Tác giả: Khách hàng: Kính thưa Luật sư Minh Khuê, tôi muốn hỏi về kỹ năng quản lý là gì? Theo Drucker, một nhà quản lý cần có những kỹ năng quản lý nào?
Cảm ơn!
Trả lời:
1. Quản lý là gì?
Quản lý có thể hiểu là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ. Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực. Thuật ngữ "quản lý" cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức. Hay quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ. Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực.
Có rất nhiều học giả nghiên cứu định nghĩa về khái niệm Quản lý, ta có thể lấy ví dụ theo quan điểm của Frederick W.Taylor như sau:
Ví dụ: Theo Frederick W.Taylor (1856 – 1915) là một trong những đại biểu xuất sắc của trường phái quản lý theo khoa học. Để trả lời câu hỏi quản lý là gì ông cho rằng: Quản ly là biết được chính xác điêu bạn muốn người khác làm và sau đó thấy được rằng họ đa hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”. Ông đã đưa ra các tư tưởng chính của thuyết quản lý theo khoa học là: Tiêu chuẩn hóa công việc, chuyên môn hóa lao động, cải tạo các hệ quản lý.
3. Kỹ năng quản lý theo Drucker
Theo ông Drucker cho rằng, kỹ năng quản lý của nhà quản lý bao gồm những điểm (4 điểm) sau đây:
Thứ nhất, đưa ra những quyết sách có hiệu quả.
Thứ hai, trao đổi thông tin trong và ngoài tổ chức.
Thứ ba, vận dụng một cách đúng đắn công cụ kiểm tra, điều khiển và đánh giá.
Thứ tư, vận dụng một cách đúng đắn công cụ phân tích tức là khoa học quản lý.
Mặc dù không một nhà quản lý nào có thể nắm vững tất cả những kỹ năng này, nhưng mỗi nhà quản lý đều cần phải biết tất cả những kỹ năng quản lý cơ bản đó.
Dưới đây chúng ta sẽ cùng bàn về kỹ năng quản lý vừa nêu ở trên.
4. Kỹ năng đưa ra những quyết sách có hiệu quả
Đưa ra quyết sách hữu hiệu là kỹ năng thứ nhất mà nhà quản lý cần phải nắm vững. Trước tiên, phải hiểu quá trình cơ bản của quyết sách. Ông Drucker đã so sánh những phương pháp quyết sách không giống nhau giữa người Nhật và người phương Tây, đồng thời nêu ra đặc điểm quyết sách của người Nhật là tập trung sự chú ý vào việc xác định vấn đề chứ không phải là đưa ra đáp án.
Bởi vì, nếu vấn đề được xác định sai thì tất sẽ dẫn đến kết cục không thể cứu vãn nổi. Thứ nữa là phải đưa ra tất cả các quan điểm khác nhau, thảo luận kỹ, sau đó tập trung sự chú ý vào các phương án có thể lựa chọn. Như vậy là quyết sách đã được thảo luận kỹ càng và đạt được sự nhất trí. Khi đó, quyết sách đã được đưa ra sẽ có thể thực hiện một cách thuận lợi mà không cần giám đốc đi “tuyên truyền’’ cho nó. Ông cho rằng, nguyên tắc nói trên được người Nhật Bản áp dụng trong quá trình quyết sách là nguyên tắc có thể được áp dụng rộng rãi.
Từ gợi ý về đặc điểm quyết sách nói trên của người Nhật, ông đã đưa ra 5 bước của quá trình quyết sách:
Thứ nhất, đưa ra giả thiết.
Thứ hai, thu thập các ý kiến khác nhau và đưa ra các phương án đe lựa chọn.
Thứ ba, cân nhắc xem liệu có cần đưa ra quyết sách đối với một vấn đề nào đó hay không?
Thứ tư, đảm bảo rằng mỗi người có liên quan đến quyết sách đều được tham gia thảo luận.
Thứ năm, đưa ra một thỏa hiệp đúng đắn.
