1. Khái quát về bảng tính và phần mềm xử lý bảng tính

Nhiều người dùng hay nhầm lẫn bảng tính mà chúng ta nhắc tới chính là phần mềm được gọi là Excel. Điều này có thể đúng, nhưng chưa đủ. Nhưng đã nêu ở trên, Bảng tính trên các thiết bị điện tử là sự mô phỏng của bảng tính giấy. Nếu chúng ta nhập liệu, chỉnh sửa bảng tính giấy với các dụng cụ như bút, kéo, tẩy, bút màu,... thì khi thao tác với Bảng tính trên các thiết bị điện tử, chúng ta sẽ sử dụng các phần mềm xử lý bảng tính. 

Excel chỉ là một trong các phần mềm thông dụng thường được sử dụng để xử lý với bảng tính. Excel hay Microsoft Excel là một ứng dụng (phần mềm) trong bộ ứng dụng Microsoft Office của Tập đoàn Microsoft - tập đoàn đa quốc gia của Mỹ, nổi tiếng trong lĩnh vực nghiên cứu, phát triển, sản xuất, kinh doanh bản quyền phần mềm và cung cấp các dịch vụ, công cụ hỗ trợ trên diện rộng các sản phẩm và dịch vụ khác có liên quan đến máy tính. 

Ngoài Excel, còn các phần mềm xử lý bảng tính khác cũng được sử dụng như:

Google Sheets (Google Spread Sheet) - đây là chương trình xử lý bảng tính nằm trong dịch vụ Google Drive được cung cấp miễn phí cho người dùng bởi Google - Google LLC - Công ty công nghệ đa quốc gia tại Mỹ, chuyên về các dịch vụ, sản phẩm về phần mềm, phần cứng, các dịch vụ liên quan đến Internet như các công nghệ quảng cáo trực tuyến, công cụ tìm kiếm (Google search), điện toán đám mây. Hiện nay, Google được xếp vào một trong những công ty thuộc top Big-4 trong lĩnh vực công nghệ bên cạnh 3 đối thủ mạnh khác như: Facebook, Apple và Amazon.

Zoho Sheets - là ứng dụng bảng tính trực tuyến, cho phép người dùng có thể khởi tạo, chỉnh sửa, chia sẻ, làm việc với bảng tính ở mọi nơi. Zoho sheets còn hỗ trợ chuyển đổi và tương thích với các dạng dữ liệu có đuôi như .xls, .csv, .xlsx, .ods. Mặc dù không thông dụng như Excel nhưng theo đánh giá của những người dùng đã sử dụng ứng dụng này thì các chức năng bảng tính trong Zoho sheet được đánh giá là tương đương và có thể coi là một trong những sự lựa chọn thay thế cho Excel.

Libre Calc - phần mềm bảng tính nằm trong bộ ứng dụng Libre Office được phát triển bởi The Document Foundation - được biết đến là một tổ chức phi lợi nhuận do các thành viên của cộng đồng OpenOffice.org thành lập. 

WPS Office Spreadsheets là phần mềm bảng tính nằm trong bộ ứng dụng WPS Office được phát triển bởi Kingsoft - một công ty phần mềm tại Trung Quốc.

Ngoài các phần mềm kể trên, còn nhiều phần mềm xử lý bảng tính khác như: NeoOffice, Munbers, Pyspread,...

Hiện nay, Bảng tính được ứng dụng phổ biến trong việc nhập và biên tập dữ liệu, công thức; tính toán trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàm; biểu diễn trực quan dữ liệu dưới dạng biểu đồ; một số ứng dụng cao cấp như phân tích dữ liệu, dự báo; in và phân phối các bảng tính.

2. Các thành phần chính của bảng tính

Một bảng tính được cấu tạo từ các thành phần chính sau:

Ô (cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô được xác định bằng Tên cột và số thứ tự hàng. Ví dụ như ảnh dưới đây: Địa chỉ của ô được gọi như sau: A1, A2, B1 hoặc B2.

Khái quát về bảng tính và cách sử dụng phần mềm bảng tính

Hàng (row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 1048576. Như ảnh trên, hàng 1 sẽ tương ứng với số 1, hàng 2 tương ứng với số 2,...

Cột (column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C ... AA, AB đến XFD, tổng số có 16384 cột).

Vùng (range): Là vùng chọn trên trang tính

Trang tính (worksheet): Là một nhãn trang tính trong một cửa sổ làm việc. Ví dụ: Trang tính 1 - sheet1, trang tính 2 - sheet2,... 

