1. Giới thiệu
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là một văn bản quan trọng được lập ra để ghi nhận và điều chỉnh các sai sót trên hóa đơn điện tử đã được phát hành. Việc lập biên bản này rất quan trọng để bảo đảm tính chính xác và minh bạch trong quá trình thực hiện các giao dịch thương mại và thanh toán. Dưới đây là các chi tiết cần lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử:
- Mục đích và phạm vi: Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập ra nhằm ghi nhận những sự thay đổi, điều chỉnh hoặc sửa đổi cần thiết trên hóa đơn điện tử đã phát hành trước đó. Phạm vi của biên bản này bao gồm mọi thông tin liên quan đến các thay đổi, từ việc sửa lỗi, điều chỉnh giá trị, thêm hoặc bớt các mục cần thiết trên hóa đơn.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử đang có hiệu lực tại thời điểm lập biên bản. Điều này bao gồm cả việc tuân thủ các quy định về nội dung, hình thức và thủ tục lập biên bản.
- Thông tin cần ghi nhận: Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần ghi rõ các thông tin sau:
+ Thông tin về hóa đơn điện tử gốc: Mã số hóa đơn, ngày phát hành, giá trị hóa đơn ban đầu.
+ Các thông tin cần điều chỉnh: Cụ thể ghi rõ những điều chỉnh cần thực hiện trên hóa đơn, bao gồm sửa lỗi, thay đổi giá trị, điều chỉnh thông tin khách hàng hoặc bên bán.
+ Lý do điều chỉnh: Ghi rõ nguyên nhân và lý do mà việc điều chỉnh hóa đơn được thực hiện.
- Chữ ký và chứng thực: Biên bản cần được ký kết bởi người đại diện của cả hai bên tham gia trong giao dịch hoặc người có thẩm quyền đại diện cho họ. Đồng thời, nó cũng cần được chứng thực bằng con dấu của các tổ chức hoặc doanh nghiệp liên quan.
- Lưu trữ và bảo quản: Sau khi được lập, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần được lưu trữ và bảo quản đầy đủ theo quy định của pháp luật. Điều này giúp bảo đảm tính minh bạch và tuân thủ các quy định về bảo quản tài liệu kế toán.
Tóm lại, việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử đòi hỏi sự chính xác, cẩn thận và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật để đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ của các giao dịch thương mại và thanh toán.
2. Trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 16 của Nghị định số 15/2020/NĐ-CP, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần được lập trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót về thông tin:
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán hoặc người mua: Sai sót này cần được điều chỉnh ngay sau khi phát hiện.
+ Nội dung hàng hóa, dịch vụ: Sai sót này cần được điều chỉnh trước khi hàng hóa, dịch vụ được giao nhận hoặc thanh toán.
+ Số lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ: Sai sót này cần được điều chỉnh trước khi thanh toán.
+ Hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán: Sai sót này cần được điều chỉnh trước khi thanh toán.
- Hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng chưa được sử dụng:
Người bán hoặc người mua thay đổi thông tin: Sai sót này cần được điều chỉnh trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử bị hỏng, mất: Sai sót này cần được điều chỉnh để hủy hóa đơn điện tử.
Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử giúp bảo đảm tính chính xác và hợp lệ của thông tin trên hóa đơn, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.
Dựa vào Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, dưới đây là chi tiết về quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót:
Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót:
- Sai sót về mã số thuế: Nếu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc có mã nhưng sai sót, cần tiến hành điều chỉnh.
- Sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa: Có thể chọn một trong hai cách để sử dụng hóa đơn điện tử:
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh:
+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
+ Nếu có thỏa thuận trước đó giữa bên bán và bên mua, cần lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
+ Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
- Lập hóa đơn điện tử mới thay thế:
+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
+ Nếu có thỏa thuận trước đó giữa bên bán và bên mua, cần lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn thay thế.
+ Hóa đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
3. Quy trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Dưới đây là chi tiết các bước trong quy trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử:
Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử cần điều chỉnh
Xác định các sai sót, thông tin không chính xác hoặc thiếu sót trên hóa đơn điện tử đã phát hành. Các sai sót có thể bao gồm lỗi về thông tin sản phẩm/dịch vụ, giá cả, số lượng, thông tin khách hàng, hoặc các thông tin khác liên quan đến giao dịch.
Bước 2: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo mẫu quy định
- Sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật hoặc của tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử để lập biên bản.
- Ghi rõ thông tin về hóa đơn điện tử gốc (mã số, ngày phát hành, giá trị ban đầu) và các thông tin cần điều chỉnh (cụ thể các sửa đổi, điều chỉnh cần thực hiện).
- Đưa ra lý do điều chỉnh và thông tin liên quan đến giao dịch.
Bước 3: Ký số điện tử vào biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
- Sau khi hoàn thiện, biên bản cần được ký số điện tử bởi người đại diện của cả hai bên tham gia trong giao dịch hoặc người có thẩm quyền đại diện cho họ.
- Chữ ký số điện tử giúp bảo đảm tính toàn vẹn và xác thực của biên bản điều chỉnh.
Bước 4: Gửi biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cho người mua và cơ quan thuế
- Biên bản điều chỉnh cần được gửi cho người mua để thông báo về các thay đổi và điều chỉnh trên hóa đơn điện tử.
- Gửi biên bản cho cơ quan thuế để bảo đảm tính hợp lệ và minh bạch của các điều chỉnh và để thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế.
Quy trình này cần phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật và được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của các điều chỉnh trên hóa đơn điện tử.
4. Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:
- Đầy đủ và chính xác thông tin: Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần phải lập đầy đủ và chính xác các thông tin theo quy định của pháp luật. Đảm bảo rằng các thông tin được điều chỉnh trên biên bản là chính xác và phản ánh đúng sự thay đổi so với hóa đơn gốc.
- Ký số điện tử: Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải được ký số điện tử bởi cả người bán và người mua. Việc ký số điện tử đảm bảo tính xác thực và pháp lý của biên bản điều chỉnh.
- Gửi cho người mua và cơ quan thuế: Sau khi lập, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần được gửi cho người mua trong thời hạn quy định. Đồng thời, biên bản cũng cần được gửi đến cơ quan thuế để bảo đảm tính minh bạch và tuân thủ quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn.
Quý khách xem thêm bài viết sau: Thời điểm xuất hoá đơn điện tử của doanh nghiệp bán chứng khoán mới nhất
Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.