Ông Drucker còn cho rằng, không có quyết sách nào là hoàn hảo, không có thiếu sót cả. Trên thực tế, việc đưa ra một quyết sách cũng có nghĩa là người ta phải vì nó mà trả một cái giá nào đó hay vì việc ấy mà hy sinh một số mong muốn nào đó.
5. Kỹ năng trao đổi thông tin trong và ngoài tổ chức
Hiện nay, nhân loại đang ở trong thời đại bùng nổ thông tin. Việc thảo luận, trao đổi thông tin ngày càng nhiều trong một tổ chức đã trở thành vấn đề trung tâm được các nhà quản lý và các học giả trong các loại tổ chức công cộng quan lâm. Nhưng trao đổi thống tin vẫn là một vấn đề nan giải khiến người ta không hài lòng về mặt lý thuyết cũng như thực tế. Mặc dù vậy, mọi người vẫn phải trải qua kinh nghiệm thực tiễn, đặc biệt là những bài học thất bại thì mới tìm ra được một số nguyên tắc cơ bản về trao đổi thông tin.
Ông Drucker đã tập trung nghiên cứu 4 nguyên tắc cơ bản trong trao đổi thông tin: Trao đổi thông tin là hoạt động tri giác, trao đổi thông tin là chờ đợi, trao đổi thông tin là đưa ra yêu cầu và trao đổi thông tin vừa đối lập nhau lại vừa dựa vào nhau để tồn tại.
Ông vạch rõ rằng, từ những nguyên tắc cơ bản của trao đổi thông tin đã nêu ở trên, có thể hiểu nguyên nhân khiến rất nhiều nhà quản lý đã không thành công trong việc trao đổi thông tin với cấp dưới. Trước tiên là vì họ chứ ý vào việc “chúng tôi muốn nói”, tức là đặt mình vào vị trí của người phát ra thông tin nhưng lại không hiểu nhân viên có thể biết gì, chờ đợi được biết gì, muốn làm gì.
Do vậy, họ không phải là căn cứ vào cảm nhận của người tiếp nhận thông tin mà căn cứ vào cảm nhận của người đưa ra thông tin, nên không thể tiến hành việc trao đổi thông tin một cách thành công. Bất kể những nhà quản lý đó viết hay nói tốt như thế nào thì cũng chỉ tốn công vô ích.
Vì vậy, việc trao đổi thông tin một chiều từ trên xuống dưới sẽ không có kết quả, mà chỉ sau khi thực hiện thành công việc trao đổi thông tin từ dưới lên trên thì mới có thể tiến hành quá trình ngược lại. Điều đó cũng có nghĩa là, thành công của việc trao đổi thông tin là ở chỗ tập trung sự chú ý vào việc bên đưa ra thông tin và bên thu nhận thông tin đều có sự hiểu biết về việc đó. Vì vậy, người phát ra thông tin cần phải nắm bẵt trước quan điểm giá trị, niềm tin và mong muốn của người tiếp nhận thông tin.
6. Kỹ năng vận dụng đúng đắn công cụ kiểm tra, điều khiển và đánh giá
Về kỹ năng vân dụng một cách đúng đắn công cụ kiểm tra, điều khiển và đánh giá được ông Drucker phân tích như sau.
Theo Drucker đã tổng kết 3 đặc điểm chủ yếu về công tác kiểm tra trong doanh nghiệp như sau:
Thứ nhất, một sự kiểm tra nào đó có thể không khách quan, trung lập mà mang tính chủ quan, thiên vị.
Thứ hai, kiểm tra cần chú trọng thành quả, mà thành quả của doanh nghiệp chỉ tồn tại ỡ bên ngoài, tồn tại trong nền kinh tế, trong xã hội và trong khách hàng.
Mỗi công việc của xí nghiệp - sản xuất, tiêu thụ, nghiên cứu... đều phải dẫn đến kết quả nào đó.
Thứ ba, đối với những sự kiện có thể đánh giá và những sự kiện không thể đánh giá, đều cần kiểm tra, nếu không sẽ cho ta những thồng tin sai lệch.
Kiểm tra còn cần phải phù hợp với 7 quy phạm dưới đây:
- Phù hợp với nguyên tắc về tính kinh tế.
