Không đóng BHXH có phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động không?

Theo quy định tại Điều 12 của Bộ luật Lao động 2019, việc báo cáo tình hình sử dụng lao động được giao cho trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động. Điều này bao gồm việc lập, cập nhật và quản lý sổ quản lý lao động bằng cả bản giấy và bản điện tử. Đặc biệt, người sử dụng lao động cần thực hiện khai trình về việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.

Ngoài ra, để đảm bảo tính minh bạch và độ chính xác trong quản lý nhân sự, người sử dụng lao động cần thực hiện định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, được điều chỉnh và bổ sung theo Nghị định 35/2022/NĐ-CP, báo cáo này phải được thực hiện trước ngày 05/6 và ngày 05/12 hàng năm.

Đáng chú ý, trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng lao động mà không thực hiện đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho lao động, vẫn phải duy trì trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc thực hiện báo cáo, không chỉ nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tạo điều kiện cho quản lý nhân sự hiệu quả và quản lý lao động an toàn.

 

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 của Bộ luật Lao động 2019, người lao động được hiểu là người làm việc cho người sử dụng lao động theo thỏa thuận, nhận lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát từ phía người sử dụng lao động. Trong bối cảnh này, lao động thử việc vẫn được xem là một phạm trù của người lao động theo quy định của pháp luật.

Như đã được đề cập trước đó, trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng lao động là một phần quan trọng thuộc về quản lý lao động của công ty. Thậm chí, ngay cả đối với lao động thử việc, công ty vẫn phải chấp nhận và thực hiện trách nhiệm này bằng cách báo cáo tình hình sử dụng lao động đến cơ quan có thẩm quyền, như Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

Doanh nghiệp có lựa chọn giữa hai phương thức để nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, với điều kiện là nếu chọn phương thức qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp cần phải có mã đơn vị BHXH.

Trong trường hợp doanh nghiệp không sở hữu mã đơn vị BHXH, họ có thể lựa chọn nộp trực tiếp báo cáo tình hình sử dụng lao động tới Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, đồng thời thông báo đến cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp huyện, tại nơi đặt trụ sở, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Trong trường hợp nhân viên làm việc trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, hồ sơ cũng sẽ được gửi đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi quy trình.

Điều quan trọng cần lưu ý là từ ngày 04/01/2021, thời điểm Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực, mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số đơn vị tham gia BHXH của doanh nghiệp. Từ thời điểm này, doanh nghiệp mới thành lập không cần phải đăng ký mã đơn vị tham gia BHXH, và mã số doanh nghiệp sẽ được coi là mã số đơn vị tham gia BHXH. Đối với các doanh nghiệp đã tồn tại trước thời điểm này, họ sẽ thực hiện đăng ký mã đơn vị tham gia BHXH theo quy định tại Điều 97 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH và khoản 16 Điều 2 Quyết định 490/QĐ-BHXH.

Quy trình đăng ký mã đơn vị BHXH bao gồm chuẩn bị hồ sơ và nộp tờ khai cho cơ quan Bảo hiểm xã hội quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính. Sau đó, doanh nghiệp sẽ nhận kết quả thông báo qua email đăng ký, trong khoảng thời gian từ 01 - 07 ngày làm việc, Cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ cấp mã đơn vị BHXH. Quy trình này không chỉ đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội. Đồng thời, việc nhận kết quả thông báo qua email giúp tối ưu hóa quá trình liên lạc và thông tin, tạo ra một quy trình đơn giản và linh hoạt cho doanh nghiệp.