Khái quát về bảng tính và cách sử dụng phần mềm bảng tính

Trường hợp không thích tên của trang tính là sheet1, sheet2, bạn có thể đổi tên trang tính theo yêu cầu của bản thân bằng cách click chuột trái vào sheet1, sheet2,... và gõ tên mong muốn. Ví dụ:

Khái quát về bảng tính và cách sử dụng phần mềm bảng tính

Bảng tính (spreadsheet): Là toàn bộ tập tin của bảng tính

3. Cách làm việc với bảng tính qua phần mềm Microsoft Excel 2010

3.1. Giới thiệu về giao diện phần mềm Microsoft Excel 2010

Phần mềm Microsoft Excel 2010 có giao diện như sau:

Khái quát về bảng tính và cách sử dụng phần mềm bảng tính

Khi người dùng khởi động Excel, một bảng tính trống hiển thị và tự động được đặt tên là Book1. Mỗi khi người dùng tạo ra một bảng tính mới trong cùng một phiên làm việc (sử dụng phím tắt Ctr + N sẽ ra bảng tính mới)  thì Excel sẽ đánh số lần lượt là Book2, Book3,...Khi người dùng thoát khỏi Excel và bắt đầu khởi động lại nó, Excel lại bắt đầu đánh số từ book 1.

Phần mềm xử lý bảng tính Microsoft Excel 2010 sử dụng thanh công cụ với các nhóm lệnh sau:

Khái quát về bảng tính và cách sử dụng phần mềm bảng tính

Trong đó:

Thẻ Home: Gồm các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,...

Thẻ Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, biểu đồ, ký hiệu, ...

Thẻ Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

Thẻ Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.

Thẻ Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,...

Thẻ Review: Các nút lệnh kiểm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.

Thẻ View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, ...

3.2. Các thao tác khi làm việc với bảng tính trong Excel

3.2.1. Tạo mới bảng tính trống (Blank workbook). Để tạo mới một bảng tính trống, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Nhấp chuột vào thẻ File, chọn New, và sau đó trong vùng Available Templates, chọn Blank workbook, nhấp chuột vào Create.

Cách 2: Nhấn CTRL+N.

3.2.2. Cách lưu bảng tính: Để lưu các nội dung đang làm với bảng tính, người dùng có thể sử dụng một trong các cách sau:

Cách 1: Nhấp chuột vào thẻ File và sau đó chọn Save.

Cách 2: Nhấn CTRL+S.

Lưu ý: Nếu đây là lần đầu bạn lưu tệp tin, hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Mặc định, thư mục My Documents bên trong thư viện Documents là đường dẫn lưu tệp tin (có thể tạo các thư mục mới trong Excel trong quá trình lưu tài liệu).

Để chọn nơi lưu bảng tính theo yêu cầu thì bạn có thể thay đổi thư mục lưu như sau: Click chuột trái vào thư mục - nơi bạn muốn lưu bảng tính. Ví dụ: Click chuột phải vào Document hoặc click chuột vào ổ D như ảnh bên dưới. Sau đó đặt tên trang tính trong ô File name và ấn save

Khái quát về bảng tính và cách sử dụng phần mềm bảng tính

Kiểu tệp tin mặc định được sử dụng cho tệp tin Excel là .xlsx

3.2.3. Các mở bảng tính có sẵn trong thư mục: Để mở một tệp tin, có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

Cách 1: Nhấp chuột vào thẻ File, sau đó chọn Open. Chọn tệp tin bạn muốn và sau đó chọn Open.

Cách 2: Nhấn CTRL+O.

Cách 3: Nhấp chuột vào thẻ File, chọn Recent để hiển thị các tệp tin hay được sử dụng gần đây nhất, sau đó nhấp chuột vào tên tệp tin.

Lưu ý: Khi mở bảng tính là tập tin được đính kèm trong thư điện tử thì cảnh báo Protected View có thể sẽ hiện lên. Đây là cách mà Microsoft Office ghi nhận các tệp tin được gửi qua Internet và cảnh báo người dùng về khả năng an toàn hoặc không an toàn của tập tin đó. Cảnh báo này nhắc nhở rằng người dùng rằng tệp tin này nên được quét trước khi làm việc với nó. Nếu tệp tin này an toàn thì chúng ta có thể nhấp chuột vào Enable Content và thực hiện những thao tác trên bảng tính như bình thường.

3.2.4. Đóng các bảng tính: Khi bạn không muốn làm việc với bảng tính hiện tại, lưu những sự thay đổi lại và đóng bảng tính để bảo vệ tệp tin khỏi những thay đổi ngoài ý muốn, hoặc để giải phóng tài nguyên của hệ thống cho các tệp tin khác.Để đóng bảng tính, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

Cách 1: Nhấp chuột vào thẻ File và sau đó chọn Close.

Cách 2: Nhấn CTRL+W.

Cách 3: Nhấn CTRL+F4.

Cách 4: Nhấp chuột vào nút Close của ứng dụng. Nút close là hình dấu x nằm ở góc trên bên phải màn hình và có màu đỏ.

Bài viết trên có tham khảo từ các nguồn sau:

1. Bài viết "5 sự lựa chọn thay thể tốt nhât cho Microsoft Excel" đăng tải trên website Khoahoc.tv, cập nhật ngày 20/03/2019 theo QTM.

2. Giáo trình tin học Trường  Đại học kinh tế Quốc dân.