mới mang tặng)

+ Hồ sơ chương trình tặng quà

3. Một số lưu ý đối với việc xuất hóa đơn hàng cho tặng

- Theo khoản 5, điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC: Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá (kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất) mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ.

Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế thì không được khấu trừ, căn cứ khoản 7 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC. Theo đó nếu hàng biếu, tặng mà phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế thì không được khấu trừ.

Các hóa đơn đầu vào của chi phí biếu, tặng được khấu trừ thuế giá trị gia tăng nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại khoản 10, điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC:

+ Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay nhà thầu nước ngoài

+ Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 20 triệu đồng trở lên. 

- Theo công văn số 5483 TCT-DNL ngày 28/11/2017 của TCT: Trường hợp khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối mỗi ngày công ty lập chung một hóa đơn GTGT ghi số tiền thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định (không phân biệt giá trị quà tặng trên 200.000đ hay dưới 200.000đ)

- Khi mua hàng hóa về nhưng không xuất hóa đơn mà đã hạch toán vào chi phí: Sẽ bị truy thu phần thuế GTGT đối với quà đã tặng; Không được trừ chi phí quà tặng khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trên đây là một số nội dung có liên quan đến hóa đơn hàng tặng cho. Để hiểu rõ hơn một số nội dung pháp lý có liên quan, tham khảo: Viết hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào là đúng?

Mọi thắc mắc liên hệ 19006162 hoặc email lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp chi tiết.

Trân trọng !