Không báo cáo tình hình sử dụng nhân sự có bị phạt không?

1. Luật định về báo cáo sử dụng nhân sự

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP), việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động được thực hiện như sau:

- Người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hàng năm (trước ngày 05 tháng 12). Báo cáo này được gửi thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Nếu không thể báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, người sử dụng lao động phải gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện.

- Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, ngoài việc báo cáo đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện, người sử dụng lao động còn phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi. Việc này giúp Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế có cái nhìn chính xác về tình hình sử dụng lao động trong khu vực quản lý của mình. Thông tin này rất quan trọng để Ban quản lý có thể quản lý và điều chỉnh hoạt động trong khu công nghiệp, khu kinh tế một cách hiệu quả, đồng thời hỗ trợ người lao động và doanh nghiệp trong khu vực. Việc báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế cũng là một phần của quy trình quản lý lao động và tuân thủ quy định của pháp luật về lao động và quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.

- Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi lao động khi nhận được báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này. Quy trình này nhằm mục đích đảm bảo rằng Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có đầy đủ thông tin về tình hình sử dụng lao động từ các đơn vị sử dụng lao động, từ đó có thể thực hiện các biện pháp quản lý, giám sát và hỗ trợ phù hợp đối với lao động và doanh nghiệp. Mẫu số 02/PLI Phụ lục I được thiết kế để thu thập thông tin chi tiết về các biến động trong lực lượng lao động của doanh nghiệp, bao gồm số lượng nhân viên, biến động trong việc làm, thay đổi về hợp đồng lao động và các thông tin khác liên quan.

Như vậy, báo cáo tình hình sử dụng lao động phải được gửi định kỳ đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội khi doanh nghiệp có sử dụng người lao động. Quy trình này giúp đảm bảo rằng các thông tin về lao động được cập nhật đúng thời gian và đầy đủ, từ đó tạo điều kiện cho việc quản lý lao động hiệu quả và đảm bảo quyền lợi của người lao động.

2. Mức phạt khi không báo cáo sử dụng nhân sự

Theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt hành vi vi phạm trong tuyển dụng và quản lý lao động, người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu vi phạm một trong các hành vi sau:

- Phân biệt đối xử trong lao động: Điều này áp dụng cho trường hợp người sử dụng lao động phân biệt đối xử không công bằng giữa các nhân viên, trừ các trường hợp được miễn phạt theo quy định tại các điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 của Nghị định.

- Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề: Điều này áp dụng khi người sử dụng lao động tuyển dụng nhân viên cho các công việc yêu cầu có đào tạo hoặc chứng chỉ kỹ năng nghề mà không đảm bảo rằng nhân viên đã qua đào tạo hoặc có chứng chỉ.

- Không báo cáo tình hình thay đổi lao động theo quy định: Người sử dụng lao động phải đảm bảo báo cáo đúng thời hạn và theo quy định của pháp luật về mọi thay đổi về lao động trong tổ chức.

- Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn, hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật: Sổ quản lý lao động là văn bản quan trọng để ghi chép và quản lý thông tin về lao động trong tổ chức, và việc không tuân thủ quy định về sổ quản lý lao động có thể bị phạt.

Như vậy, người sử dụng lao động không thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng thời hạn quy định sẽ bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Lưu ý: Mức phạt tiền nêu trên áp dụng đối với cá nhân. Trường hợp tổ chức vi phạm, mức phạt tiền sẽ gấp đôi, tức từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

3. Trường hợp không phải báo cáo sử dụng nhân sự

Theo khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động được định nghĩa là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình hoặc cá nhân có thuê mướn và sử dụng người lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận. Trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì cá nhân đó phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Bên cạnh đó, theo Mục 1 Công văn 25985/SLĐTBXH-VLATLĐ năm 2023 của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội Thành phố Hồ Chí Minh, đối tượng thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2023 bao gồm: Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức có sử dụng lao động và có trụ sở hoặc địa điểm hoạt động trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (gọi tắt là đơn vị). Do đó, từ những quy định và hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp không sử dụng lao động sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Các trường hợp không phải báo cáo sử dụng nhân sự bao gồm:

- Doanh nghiệp ngừng hoạt động: Khi một doanh nghiệp ngừng hoạt động và không còn thực hiện bất kỳ hoạt động sản xuất hay kinh doanh nào nữa, việc báo cáo sử dụng nhân sự thường không cần thiết. Điều này là do không còn có nhân sự nào được sử dụng trong hoạt động kinh doanh nên không có dữ liệu để báo cáo. Trong trường hợp này, việc quản lý nhân sự có thể chỉ đơn giản là việc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc giải thể doanh nghiệp theo quy định pháp luật.

- Doanh nghiệp giải thể: Khi một doanh nghiệp giải thể hoặc chấm dứt tồn tại pháp lý, việc báo cáo sử dụng nhân sự thường không còn cần thiết. Trong trường hợp này, doanh nghiệp đã không còn tiếp tục hoạt động kinh doanh nên không có nhân sự nào được sử dụng trong hoạt động sản xuất hay kinh doanh. Quy trình giải thể thường bao gồm việc hoàn thiện các nghĩa vụ tài chính, chấm dứt hợp đồng lao động và phân phối tài sản của doanh nghiệp cho các bên liên quan theo quy định của pháp luật. Trong quá trình này, việc báo cáo sử dụng nhân sự có thể không còn phản ánh đúng tình trạng thực tế và thường không được yêu cầu từ phía cơ quan quản lý.

- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài chuyển đổi, phá sản: Trong trường hợp doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài chuyển đổi hoặc phá sản, việc báo cáo sử dụng nhân sự thường không còn cần thiết do không còn hoạt động kinh doanh. Khi doanh nghiệp chuyển đổi hoặc phá sản, các hoạt động kinh doanh thường ngừng lại và do đó không còn có nhân sự được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh. Trong trường hợp chuyển đổi, doanh nghiệp có thể chuyển đổi sang hình thức mới, thay đổi vốn và cơ cấu tổ chức, hoặc tái cấu trúc mục tiêu kinh doanh. Trong trường hợp phá sản, quá trình phá sản thường bao gồm thanh toán các nghĩa vụ tài chính và phân phối tài sản. Trong cả hai trường hợp, việc báo cáo sử dụng nhân sự không còn phản ánh đúng tình trạng thực tế và thường không được yêu cầu từ phía cơ quan quản lý.

Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm. Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu trực tiếp tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!