- Cần phải có ý nghĩa.
- Phù hợp với tính chất và đặc điểm của đối tượng cần đánh giá.
- Tiêu chuẩn đánh giá cần phải phù hợp với sự vật cần đánh giá.
- Đúng thời điểm.
- Đơn giản.
- Có thể sử dụng được.
Ngoài ra, ông còn nhấn mạnh cơ cấu xã hội là do con người tạo ra. Điều khiển tổ chức suy đến cùng là điều khiển con người. Mỗi người đều có hoài bão và nhu cầu riêng của mình. Việc đáp ứng hoài bão và nhu cầu cá nhân được thực hiện thông qua các hình thức trả công, xử phạt, động viên và chế tài của tổ chức. Vì vậy, khi xét duyệt các thiết chế về tổ chức cần phải biết rõ, so sánh với chế độ kiểm tra định tính, vô hình của tổ chức; so sánh chế độ thưởng phạt của nó với những quy định về giá trị, những điều cấm kị. Các chế độ kiểm tra khác đều ở vào vị trí thứ yếu.
7. Kỹ năng vận dụng đúng đắn công cụ phân tích (tức là khoa học quản lý)
Tác giả Drucker cho rằng, khoa học quản lý là một công cụ phân tích của quản lý, có thể đóng góp cho công tác quản lý, hơn nữa nó có tiềm lực rất lớn về mặt này. Một nhà quản lý không nhất định phải là nhà khoa học về quản lý, nhưng cần phải biết tác dụng của khoa học quản lý, đồng thời phải biết ứng dụng nó như thế nào. Khi khoa học quản lý mới bắt đầu phát triển, nó đã từng tuyên bố: “Sau này, quản lý cần phải chặt chẽ, khoa học và có định lượng”. Nhưng căn cứ vào hiện trạng phát triển của khoa học quản lý, nó vẫn chưa thực hiện được lời hứa của chính mình, chưa làm cho công tác quản lý được cách mạng hóa. Về điểm này, Drucker đã nêu ra các nguyên nhân sau đây và phân tích:
Thứ nhất, do chưa làm rõ đối tượng nghiên cứu của chính mình nên trong khoa học quản lý, đại bộ phận trọng điểm không nằm ở các vấn đề trọng yếu như “Doanh nghiệp công thương nghiệp là gì?”, “Quản lý là gì?”, “Cái mà doanh nghiệp và quản lý làm là gì?, chúng cần nhũng gì?”, mà phải đặt trọng tâm vào vấn đề “Tôi có thể úng dụng đồ chơi nhỏ bé, xinh đẹp này ở nơi nào?”. Cần nhấn mạnh, đây là cái búa để đóng đinh chứ không phải là động tác đóng đinh, đương nhiên càng không phải là làm nhà.
Thứ hai, mục đích cuối cùng của việc nghiên cứu khoa học quản lý là hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất hoặc không có rủi ro. Theo Drucker, xí nghiệp đem tài nguyên hiện có đầu tư vào một mong muốn tương lai, tất nhiên sẽ có thể gặp rủi ro. Việc làm cho doanh nghiệp hoàn toàn tránh được rủi ro không những là không thể được mà còn có thể làm cho rủi ro trở thành không hợp lý, làm cho người ta không thể chịu đựng được. Vì vậy, mục tiêu của khoa học quản lý là phải làm cho doanh nghiệp có thê vượt qua được những rủi ro lớn.
Khoa học quản lý cần cung cấp tri thức cho con người về các loại mong muốn và các loại rủi ro, xầc định những nguồn lực và cố gắng cần có để đạt được thành tích mong muốn, động viên các lực lượng có thể đóng góp vào việc đó, đối chiếu kế.
quả với mục tiêu dự kiến và kịp thời sửa chữa những sai lầm hoặc quyết sách không thỏa đáng.
Tóm lại, chúng ta không nên có thái độ đối địch với rủi ro và việc phải gánh chịu rủi ro mà cần có thái độ nghiêm túc đối mặt với rủi ro.
Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
Luật Minh Khuê (Sưu tầm và Biên soạn).
